Торговля и Склад · 11 мин
Как распечатать кассу в 1С Предприятие
Пошаговая инструкция, как распечатать кассу в 1С: закрытие смены, Z-отчёт, кассовая книга и чеки. Настройка ККТ, типичные ошибки и проверка результата.
Под фразой «распечатать кассу» пользователи 1С обычно понимают одно из трёх действий: закрытие кассовой смены с печатью Z-отчёта, печать кассовой книги за период или повторную печать чека. Все три задачи решаются в типовых конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP), но через разные документы и механизмы, поэтому сначала нужно определить, какой именно результат требуется.
Ключевое различие: Z-отчёт и чеки печатает фискальный регистратор (онлайн-касса) по команде из 1С, а кассовая книга и приходные/расходные ордера формируются в самой программе и выводятся на обычный офисный принтер. Смешивать эти механизмы нельзя: если касса не подключена или драйвер не настроен, закрытие смены завершится ошибкой.
Ниже разобраны оба сценария: работа с фискальным регистратором через подключаемое оборудование и печать кассовых документов средствами 1С. Инструкции приведены для типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах названия пунктов меню могут отличаться, но логика та же.
Определите, что именно нужно распечатать
Перед началом работы уточните, какой документ требуется. От этого зависят раздел программы, права пользователя и само устройство печати. Ошибка на этом этапе — самая частая причина «не печатает касса».
Основные варианты:
- Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) — печатается фискальным регистратором при закрытии кассовой смены, данные уходят в ОФД;
- X-отчёт (отчёт без гашения) — промежуточный отчёт по текущей смене, смена не закрывается;
- Повторная печать чека — копия последнего чека или чека из архива кассы;
- Кассовая книга — формируется в 1С за выбранный период, печатается на обычном принтере;
- ПКО и РКО — приходные и расходные кассовые ордера из раздела кассовых документов.
Как выбрать действие
Проверьте подключение кассы перед печатью
Если речь идёт о Z-отчёте или чеке, сначала убедитесь, что фискальный регистратор настроен и доступен. Откройте раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (в некоторых конфигурациях — «Настройка подключаемого оборудования») и найдите свою кассу в списке устройств.
Нажмите «Тест устройства» или «Проверка связи». Успешный тест означает, что драйвер установлен, порт определён верно и 1С может отправлять команды на кассу. Если тест завершается ошибкой, печать Z-отчёта будет невозможна до устранения причины: проверьте USB-кабель, питание кассы, актуальность драйвера и правильность выбранной модели устройства.
Также проверьте, что у пользователя есть права на работу с кассой: в типовых конфигурациях операции закрытия смены доступны профилям «Кассир» и «Старший кассир», а настройка оборудования — администратору. Если кнопка закрытия смены неактивна, начните с проверки прав, а не с переустановки драйвера.
Как проверить готовность кассы
Сообщение об успешном прохождении теста
Ошибка связи, «устройство не найдено», тайм-аут
Смена открыта, указано время открытия
«Смена не открыта» при попытке пробить чек или смена открыта более 24 часов
Чековая лента установлена, крышка закрыта
Индикация отсутствия бумаги, замятие ленты
Как закрыть смену и распечатать Z-отчёт
Закрытие смены — основная операция, которую называют «распечатать кассу». Есть два пути: из рабочего места кассира (РМК) и через документ «Кассовая смена». Оба приводят к одному результату — касса печатает Z-отчёт, а 1С фиксирует закрытие смены в учёте.
- 1Откройте рабочее место кассира и завершите все незавершённые чеки
- 2Нажмите кнопку «Закрытие смены» (обычно в нижней панели или меню операций)
- 3Подтвердите операцию — при настройке инкассации программа предложит оформить выемку денег
- 4Дождитесь печати Z-отчёта на фискальном регистраторе
- 5Проверьте, что в журнале кассовых смен появился документ со статусом «Закрыта»
Закрытие через документ «Кассовая смена»
Откройте раздел «Продажи» (или «Казначейство») → «Кассовые смены». Найдите открытую смену по текущей кассе ККМ, откройте её и нажмите «Закрыть смену». Программа отправит команду на фискальный регистратор, дождётся ответа и запишет фискальные данные (номер отчёта, итоги) в документ.
Если закрытие завершилось ошибкой связи, смена в 1С может остаться открытой, а на кассе — закрытой (или наоборот). Это рассинхронизация: её признаки и устранение описаны ниже в разделе ошибок. Не закрывайте смену повторно «для надёжности», пока не проверили фактическое состояние кассы.
Печать X-отчёта без закрытия смены
Для промежуточного контроля выручки откройте «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → «Управление фискальным регистратором» и нажмите «Снять X-отчёт» (или «Отчёт без гашения»). Касса напечатает текущие итоги, смена останется открытой. Это удобно для сверки наличных в середине дня.
Как распечатать копию чека
Если чек не напечатался из-за кончившейся ленты или покупатель просит дубликат, используйте функцию повторной печати. В обработке «Управление фискальным регистратором» есть команда «Напечатать копию последнего чека» — касса выведет дубликат последнего фискального документа.
Для более раннего чека откройте журнал чеков (раздел «Продажи» → «Чеки» или «Чеки ККМ»), найдите нужный документ по номеру, времени или сумме и используйте команду печати копии, если она доступна для вашей модели кассы. Учтите: напечатать можно только копию, а не новый фискальный чек — повторная фискализация того же проданного товара создаст лишнюю выручку в отчётах.
Как распечатать кассовую книгу и кассовые ордера
Кассовая книга формируется средствами 1С и печатается на обычном принтере. Откройте раздел «Казначейство» (в Бухгалтерии — «Банк и касса») → «Кассовые документы» и найдите отчёт «Кассовая книга». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать», затем — стандартную кнопку печати.
Перед формированием убедитесь, что все приходные и расходные ордера за период проведены: непроведённые документы не попадут в книгу, и остатки не сойдутся. Программа пронумерует листы и рассчитает остаток на начало и конец периода автоматически.
Для печати отдельного ПКО или РКО откройте документ из журнала кассовых документов и нажмите «Печать» → нужная форма (например, КО-1 или КО-2). Если печатная форма не соответствует требованиям вашей учётной политики, её макет дорабатывается в конфигураторе или через внешние печатные формы — это работа для специалиста по 1С.
Что печатать в каждой ситуации
Обязателен при закрытии смены. Печатает онлайн-касса, данные уходят в ОФД. Нельзя сформировать «задним числом» на принтере
Внутренняя отчётность по наличным операциям. Формируется в 1С за любой прошедший период, печатается на офисном принтере
Только оперативный контроль внутри дня. Не закрывает смену и не заменяет Z-отчёт
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — ошибка связи при закрытии смены. 1С пишет «Ошибка вызова метода» или «Устройство не отвечает». Порядок действий: проверьте питание и кабель кассы, перезапустите сеанс 1С, выполните тест устройства. Если касса отвечает — повторите закрытие смены; команда безопасна, дублирования Z-отчёта не произойдёт, если смена на кассе уже закрыта.
Вторая типичная ситуация — рассинхронизация: смена закрыта на кассе, но в 1С числится открытой (или наоборот). Признак — программа не даёт открыть новую смену или пробить чек. Решение: откройте документ «Кассовая смена» и используйте команду актуализации статуса (в типовых конфигурациях — «Обновить состояние смены»), либо закройте смену в 1С принудительно, сверив номера фискальных документов с лентой.
Третья группа ошибок — смена длится дольше 24 часов. Фискальный накопитель блокирует пробитие чеков, пока смена не закрыта. Если касса не закрывалась на ночь, утром сначала выполните закрытие смены, затем откройте новую. Автоматическое закрытие смены можно настроить регламентным заданием, но оно сработает только при запущенном сеансе 1С с подключённым оборудованием.
Проверка результата после печати
После закрытия смены сверьте три источника: итоги Z-отчёта на бумаге, данные документа «Кассовая смена» в 1С и фактическое количество наличных в денежном ящике. Суммы наличной выручки должны совпадать с учётом выемки. Расхождение означает либо неоформленную выемку, либо ошибку кассира при сдаче сдачи.
Дополнительно проверьте, что данные ушли в ОФД: в личном кабинете оператора фискальных данных Z-отчёт появляется в течение нескольких минут при работающем интернет-соединении. Если касса долго работала офлайн, после восстановления связи дождитесь отправки накопленных документов — незакрытые в ОФД смены грозят блокировкой фискального накопителя.
Что важно запомнить
«Распечатать кассу» — это три разные задачи: Z-отчёт и копии чеков печатает онлайн-касса по командам из 1С, кассовую книгу и ордера формирует сама программа на обычный принтер. Перед печатью проверьте тест устройства и статус смены, после — сверьте итоги с ОФД и фактическими деньгами. Документы кассовых смен не удаляйте вручную.
Частые вопросы
Можно ли распечатать Z-отчёт повторно, если лента закончилась?
Повторно напечатать сам Z-отчёт на кассе нельзя — это фискальный документ с уникальным номером. Итоги закрытой смены доступны в документе «Кассовая смена» в 1С и в личном кабинете ОФД, откуда их можно вывести на обычный принтер для внутренних нужд.
Почему кнопка «Закрытие смены» неактивна в РМК?
Чаще всего причины три: смена уже закрыта, у пользователя нет прав кассира, либо есть незавершённый чек. Проверьте статус смены в журнале «Кассовые смены», завершите или отмените открытый чек и уточните права у администратора.
Как распечатать кассовую книгу за прошлый месяц?
Откройте отчёт «Кассовая книга» в разделе кассовых документов, установите нужный период и сформируйте заново. Данные за закрытые периоды доступны, если документы не были удалены. Учтите, что нумерация листов будет рассчитана от начала года, и её нужно сверить с ранее распечатанными листами.
Что делать, если смена закрылась на кассе, но в 1С осталась открытой?
Откройте документ «Кассовая смена» и используйте команду обновления состояния смены — программа запросит статус у кассы и закроет документ с фактическими фискальными данными. Если команды нет, закройте смену вручную, сверив номер Z-отчёта и итоги с бумажным отчётом.
Можно ли настроить автоматическое закрытие смены?
В типовых конфигурациях есть регламентное задание закрытия кассовых смен, но оно работает только при запущенном сеансе 1С с доступной кассой. На практике надёжнее закрывать смену вручную в конце дня — это занимает меньше минуты и исключает ситуацию, когда задание не отработало из-за выключенного компьютера.
Где найти чек, если покупатель вернулся через несколько дней?
Откройте журнал «Чеки ККМ» в разделе продаж и отфильтруйте по дате, кассе, сумме или номеру. Из документа можно оформить возврат или, при поддержке кассой, напечатать копию чека. Если чеков много, используйте поиск по последним цифрам номера карты или телефона покупателя, если они фиксировались при продаже.