Как сделать акт списания в 1С

Списание товаров, материалов или основных средств — регулярная операция в любой организации: портится продукция, обнаруживается недостача при инвентаризации, материалы передаются в производство. Во всех этих случаях в 1С оформляется документ списания, который уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки.

Конкретный документ зависит от конфигурации и причины списания. В 1С:Бухгалтерии 8 чаще всего используют документ «Списание товаров», в 1С:Управление торговлей и ERP — «Списание недостач товаров» или «Внутреннее потребление». Логика везде одинаковая: выбрать склад, указать номенклатуру и количество, задать статью расходов, провести документ.

Ниже разобран общий порядок оформления, отличия по конфигурациям, печать акта списания и проверка результата. Инструкция подходит для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3; названия команд в вашей версии могут немного отличаться.

Подготовка: что проверить до создания документа

До того как списывать товар, убедитесь, что в программе заведены все необходимые данные: организация, склад, номенклатура с корректным видом (товар, материал, услуга). Если списывается недостача по итогам инвентаризации, сначала оформите документ инвентаризации — тогда списание можно будет создать на его основании, и количество подставится автоматически.

Сверьте учётные остатки с фактическими. Для этого сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41/10 (в Бухгалтерии). Если списываемое количество превышает учётный остаток, программа либо не проведёт документ, либо спишет товар «в минус» — это зависит от настроек контроля остатков.

Определите причину списания и счёт затрат. Порча, недостача, естественная убыль, использование в производстве — для каждого случая бухгалтерия применяет свою аналитику и статью расходов. Уточните у главного бухгалтера, на какой счёт и с какой аналитикой относить списываемую стоимость, чтобы не переделывать документ позже.

Создание акта списания в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Склад» (или «Покупки» в некоторых релизах) и выберите «Списание товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату документа — она должна попадать в период, когда фактически произошло списание.

В табличной части «Товары» добавьте строки: выберите номенклатуру, укажите количество. Цена и сумма подставятся автоматически по данным учёта при проведении — вручную их обычно заполнять не нужно. Если ведётся партионный учёт, программа сама подберёт партии по методу оценки, принятому в учётной политике (FIFO или по средней).

На вкладке или в поле «Счёт списания» укажите счёт затрат: например, 44 для торговых расходов, 91.02 для порчи и недостач, 20 — если материалы уходят в производство. Заполните аналитику счёта: статью затрат или прочих доходов и расходов, подразделение. От корректности этой аналитики зависит попадание суммы в нужные строки отчётности.

1. 1
   Раздел «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, склад и дату
3. 3
   Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
4. 4
   Укажите счёт списания и аналитику (статью затрат)
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте акт: «Печать» → «Акт списания товаров»

Списание в 1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP списание оформляется в разделе «Склад и доставка» (или «Склад»). Основной документ — «Списание недостач товаров». Он создаётся либо вручную, либо на основании «Пересчёта товаров» (инвентаризации): тогда недостающие позиции переносятся в документ автоматически вместе с количеством.

В документе укажите склад, организацию и статью расходов — именно она определяет, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт стоимость списанного товара в регламентированном учёте. Статьи расходов настраиваются заранее в справочнике; если нужной статьи нет, её должен завести бухгалтер с указанием типа расходов и варианта распределения.

Для списания материалов на собственные нужды (не недостачи) в УТ предусмотрен документ «Внутреннее потребление». Он подходит, например, когда товар расходуется на хозяйственные нужды офиса. Выбор между «Списанием недостач» и «Внутренним потреблением» влияет на отчётность и качество аналитики, поэтому используйте документ по назначению.

Какой документ выбрать

Списание товаров (Бухгалтерия)

Универсальный вариант для порчи, недостач и передачи в расход; ограничение — нет расширенной складской аналитики

Списание недостач товаров (УТ/ERP)

Для недостач по инвентаризации или фактической порчи; требует настроенной статьи расходов

Внутреннее потребление (УТ/ERP)

Для расхода товаров на собственные нужды; не подходит для недостач по инвентаризации

Требование-накладная (Бухгалтерия)

Для передачи материалов в производство; не предназначена для списания порчи

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Если документ провёлся без сообщений об ошибках, откройте проводки: в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки»), в УТ — отчёт по движениям документа. Типовая проводка списания: Дт счёта затрат — Кт 41 (или 10) на стоимость списанного товара.

Проверьте сумму списания. Она должна соответствовать учётной стоимости товара, а не цене продажи. Если сумма нулевая или явно не совпадает с ожиданиями, возможно, в учёте нет стоимости по этой позиции (например, товар был оприходован без цены) или нарушена последовательность проведения документов.

Если списание делается задним числом, учтите: документы, проведённые позже по этой же номенклатуре, могли рассчитать себестоимость по старым остаткам. После вставки документа «в середину» периода желательно выполнить перепроведение или восстановление последовательности, если она ведётся в вашей конфигурации.

Печать акта списания

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В 1С:Бухгалтерии доступна форма «Акт списания товаров», в УТ — «Акт списания товаров» или «Акт о списании товарно-материальных ценностей». Если в списке печатных форм нужного акта нет, проверьте команду «Ещё» → «Печать» — там отображаются все доступные формы документа.

В акте автоматически заполняются реквизиты организации, склад, состав списанной номенклатуры с количеством и суммами. Проверьте, что в печатную форму попали данные комиссии: во многих конфигурациях состав комиссии указывается в документе или в настройках печатной формы. Подписи ответственных лиц проставляются на распечатанном документе вручную.

Если типовая форма не устраивает (нужен другой шаблон, дополнительные графы, формулировки), макет может доработать специалист по 1С через механизм внешних печатных форм. Самостоятельно редактировать встроенный макет без опыта не стоит — при обновлении конфигурации изменения могут быть потеряны.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения сформируйте отчёт по остаткам склада и убедитесь, что списанная позиция уменьшилась на нужное количество, а отрицательных остатков не появилось. Дополнительно сверьте обороты по счёту затрат: сумма списания должна отразиться в нужном месяце и с правильной аналитикой.

При списании по инвентаризации проверьте, что документ инвентаризации и документ списания относятся к одному складу и периоду, иначе в отчётах по результатам инвентаризации останутся незакрытые расхождения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре в отчёте по складу

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, минусов нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или стал отрицательным

Проводки документа

Норма

Дт счёта затрат — Кт 41/10 на учётную стоимость

Тревожный признак

Проводок нет, сумма нулевая или счёт неверный

Печатная форма акта

Норма

Заполнены организация, дата, позиции, комиссия

Тревожный признак

Пустые реквизиты или нет нужной формы в списке

Частые вопросы

Что делать, если документ списания не проводится?

Чаще всего причина — недостаточный остаток на указанном складе. Сформируйте отчёт по остаткам с отбором по складу и номенклатуре, сверьте количество. Также проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования и есть ли у пользователя права на проведение документа.

Как списать товар по результатам инвентаризации?

Сначала оформите документ инвентаризации («Инвентаризация товаров» в Бухгалтерии, «Пересчёт товаров» в УТ) и зафиксируйте фактические остатки. Затем создайте списание на основании этого документа — недостающие позиции и количество подставятся автоматически.

На какой счёт списывать испорченный товар?

Типовой вариант — счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновных лиц или на расходы (91.02). Конкретную схему проводок и аналитику определяет учётная политика организации, поэтому согласуйте её с бухгалтером.

Можно ли отменить уже проведённое списание?

Да: откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. Если после списания по этой номенклатуре были другие движения, отмена может изменить их себестоимость — после отмены проверьте остатки и при необходимости перепроведите последующие документы.

Почему в акте списания не выводится сумма?

Обычно причина в том, что документ не проведён (печать идёт из непроведённого документа) или в учёте нет стоимости по позиции — товар был оприходован нулевой ценой. Проведите документ и проверьте отчёт по партиям или проводки на предмет стоимости.

Нужно ли согласовывать списание с руководителем?

С точки зрения программы — нет, документ проводится без согласований. Но с точки зрения учёта списание должно быть обосновано: актом с подписями комиссии и, при необходимости, приказом руководителя. Без этого расход могут не признать при проверке.