Торговля и Склад · 10 мин
Как разделить склады в 1С
Как разделить склады в 1С: создание новых складов, перемещение остатков, ордерная схема, настройка прав и типичные ошибки при разделении складского учёта.
Разделение складов в 1С — типовая задача, которая возникает при открытии нового места хранения, выделении оптового и розничного направлений, обособлении брака или зон хранения с разными условиями. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, УНФ) склад — это элемент справочника «Склады и магазины», поэтому технически разделение сводится к созданию новых складских карточек и корректному переносу остатков между ними.
Ошибки на этом этапе дорого обходятся: некорректно перенесённые остатки ломают себестоимость, отчёты по товарам и заказы клиентов. Поэтому перед любыми действиями нужно определить, какой сценарий разделения у вас реализуется: простое добавление склада в справочник, дробление одного физического склада на несколько учётных или перевод части учёта на ордерную схему. От этого зависит набор документов и порядок проверки результата.
Ниже разобраны подготовка данных, создание складов, способы перемещения остатков, настройка ордерной схемы и прав пользователей, а также контрольные проверки после завершения работ.
Определите сценарий разделения складов
Прежде чем заводить новые карточки, ответьте на вопрос: что именно вы делите. Сценариев три. Первый — компания открыла новое физическое место хранения, и нужно просто добавить склад в программу и перевезти туда часть товара. Второй — один физический склад делится на несколько учётных зон (например, «Основной», «Брак», «Резерв»), при этом товар физически никуда не едет, меняется только учёт. Третий — выделение розничного склада из оптового с переходом на суммовой учёт.
От сценария зависит документальное оформление. При перевозке на новый адрес используется «Перемещение товаров» между складами одной организации. При учётном дроблении без физического перемещения документ тот же, но важно не перепутать направление и не задвоить остатки. При выделении розницы дополнительно настраивается тип цен и вид склада «Розничный».
Как выбрать сценарий
Создайте новые склады в справочнике
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включена опция «Несколько складов» — без неё программа работает с единственным складом и не даст вести раздельный учёт. Затем перейдите в справочник «Склады и магазины» (обычно в разделе «НСИ и администрирование» или «Склад и доставка») и создайте новый элемент.
В карточке склада заполните наименование так, чтобы его нельзя было перепутать с другими: «Склад готовой продукции», «Склад брака», «Розничный магазин № 2». Укажите вид склада — оптовый или розничный. Для оптового склада дополнительно можно задать подразделение, ответственное лицо и источник информации о ценах. Эти параметры влияют на подстановку данных в документы и на отчёты.
Если разделение делается внутри одной организации, проверьте, что все новые склады относятся к ней же — перемещение между складами разных организаций оформляется не перемещением, а передачей товаров между организациями, и это совсем другой документ с другими проводками.
Перенесите остатки между складами
Базовый инструмент переноса — документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Перемещения товаров»). В шапке укажите склад-отправитель и склад-получатель, в табличной части — номенклатуру и количество. Документ спишет товар с одного склада и оприходует на другой без изменения общей стоимости запасов организации.
При большом объёме номенклатуры не вбивайте строки вручную. Используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» (или подбор с отбором по остаткам на складе-отправителе), затем удалите позиции, которые должны остаться. Для массового переноса удобно сначала сформировать отчёт «Товары на складах» по складу-источнику и сверить итоговое количество с документом.
Если разделение сопровождается инвентаризацией (что рекомендуется), порядок другой: сначала проведите инвентаризацию на старом складе, приведите учётные остатки к фактическим, и только потом перемещайте. Иначе расхождения «поедут» на новый склад, и разобраться, где возникла разница, будет заметно сложнее.
- 1Сделайте резервную копию информационной базы
- 2Проведите инвентаризацию на складе-источнике и устраните расхождения
- 3Создайте документ «Перемещение товаров», укажите склады отправителя и получателя
- 4Заполните табличную часть по остаткам и скорректируйте список
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Товары на складах» по обоим складам
- 6Сверьте: сумма остатков двух складов равна остатку исходного склада до разделения
Настройте ордерную схему на новых складах
Ордерная схема разделяет финансовые документы (реализация, перемещение) и фактические складские операции (приходный и расходный ордер). Она нужна, когда на складе работают кладовщики, отвечающие за фактическое движение товара, а менеджеры — за документы. Для новых выделенных складов ордерную схему часто включают, чтобы контролировать расхождения между учётом и фактом.
Включается ордерная схема в карточке склада: установите флажки использования ордерной схемы при поступлении, отгрузке и (при необходимости) при перемещении и инвентаризации. Обратите внимание: ордерную схему нельзя включить по складу, на котором есть незакрытые распоряжения, а после включения старые документы перепроводить не требуется — схема действует на новые операции.
После включения проверьте цепочку на одном тестовом документе: создайте реализацию с нового склада, затем оформите расходный ордер на её основании и убедитесь, что статусы сменяются корректно, а остатки в отчёте «Товары на складах» уменьшаются только после ордера.
Разграничьте права пользователей по складам
Разделение складов почти всегда требует разделения ответственности: кладовщик оптового склада не должен проводить документы по розничному, и наоборот. В типовых конфигурациях это решается через группы доступа: «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Группы доступа».
Создайте отдельные группы доступа для каждого склада или группы складов, включите в профиль разрешённые значения по виду «Склады» и добавьте пользователей. После этого в документах и отчётах сотрудник будет видеть только свои склады — при условии, что в настройках прав включено ограничение доступа на уровне записей.
Проверьте результат под учётной записью рядового пользователя: попробуйте создать перемещение с «чужого» склада и сформировать отчёт по остаткам. Если доступ настроен верно, чужой склад либо не выбирается, либо документ не проводится с сообщением о нарушении прав.
Проверьте результат и типичные ошибки
Финальная проверка строится на трёх отчётах. «Товары на складах» — показывает количественные остатки по каждому складу; сумма по всем складам должна равняться остатку до разделения. «Ведомость по товарам на складах» — позволяет увидеть движения за период и убедиться, что перемещения проведены корректно. «Себестоимость товаров» — подтверждает, что стоимостные остатки не изменились: перемещение между складами одной организации не должно менять общую себестоимость запасов.
Отдельно проверьте отрицательные остатки на новых складах. Если на новом складе появился минус, значит, отгрузочные документы уже проводились с него раньше, чем было оформлено перемещение, — восстановите правильную последовательность документов по времени.
Как проверить результат
Равна остатку исходного склада до разделения
Сумма выросла или упала — есть задвоение или потеря остатков
Минусов нет
Минус есть — отгрузка проведена раньше перемещения
Не изменилась после перемещений
Изменилась — проверьте, не оформлено ли оприходование вместо перемещения
Кладовщик видит только свой склад
Доступны все склады — не настроены группы доступа
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить старый склад после разделения?
Напрямую удалить склад, на который ссылаются документы, нельзя. Можно пометить его на удаление — пометка сработает, а физическое удаление выполнится только после удаления ссылочных документов, что на практике не делается. Правильный вариант: переименовать склад с пометкой «не используется» и исключить его из прав пользователей.
Как разделить склад, если товар числится в резерве под заказы?
Сначала снимите или перенесите резервы: в документе перемещения укажите назначение либо оформите перемещение в разрезе заказов, если ведётся обособленный учёт. Если переместить товар без учёта резервов, заказы останутся привязаны к старому складу и отгрузка с нового склада по ним не пройдёт автоматически.
Чем перемещение отличается от оприходования и списания при разделении?
Перемещение переносит товар между складами без изменения общей стоимости запасов. Оприходование и списание создают доходы и расходы, влияют на финансовый результат и требуют указания статей. Для разделения складов корректен только документ перемещения.
Нужно ли пересчитывать себестоимость после разделения складов?
Само перемещение себестоимость не меняет, но если разделение выполнялось в течение месяца параллельно с продажами, рекомендуется выполнить регламентное закрытие месяца (расчёт себестоимости) и сверить стоимостные остатки по складам с данными до разделения.
Как разделить склад в 1С:Розница или УНФ?
Логика та же: включите учёт по нескольким складам в настройках, создайте новые склады в соответствующем справочнике и перенесите остатки документом перемещения. В УНФ документ называется «Перемещение запасов», в Рознице — «Перемещение товаров»; для розничного склада дополнительно проверьте вид цен и настройки РМК.
Что важно запомнить
Разделение складов в 1С — это создание новых элементов справочника «Склады и магазины» и перенос остатков документом «Перемещение товаров». Перед работой сделайте копию базы и проведите инвентаризацию, после — сверьте остатки и себестоимость отчётами, настройте ордерную схему и права доступа. Не используйте оприходование и списание вместо перемещения.