Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать движение товара в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить движение товара в 1С: документы поступления, перемещения и списания, настройка складов, проверка остатков и типичные ошибки при учёте.
Движение товара в 1С — это любое изменение складских остатков: поступление от поставщика, перемещение между складами, реализация покупателю, списание или оприходование излишков. Каждое такое событие оформляется отдельным документом, который при проведении формирует проводки и записи в регистрах учёта. Пока документ не проведён, остатки не изменятся — это ключевой принцип, который часто путает новичков.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия разделов и команд могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: документ → проведение → движения по регистрам → изменение остатков.
Какие документы формируют движение товара
В типовых конфигурациях каждому виду движения соответствует свой документ. Поступление товара от поставщика оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг»). Отгрузка покупателю — «Реализация товаров и услуг». Перемещение между складами — документ «Перемещение товаров». Списание недостач и порчи — «Списание товаров», а излишки по инвентаризации — «Оприходование товаров».
Есть и вспомогательные документы: «Возврат товаров от покупателя», «Возврат поставщику», «Сборка (разборка) товаров», «Пересортица товаров». Все они работают по одной схеме — меняют количество и, при необходимости, стоимость товара на указанном складе.
Подготовка: склады, номенклатура и права
Прежде чем оформлять движения, убедитесь, что в справочнике «Склады» заведены все нужные склады: основной, розничный, транзитный. Если склад один — всё равно проверьте, что он указан по умолчанию в настройках склада или в договорах. В УТ 11 склады создаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», либо напрямую в справочнике «Склады и магазины».
Проверьте карточки номенклатуры: у товара должен быть корректный вид номенклатуры, единица измерения и, при включённом учёте по характеристикам, заполненные характеристики. Если у пользователя нет прав на проведение складских документов, документ сохранится, но остатки не изменятся — проверьте роль пользователя в разделе администрирования.
Как оформить поступление товара на склад
Откройте раздел «Покупки» (в УТ 11) или «Покупки и продажи» (в Бухгалтерии) и создайте документ «Приобретение товаров и услуг» / «Поступление товаров и услуг». Заполните контрагента, договор, склад поступления и табличную часть: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если поставщик прислал электронный документ, можно загрузить его через ЭДО — табличная часть заполнится автоматически.
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После этого товар появится в остатках склада. Проверить результат можно отчётом «Остатки товаров на складах» (УТ 11: раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») или «Остатки номенклатуры» в Бухгалтерии. Также полезно посмотреть движения самого документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» покажет, по каким регистрам прошли записи.
- 1Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Покупки»
- 2Заполните поставщика, договор и склад поступления
- 3Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, НДС
- 4Проведите документ кнопкой «Провести»
- 5Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Как сделать перемещение товара между складами
Перемещение — самый частый внутренний документ. В УТ 11 он находится в разделе «Склад и доставка» → «Перемещения товаров». Создайте документ, укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте товары и количество. При проведении количество спишется с одного склада и придёт на другой — общий остаток по организации не изменится.
Если склады принадлежат разным организациям, обычное перемещение не подойдёт: это уже передача между юрлицами, которая оформляется документом «Передача товаров между организациями» с расчётами. Не заменяйте её обычным перемещением — это исказит учёт и налоговую базу.
В ордерной схеме после проведения перемещения товар попадает в статус «к отгрузке», и кладовщик должен оформить расходный ордер на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Пока ордера не проведены, остатки в финансовом и складском учёте будут расходиться — это нормально для переходного периода.
Списание, оприходование и инвентаризация
Списание товара оформляется документом «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка» в УТ 11). Укажите склад, товары и причину списания — статью расходов или аналитику. В Бухгалтерии 8.3 аналогичный документ называется «Списание товаров» в разделе «Склад». Списание уменьшает остаток и относит стоимость на затраты.
Излишки оформляются документом «Оприходование товаров». Правильная практика — не списывать и оприходовывать «вручную» по памяти, а проводить инвентаризацию: документы «Пересчет товаров» (УТ 11) или «Инвентаризация товаров на складе» (Бухгалтерия) фиксируют фактические остатки, а программа автоматически создаёт списания и оприходования на разницу.
Как проверить движения и остатки
Основной инструмент контроля — отчёт «Остатки товаров на складах» с группировкой по складам и номенклатуре. Для анализа истории по конкретному товару используйте «Ведомость по товарам на складах» или карточку складского учёта: там видно каждый документ, изменивший остаток, с датой и количеством.
Если отчёт показывает отрицательный остаток, это почти всегда означает, что расход проведён раньше прихода по времени или приход вообще не оформлен. Найдите товар в ведомости, отсортируйте движения по дате и восстановите правильную последовательность документов. В УТ 11 для массовой проверки есть обработка «Помощник исправления остатков» и контроль отрицательных остатков при проведении.
Как проверить результат
Количество увеличилось (приход) или уменьшилось (расход) на величину документа
Остаток не изменился — документ не проведён или нет прав
Есть записи по регистрам товаров на складах
Список движений пуст — документ не проведён
Нет отрицательных позиций
Минус по товару — расход проведён раньше прихода
Частые проблемы и их решения
Если программа не даёт провести документ с сообщением о недостатке товара, проверьте дату документа: возможно, приход проведён более поздним временем в тот же день. Сдвиньте время расходного документа или перепроведите приход. Также проверьте, тот ли склад указан — остатки контролируются по каждому складу отдельно.
Если товар есть в отчётах, но не подбирается в документ, проверьте карточку номенклатуры: возможно, позиция помечена на удаление, архивирована или у неё другой вид номенклатуры с ограничениями. При включённом учёте по характеристикам остаток может «висеть» на конкретной характеристике — укажите её в документе.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о движении товара в 1С
Почему документ сохранён, но остатки не изменились?
Документ сохранён, но не проведён. Откройте его и нажмите «Провести». Если кнопка недоступна или появляется ошибка — проверьте права пользователя и заполненность обязательных полей: склада, организации, табличной части.
Можно ли переместить товар без документа, напрямую в остатках?
Нет, и не стоит пытаться. Все изменения остатков должны идти через документы — только так сохраняется история движений, корректная себестоимость и связь с бухгалтерским учётом. Ручные правки регистров приводят к расхождениям, которые потом сложно найти.
Что делать, если перемещение провели не на тот склад?
Если период открыт, распроведите ошибочный документ, исправьте склад и проведите заново. Если период закрыт, создайте обратное перемещение текущей датой, а затем корректное — так ошибка будет видна и задокументирована.
Чем перемещение отличается от реализации?
Перемещение меняет только место хранения: право собственности и себестоимость остаются у той же организации, проводки по выручке не формируются. Реализация — это продажа: списывается товар, начисляется выручка и НДС, формируется задолженность покупателя.
Как посмотреть все движения по конкретному товару за период?
Откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (УТ 11) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с субконто по номенклатуре (Бухгалтерия), установите отбор по нужному товару и период. В отчёте будет каждый документ с приходом, расходом и нарастающим остатком.
Нужно ли оформлять движение товара в рознице иначе?
Для розничного склада (торговой точки) логика та же: поступление и перемещение на розничный склад, а продажи отражаются отчётом о розничных продажах. Разница в том, что при учёте по продажным ценам дополнительно двигается торговая наценка.
Что важно запомнить
Любое движение товара в 1С оформляется документом: поступление, перемещение, реализация, списание или оприходование. Документ влияет на остатки только после проведения. Контролируйте результат отчётом по остаткам, не правьте регистры вручную и согласовывайте исправления прошлых периодов с бухгалтером.