Торговля и Склад · 11 мин
Как распечатать остатки в 1С 8: отчёты, опись и настройки
Как распечатать остатки товаров на складе в 1С 8: отчёты по складу, инвентаризационная опись, печать с отбором, сохранение в Excel и частые ошибки.
Печать остатков — одна из самых частых складских задач в 1С 8: она нужна для сверки с поставщиком, подготовки к инвентаризации, выгрузки данных для руководства или передачи списка товаров в магазин. В зависимости от цели подходят разные инструменты: отчёт «Остатки товаров на складах», инвентаризационная опись ИНВ-3, универсальный отчёт по регистру или печать списка номенклатуры.
Важно сразу определить, что именно требуется: количественные остатки без цен, остатки в суммовой оценке, список товаров с нулевым или отрицательным остатком либо официальный документ для инвентаризации. От этого зависит выбор отчёта и набор колонок. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что распечатывают «не тот» документ и сверку приходится переделывать.
Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций 1С 8.3 (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия 3.0). Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика везде одинаковая.
Способ 1. Отчёт «Остатки товаров на складах»
Это основной инструмент для печати текущих остатков в торговых конфигурациях. Откройте раздел «Склад и доставка» (в УТ 11) или «Закупки» → «Отчёты» и найдите «Остатки товаров на складах». В некоторых конфигурациях отчёт называется «Товары на складах» или «Складские остатки».
Перед формированием задайте параметры: дату, на которую нужны остатки (по умолчанию — текущий момент), склад или группу складов, при необходимости — отбор по номенклатуре, группе товаров или поставщику. Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в отчёт попали нужные позиции и колонки: номенклатура, характеристика, количество, цена, сумма.
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчёта или используйте Файл → Печать (Ctrl+P). В диалоге печати выберите принтер, ориентацию страницы (для широких отчётов удобнее альбомная) и масштаб. Перед выводом на бумагу полезно открыть предварительный просмотр, чтобы убедиться, что колонки не обрезаны.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Отчёты» → «Остатки товаров на складах»
- 2Укажите дату и склад, при необходимости настройте отбор по товарам
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
- 4Откройте предварительный просмотр и настройте ориентацию страницы
- 5Нажмите «Печать» и выберите принтер
Способ 2. Печать инвентаризационной описи ИНВ-3
Если остатки нужны для официальной инвентаризации, простой отчёт не подойдёт — требуется унифицированная форма. В УТ 11 и КА создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризации»), укажите склад и заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе».
Программа подставит учётные остатки на дату документа. После проверки нажмите «Печать» и выберите «Инвентаризационная опись (ИНВ-3)». В этой форме есть графы для фактического количества, которые комиссия заполняет вручную при пересчёте, а также места для подписей.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь похожий: раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров», заполнение по остаткам и печать ИНВ-3. Учтите, что бухгалтерская инвентаризация работает со счетами учёта (41, 10 и т.д.), а не с оперативными складскими остатками, поэтому цифры могут отличаться от данных торгового отчёта.
Способ 3. Печать списка номенклатуры и универсальный отчёт
Когда нужен просто перечень товаров с остатками в произвольном виде, подойдёт справочник «Номенклатура». Откройте список, настройте отбор (по группе, складу через дополнительные отборы) и выведите нужные колонки через «Ещё» → «Изменить форму». Затем используйте «Ещё» → «Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить.
Более гибкий вариант — «Универсальный отчёт» (в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»; в УТ — через «Все отчёты»). Выберите регистр накопления «Товары на складах» (в БП — регистр бухгалтерии с видом субконто «Номенклатура»), вид остатков, период и сгруппируйте данные по складам или товарам. Так можно собрать нестандартную выборку, которой нет в типовых отчётах.
В 1С:Бухгалтерии для складских остатков также удобен отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»: выберите счёт 41 (или 10, 43), включите субконто «Номенклатура» и «Склады», установите галочку вывода количества. Получится привычная бухгалтеру форма с количеством и суммой по каждой позиции.
Сравнение вариантов
Быстрый оперативный срез; подходит для ежедневной работы, но не является официальным документом
Официальная форма для комиссионной сверки; требует создания документа и фиксации даты
Данные бухгалтерского учёта с суммами; не показывает оперативные резервы и заказы
Гибкая настройка колонок и группировок; требует понимания структуры регистров
Настройка отбора, колонок и внешнего вида
Чтобы не печатать лишнее, используйте кнопку «Настройки» в отчёте. На вкладке «Отбор» добавьте условия: конкретный склад, группа номенклатуры, только ненулевые остатки. Отбор по ненулевым остаткам особенно полезен — без него в печать могут попасть сотни позиций с нулём, если в отчёте включён показ всех товаров справочника.
На вкладке «Поля» или «Показатели» уберите ненужные колонки (например, резерв, заказы поставщикам), оставив только номенклатуру, количество и, если нужно, цену с суммой. На вкладке «Группировка» задайте структуру: склад → группа товаров → номенклатура. Готовую настройку сохраните через «Сохранить вариант отчёта», чтобы в следующий раз формировать печать в один клик.
Для печати больших списков включите в настройках печати повтор шапки на каждой странице (в диалоге печати — «Параметры страницы» → сквозные строки) и альбомную ориентацию. Если таблица не помещается по ширине, уменьшите масштаб до 80–90% вместо переноса колонок на отдельные листы.
Перед массовой печатью сформируйте отчёт на одну страницу с ограничением по группе товаров и распечатайте пробный лист. Так вы проверите ширину колонок и шрифт, не тратя бумагу на полный вариант.
Сохранение в Excel и PDF вместо печати
Часто вместо бумажной копии удобнее передать файл. В сформированном отчёте нажмите Файл → Сохранить как (или кнопку «Сохранить» на панели табличного документа) и выберите формат: MXL (родной формат 1С), XLSX, PDF или ODS. Для передачи контрагенту лучше подходят PDF (не редактируется) и XLSX (можно фильтровать и считать).
При сохранении в Excel проверьте, что числовые колонки сохранились как числа, а не как текст — иначе получатель не сможет посчитать итоги. Если в отчёте есть группировки со свёрнутыми строками, разверните их перед сохранением, чтобы в файл попали все позиции.
Вариант отчёта можно также отправить по электронной почте прямо из 1С (кнопка «Отправить» в виде конверта), если в программе настроена учётная запись почты. Это удобно для ежедневной рассылки остатков менеджерам.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — расхождение цифр в разных отчётах. Оперативный отчёт «Остатки товаров на складах» учитывает резервы и непроведённые документы иначе, чем бухгалтерская ОСВ. Перед печатью договоритесь, какие именно остатки нужны: оперативные (складские) или учётные (бухгалтерские), и используйте соответствующий инструмент.
Вторая типичная ошибка — печать остатков «на текущий момент» при наличии документов, проведённых задним числом. Если после формирования отчёта кто-то перепровёл приходную накладную прошлым периодом, распечатанные цифры устареют. Для ответственной сверки фиксируйте остатки на конкретную дату и время и сообщайте коллегам о запрете изменений за этот период.
Третья проблема — отрицательные остатки. Они означают, что товар списан раньше оприходования или есть ошибки в документах. Печатать опись с минусами нельзя: сначала найдите и исправьте причину (непроведённый приход, ошибочное списание), затем пересформируйте отчёт.
Проверка результата перед печатью
Перед выводом на принтер сверьте несколько контрольных точек. Итоговое количество позиций в отчёте должно совпадать с ожидаемым числом строк; итоговая сумма — с данными предыдущей сверки (резкие скачки — повод проверить). Убедитесь, что в отбор попал нужный склад, а дата остатков соответствует задаче.
Если печатаете ИНВ-3, проверьте заполнение реквизитов: организация, структурное подразделение, дата начала и окончания инвентаризации, номер документа. Пустые или неверные реквизиты делают опись формально недействительной.
Как проверить результат
Соответствуют задаче сверки
Текущая дата вместо нужной или лишние склады в выборке
Минусовых позиций нет
Есть отрицательные количества — требуется разбор документов
Близка к данным прошлой сверки
Резкое отклонение без объяснимой причины
Заполнены организация, подразделение, даты
Пустые поля или неверная организация
Что важно запомнить
Для оперативной печати используйте отчёт «Остатки товаров на складах», для официальной инвентаризации — документ с формой ИНВ-3, для бухгалтерских данных — ОСВ по счёту. Всегда фиксируйте дату, проверяйте отбор и отсутствие минусов, а готовый отчёт при необходимости сохраняйте в Excel или PDF.
Частые вопросы
Как распечатать остатки только по одному складу?
В отчёте «Остатки товаров на складах» откройте «Настройки» → «Отбор», добавьте условие «Склад равно» и укажите нужный склад. В быстрых настройках многих конфигураций поле склада вынесено прямо в шапку отчёта — достаточно выбрать значение и нажать «Сформировать».
Можно ли распечатать остатки на прошлую дату?
Да. Укажите в параметрах отчёта нужную дату — программа рассчитает остатки на конец этого дня по данным проведённых документов. Учтите: если документы за тот период позже перепроводились, цифры могут отличаться от тогдашней распечатки.
Почему в отчёте отрицательные остатки и что с ними делать?
Минус возникает, когда списание или продажа проведены раньше оприходования либо приходный документ не проведён. Найдите проблемные позиции, проверьте даты документов движения, проведите или исправьте приход — и только после этого формируйте печатную форму.
Как распечатать остатки с ценами и суммами?
В настройках отчёта на вкладке «Показатели» включите поля «Цена» и «Сумма». Учтите, что оперативный отчёт показывает учётную или себестоимостную цену в зависимости от настроек конфигурации, а не розничную цену продажи — для прайса используйте отчёт по ценам номенклатуры.
Чем отличается печать остатков в 1С:Бухгалтерии от Управления торговлей?
В Бухгалтерии остатки строятся по данным бухгалтерского учёта (счета 10, 41, 43) через ОСВ или инвентаризацию, а в УТ — по оперативным регистрам склада с учётом резервов и заказов. Для складской сверки используйте торговые отчёты, для бухгалтерской отчётности — ОСВ.
Как сохранить остатки в Excel для отправки поставщику?
Сформируйте отчёт, затем нажмите Файл → Сохранить как и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Перед сохранением разверните все группировки и проверьте, что числа сохранились в числовом формате — иначе получатель не сможет использовать формулы и фильтры.