Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить возврат товара поставщику в 1С
Как оформить документы на возврат товара поставщику в 1С: создание документа, счет-фактура, корректировка, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара поставщику — штатная операция в учете: брак, пересорт, излишки по накладной или отказ от части партии по условиям договора. В конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который автоматически формирует проводки по списанию товара со склада и восстановлению расчетов с контрагентом.
Главная ошибка начинающих пользователей — оформлять возврат «вручную» документом реализации с минусом или через списание товаров. Такой подход ломает взаиморасчеты, искажает НДС и приводит к расхождениям с данными поставщика. Правильный путь — создать документ возврата на основании поступления, чтобы программа подтянула цены, партии и договор автоматически.
Ниже разобран полный цикл: от проверки основания до выгрузки корректирующих документов и контроля результата в отчетах. Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, для 1С:Бухгалтерии 8.3 отличия указаны отдельно.
Проверьте основание и подготовьте исходные данные
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что товар действительно оприходован в программе: найдите исходный документ «Поступление товаров и услуг» через журнал закупок или поиск по номеру накладной. Возврат без связки с поступлением возможен, но тогда цены и НДС придется вводить вручную, а риск расхождений возрастает.
Проверьте остатки по складу: возвращаемого товара должно хватать на том складе и в той партии, с которой он был оприходован. Если товар уже частично продан или перемещен, сначала определите, с какого склада физически уйдет возврат, и при необходимости оформите перемещение.
Уточните условия возврата по договору: возврат брака, возврат излишков, возврат по соглашению сторон. От этого зависит, кто выписывает корректирующие документы и как отражается НДС. Также сверьте с поставщиком количество и цены — расхождение хотя бы в копейке приведет к разнице во взаиморасчетах.
Без него возврат создается вручную, цены и НДС не подтянутся
Отчет «Остатки товаров на складах» по нужному складу и партии
Письмо, акт или претензия с согласованными позициями
Определяет порядок оформления НДС и корректирующих документов
Создайте документ «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
Самый надежный способ — открыть исходное поступление и нажать кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа перенесет контрагента, договор, организацию, склад, табличную часть с товарами, цены и ставки НДС. Вам останется только скорректировать количество: удалите строки, которые не возвращаются, и укажите фактическое количество возвращаемого товара.
Если поступление в программе отсутствует (например, товар пришел давно или учет велся в другой базе), создайте документ вручную: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Заполните поставщика, договор, склад и добавьте товары из номенклатуры, указав цены из первичных документов поставщика.
Обратите внимание на поле «Хозяйственная операция» (в УТ 11 и ERP): для обычного возврата закупленного товара выбирается «Возврат поставщику», для комиссионного товара — отдельная операция с возвратом комитенту. Неверный выбор операции приведет к неправильным проводкам.
- 1Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому пришел товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемого товара
- 4Проверьте склад, договор, цены и ставку НДС
- 5Заполните номер и дату расходной накладной на возврат
- 6Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
Оформите НДС и корректирующие документы
При возврате товара покупатель (вы) выписывает поставщику документы на отгрузку: расходную накладную и счет-фактуру на возвращаемый товар. В 1С счет-фактура создается на основании проведенного возврата — откройте документ и нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный». НДС при этом начисляется к уплате, поскольку для целей налогового учета возврат качественного товара рассматривается как обратная реализация.
Если возвращается брак по неотфактурованной поставке или в рамках корректировки, поставщик может выписать корректировочный счет-фактуру. Тогда в программе вместо обычного возврата может использоваться документ «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» — он уменьшит количество и сумму исходного поступления без отдельной «реализации».
Выбор между «Возвратом» и «Корректировкой поступления» зависит от ситуации: если товар физически уезжает поставщику и стороны договорились о возврате — используйте возврат; если исправляется сам документ поступления (ошибка в количестве, цене) — корректировку. При сомнениях согласуйте порядок с бухгалтером по налоговому учету, так как от этого зависят записи в книге покупок и книге продаж.
Возврат или корректировка поступления
Товар физически отгружается обратно. Покупатель выписывает счет-фактуру, НДС начисляется как при реализации
Исправляется сам документ поступления (количество, цена). Поставщик выписывает корректировочный счет-фактуру, НДС корректируется через книгу покупок
Только для внутренних потерь без возврата поставщику. Для возврата не подходит: ломает взаиморасчеты и НДС
Проведите документ и проверьте проводки
После проведения откройте движения документа (кнопка «Показать проводки и движения» или Дт/Кт в Бухгалтерии). Типовые проводки при возврате: Дт 60.01 Кт 41.01 — списана себестоимость возвращаемого товара, Дт 76.02 (или 60.01) Кт 60.01 — отражена претензия/задолженность поставщика на сумму с НДС, Дт 90.03 или 76.02 Кт 68.02 — начислен НДС с возврата. Точный набор счетов зависит от конфигурации и настроек учетной политики.
Проверьте, что себестоимость списалась корректно: сумма в проводке по 41 счету должна соответствовать учетной цене партии, а не цене накладной, если они отличаются. При методе оценки FIFO программа спишет товар по стоимости конкретной партии, связанной с поступлением.
Отразите возврат денег или зачет задолженности
Если товар был оплачен, поставщик возвращает деньги, либо сумма возврата засчитывается в счет будущих поставок. Возврат денег оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» (или «Приходный кассовый ордер») с видом операции «Возврат от поставщика». Создайте его на основании документа возврата, чтобы задолженность закрылась автоматически.
Если стороны договорились о зачете, задолженность по возврату закроется при оплате следующей поставки либо оформляется документ «Корректировка задолженности» / «Сверка взаиморасчетов». Проверьте результат в отчете «Ведомость расчетов с партнерами» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60»: после всех операций по поставщику не должно остаться «висящей» суммы возврата.
Особенности возврата в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии документ называется аналогично — «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»). Он также создается на основании «Поступления (акты, накладные)». Отличие в том, что в Бухгалтерии нет разделения на соглашения и заказы, поэтому документ проще: контрагент, договор, склад и табличная часть.
Счет-фактура выданный регистрируется по кнопке «Выписать счет-фактуру» в самом документе возврата. После проведения проверьте записи в отчете «Книга продаж» — операция возврата должна там отразиться. Если поставщик прислал корректировочный счет-фактуру, используйте документ «Корректировка поступления» вместо возврата.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности: возврат проводят раньше поступления, забывают выписать счет-фактуру или оформляют возврат на другой договор. Ниже — самые частые ошибки и их последствия.
Как проверить результат после оформления
После завершения всех операций пройдите контрольные точки: остатки по складу уменьшились на возвращенное количество, задолженность поставщика скорректирована, НДС отражен в книге продаж (или книге покупок при корректировке). Используйте стандартные отчеты: «Остатки товаров на складах», «Ведомость расчетов с партнерами», «Анализ НДС».
Полезно сделать сверку с поставщиком документом «Сверка взаиморасчетов» после возврата: это зафиксирует, что обе стороны видят одинаковую задолженность, и исключит споры при последующих оплатах.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на возвращенное количество
Остаток не изменился или ушел в минус
Задолженность уменьшена на сумму возврата, нет «висящих» сумм
Сумма возврата числится отдельно от оплат
Операция возврата отражена в нужном квартале
Записи нет или она попала не в тот период
Списана по стоимости партии поступления
Сумма списания не совпадает с учетной ценой
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документа поступления в базе нет?
Да, создайте «Возврат товаров поставщику» вручную и заполните товары, цены и ставки НДС по первичным документам поставщика. Учтите, что себестоимость программа возьмет по остаткам склада, поэтому при расхождении цен проверьте проводки по 41 счету.
Кто выписывает счет-фактуру при возврате товара поставщику?
При обычном возврате счет-фактуру выписывает покупатель (вы), поскольку возврат считается обратной реализацией. Если оформляется корректировка поступления, корректировочный счет-фактуру выставляет поставщик.
Чем возврат отличается от корректировки поступления?
Возврат — это физическая отгрузка товара обратно с выписыванием счета-фактуры покупателем. Корректировка — исправление самого документа поступления (количества или цены) по согласованию сторон с корректировочным счетом-фактурой от поставщика. Выбор зависит от хозяйственной ситуации и договоренностей.
Что делать, если программа не дает провести возврат из-за нехватки товара?
Проверьте отчет «Остатки товаров на складах»: на каком складе и в какой партии числится товар. Возможно, он перемещен на другой склад, зарезервирован под заказ или поступление не проведено. Устраните причину, не проводите документ в минус.
Как оформить возврат комиссионного товара комитенту?
Используйте тот же документ «Возврат товаров поставщику», но с хозяйственной операцией возврата комитенту (в УТ 11/ERP). Проводки пойдут по забалансовому счету 004, НДС при таком возврате не начисляется, так как товар не является вашей собственностью.
Нужно ли делать возврат, если поставщик просто вернул деньги без отгрузки товара?
Нет. Если товар физически не отгружался (например, отмена предоплаченного заказа), оформляется только поступление денежных средств с видом операции «Возврат от поставщика». Документ возврата товара в этом случае не нужен.
Что важно запомнить
Возврат поставщику всегда оформляйте документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, выписывайте счет-фактуру и контролируйте результат по остаткам склада, взаиморасчетам и книге продаж. Не заменяйте возврат реализацией или списанием — это ломает учет и НДС.