Торговля и Склад · 13 мин
Как разбить склады в 1С: разделение складского учёта без потери остатков
Как разбить один склад на несколько в 1С: создание складов, перенос остатков через перемещение, настройка ордерной схемы, проверка результатов и типичные ошибки.
Разделение одного склада на несколько — типовая задача при росте компании: появляется второй склад, отдельная зона хранения, интернет-заказы или розничная точка, и единый «Склад №1» в программе перестаёт отражать реальность. В 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) разбивка выполняется штатными средствами: создаются новые элементы справочника «Склады», затем остатки переносятся документами перемещения.
Главный принцип: остатки нельзя «разделить» редактированием справочника — они хранятся в регистрах в разрезе складов, поэтому перенос делается только документами. Любые попытки исправить количество «вручную» через обработки или корректировку регистров без понимания структуры программы приводят к расхождениям между учётом и фактом.
Ниже — полный порядок работ: от подготовки и создания складов до проверки результата отчётами. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3, но логика одинакова и для более старых решений вроде Управления торговлей 10.3.
Когда нужно разбивать склад и какие варианты разделения бывают
Поводом для разделения обычно становится одна из ситуаций: открытие нового физического склада, выделение зоны брака или возвратов, отделение товаров интернет-магазина от оптового склада, передача части запасов в розничную точку, пересчёт по видам хранения (например, отдельный склад для комиссионных товаров). Во всех случаях логика одна: в учёте должна появиться возможность видеть остатки и резервы по каждому месту хранения отдельно.
Перед началом определите тип разделения, потому что от него зависит выбор документов:
- Физическое разделение — товар реально перевозится или уже находится в разных помещениях. Используется документ «Перемещение товаров».
- Логическое разделение — товар стоит на месте, но в учёте его нужно показать на другом складе (например, выделен «Склад брака»). Тоже перемещение, но без фактической транспортировки.
- Разделение с неизвестным распределением — точно неизвестно, сколько чего лежит в новой зоне. Сначала проводится инвентаризация, затем остатки распределяются документами.
Как выбрать способ разделения
Подготовка: резервная копия и остановка операций
Разделение складов затрагивает остатки, а значит — себестоимость, отчёты и взаиморасчёты по заказам. Перед началом сделайте резервную копию информационной базы: для файловой базы достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD, для клиент-серверной — выполнить выгрузку через конфигуратор («Администрирование» → «Выгрузить информационную базу») или средствами СУБД.
Второй обязательный шаг — остановить складские операции на время переноса. Если кладовщики продолжают проводить приходные и расходные ордера, а менеджеры — реализации, остатки «уплывут» прямо в процессе переноса, и вы получите расхождения, которые потом сложно объяснить. Согласуйте окно работ: обычно это вечер после закрытия смены или выходной день.
Третий шаг — снимите контрольный срез: сформируйте отчёт «Товары на складах» (в УТ 11: «Склад и доставка» → «Отчёты по складу») по старому складу в разрезе номенклатуры и сохраните его. Этот отчёт — эталон: после разделения сумма остатков по всем новым складам должна точно совпасть с ним.
Создание новых складов в справочнике
В Управлении торговлей 11 и КА/ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включена опция «Несколько складов» (без неё система работает с одним складом и не даст выбирать склад в документах). Затем перейдите в справочник «Склады и магазины» и создайте новые элементы.
Для каждого склада заполните ключевые параметры:
- Наименование — говорящее, чтобы в документах и отчётах не путать склады: «Склад готовой продукции», «Склад брака», «Интернет-заказы».
- Тип склада — оптовый или розничный. Розничный склад участвует в учёте продаж через ККМ и в розничных ценах; ошибка в типе ломает отчёты по рознице.
- Ордерная схема — включается отдельно для прихода, расхода и перемещений с указанием даты начала применения.
- Подразделение — для отражения в регламентированном учёте и отчётах по подразделениям.
Перенос остатков документами перемещения
Основной инструмент разделения — документ «Перемещение товаров» (в УТ 11: «Склад и доставка» → «Перемещения товаров»). Создайте документ, укажите склад-отправитель (старый склад) и склад-получатель (новый), затем заполните табличную часть.
Чтобы не набирать позиции вручную, используйте подбор по остаткам: кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (название может отличаться в разных версиях). Система подставит всю номенклатуру с количеством по складу-отправителю. Дальше отредактируйте список: удалите строки, которые остаются на старом складе, и скорректируйте количество в строках, которые делятся частично.
Практические рекомендации по перемещениям:
- Разбивайте перенос на несколько документов по товарным группам или зонам — так проще проверять и исправлять ошибки, чем в одном документе на тысячи строк.
- Если включён учёт по сериям или характеристикам, проверьте, что они заполнились в строках — пустые серии не проведутся или создадут «повисшие» остатки.
- Если между складами включён статусный учёт перемещений, после проведения отправления создайте приёмку на складе-получателе, иначе товар зависнет «в пути».
- 1Создайте новые склады в справочнике «Склады и магазины» и настройте их параметры
- 2Сохраните контрольный отчёт «Товары на складах» по старому складу
- 3Создайте документ «Перемещение товаров»: отправитель — старый склад, получатель — новый
- 4Заполните табличную часть по остаткам и откорректируйте количество под фактическое распределение
- 5Проведите документ и при необходимости оформите приёмку на складе-получателе
- 6Повторите для остальных новых складов
- 7Сверьте суммарные остатки по всем складам с контрольным отчётом
Особые ситуации: серии, качество, товары в пути и резервы
Резервы под заказы
Если на старом складе были резервы под заказы клиентов, после перемещения товара резервы останутся привязаны к старому складу, и заказы «потеряют» обеспечение. Перед переносом сформируйте отчёт по обеспечению заказов, а после перемещения перераспределите резервы на новый склад — в УТ 11 это делается через обработку «Обеспечение потребностей» или корректировкой документов резервирования.
Товары с разным качеством и сериями
Для выделения брака создайте отдельный склад-карантин и перемещайте туда товар с указанием качества «некондиция» (если ведётся учёт по качеству). При учёте по сериям перемещайте товар строго в разрезе серий: иначе на новом складе появятся серии, которых фактически нет, а на старом — «минусовые» остатки по сериям.
Товары в пути и неоформленные приходы
Остатки «в пути» между вашими складами или от поставщиков на момент разделения не перемещайте — они придут на тот склад, который указан в исходном документе. Если нужно изменить склад получения, скорректируйте сам документ поступления или перемещения до его проведения по факту приёмки.
Проверка результата и завершающие действия
После переноса сформируйте отчёт «Товары на складах» по всем складам вместе и сравните итог с сохранённым контрольным отчётом. Суммы по каждой позиции должны совпасть до единицы товара. Дополнительно проверьте отчёт в разрезе складов: на старом складе должны остаться только те позиции, которые вы решили там оставить.
Если используется ордерная схема, сверьте финансовые остатки (отчёт «Товары на складах») со складскими (отчёт по складским ордерам / «Оформление накладных и ордеров»). Расхождения означают, что по каким-то документам не оформлены ордера — их нужно создать по остаткам к оформлению.
Завершающие действия: обновите настройки по умолчанию — склад в соглашениях с клиентами, в карточках магазинов, в правилах ценообразования и в маршрутах доставки. Проверьте обмены с внешними системами (сайт, WMS, маркетплейсы): многие интеграции жёстко привязаны к коду склада, и после разделения остатки на сайт начнут выгружаться некорректно, пока вы не укажете новые склады в настройках обмена.
Как проверить результат
Совпадает с контрольным отчётом, сохранённым до разделения
Есть разница по позициям — ищите непроведённые или дублирующие перемещения
Остались только запланированные позиции, нет отрицательных остатков
Отрицательные остатки или «лишний» товар — перемещение заполнено неверно
Заказы обеспечены товаром на новых складах
Заказы без обеспечения — перераспределите резервы
Нет необработанных документов «к оформлению»
Висят распоряжения без ордеров — создайте ордера по остаткам
Альтернативы перемещению и ограничения
Перемещение — не единственный способ. Если фактическое расположение товара неизвестно, корректнее провести инвентаризацию: документ «Пересчёт товаров» по старому складу зафиксирует факт, после чего излишки оприходуются, а недостачи списываются, и только потом подтверждённые остатки распределяются по новым складам. Это дольше, но даёт чистый учёт с момента разделения.
Для новых складов, которые начинают работу «с нуля» (товар туда ещё не завезён), перемещение вообще не нужно: достаточно создать склад и начать оформлять на него поступления. Разделение остатков требуется только когда новый склад забирает часть уже учтённых запасов.
Ограничение самостоятельной работы: если в базе используются сложные схемы — интеркомпани-перемещения между организациями, обособленный учёт по обособленным подразделениям, учёт ГТД и прослеживаемых товаров — перенос остатков затрагивает регламентированный учёт и отчётность. В этих случаях разделение лучше выполнять вместе со специалистом по 1С и бухгалтером, предварительно отработав сценарий на копии базы.
Что важно запомнить
Разделение склада в 1С — это создание новых складов в справочнике и перенос остатков документами «Перемещение товаров» при остановленных операциях. Контрольный отчёт до и после переноса должен совпасть до единицы. Особое внимание — резервам, сериям, ордерной схеме и настройкам обменов с внешними системами.
Частые вопросы
Можно ли разбить склад, просто переименовав его и добавив новый?
Нет. Переименование меняет только название — все остатки остаются привязаны к тому же элементу справочника. Чтобы часть остатков оказалась на другом складе, нужно создать новый склад и перенести на него количество документами перемещения.
Что делать, если после перемещения появились отрицательные остатки?
Отрицательные остатки означают, что перемещено больше, чем было в учёте на складе-отправителе, либо перемещение проведено более ранней датой, чем поступление. Найдите позицию в отчёте, проверьте хронологию документов по ней и либо исправьте количество в перемещении, либо сначала оформите недостающее поступление.
Нужно ли делать инвентаризацию перед разделением склада?
Формально — нет, но настоятельно рекомендуется, если есть сомнения в соответствии учётных остатков фактическим. Перемещение переносит учётные цифры «как есть»: если в базе завышенные остатки, завышенными они окажутся и на новом складе. Пересчёт перед разделением даёт чистую точку отсчёта.
Как разделить склад, если включён учёт по сериям?
Перемещение заполняется в разрезе серий: либо серии подставляются автоматически по остаткам (функция подбора/заполнения серий в документе), либо указываются вручную по факту. Контролируйте, чтобы по каждой серии на старом складе не осталось отрицательного остатка — отчёт по сериям покажет расхождения.
Повлияет ли разделение складов на себестоимость и отчётность?
Само перемещение между складами одной организации себестоимость не меняет — стоимость переносится вместе с количеством. Но если склады относятся к разным организациям или обособленным подразделениям, передача оформляется иначе (реализация или передача между организациями) и влияет на учёт. Также проверьте, что в регламентированных отчётах новые склады корректно связаны с подразделениями.
Можно ли отменить разделение, если что-то пошло не так?
Да, пока не прошло много времени: найдите проведённые перемещения (журнал «Перемещения товаров» с отбором по складам), распроведите или пометьте их на удаление — остатки вернутся на исходный склад. Если после переноса уже были новые приходы и расходы, откат безопаснее делать восстановлением из резервной копии с последующим переносом накопленных документов.