Торговля и Склад · 10 мин
Как работать в программе 1С в аптеке
Практическое руководство по работе в 1С для аптеки: приёмка товара, продажи, кассовые операции, сроки годности, инвентаризация и типичные ошибки новичков.
Работа в 1С для аптеки строится вокруг нескольких ежедневных операций: приёмка товара от поставщика, оформление продаж через кассу, контроль сроков годности и периодическая инвентаризация. Чаще всего в аптечных организациях используется отраслевое решение «1С:Аптека» или конфигурации на базе «1С:Розница», адаптированные под фармацевтический учёт. Интерфейсы отличаются в деталях, но логика операций одинакова.
Главная особенность аптечного учёта — работа с сериями и сроками годности, обязательная маркировка лекарственных средств и контроль цен на препараты из перечня ЖНВЛП. Поэтому в 1С каждая партия товара учитывается отдельно, а при продаже программа подсказывает, какую серию списать в первую очередь.
Ниже разобраны основные операции в том порядке, в котором с ними сталкивается сотрудник аптеки в течение рабочего дня: от открытия смены до закрытия кассы и сверки остатков.
Открытие рабочего дня и кассовой смены
Рабочий день начинается с запуска программы под своей учётной записью. Каждый сотрудник работает под персональным логином — это важно, потому что все операции в 1С привязываются к конкретному пользователю, и при расхождениях по кассе или товару всегда видно, кто оформлял документ.
Далее открывается кассовая смена. В типовых конфигурациях это делается из раздела «Продажи» или «РМК» (рабочее место кассира) кнопкой «Открыть смену». Программа отправляет команду на фискальный регистратор, и касса печатает отчёт об открытии смены. Если фискальник не отвечает, проверьте, включён ли он, подключён ли кабель и не зависла ли предыдущая смена.
После открытия смены стоит проверить разменный фонд в кассе и при необходимости оформить внесение денег документом «Внесение денежных средств». Это формирует корректную картину наличных в кассе с самого утра.
- 1Войти в 1С под своей учётной записью
- 2Проверить подключение фискального регистратора и сканера штрихкодов
- 3Открыть кассовую смену из РМК или раздела «Продажи»
- 4Убедиться, что напечатан отчёт об открытии смены
- 5Оформить внесение разменных денег, если требуется
Приёмка товара от поставщика
Приёмка оформляется документом «Поступление товаров» (или «Приходная накладная»). Документ можно заполнить вручную, загрузить из электронного документооборота (ЭДО) или создать на основании заказа поставщику. Самый надёжный способ — загрузка накладной из ЭДО: номенклатура, цены и количество подтянутся автоматически, и риск ошибки ввода минимален.
Критически важный момент для аптеки — указание серии и срока годности по каждой позиции. Без серии программа не сможет корректно списывать товар по FEFO и контролировать просрочку. Серия и срок годности берутся с упаковки и должны совпадать с данными в накладной поставщика.
Для маркированных препаратов при приёмке сканируются коды Data Matrix с упаковок — так данные о вводе товара в оборот передаются в систему маркировки. При расхождении фактического количества с накладной коды не подтверждаются до выяснения причины.
После проведения документа сверьте результат: остатки по позициям должны увеличиться на принятое количество, а розничные цены — соответствовать утверждённому прейскуранту. Для препаратов из перечня ЖНВЛП цена не должна превышать предельную — программа обычно контролирует это автоматически, но визуальная проверка не помешает.
Продажа через рабочее место кассира
Продажи оформляются в РМК (рабочее место кассира) документом «Чек ККМ». Товар подбирается сканированием штрихкода или поиском по названию. Для маркированных препаратов обязательно сканируется код Data Matrix — без него чек не пробьётся, так как код должен уйти в систему маркировки при выбытии товара из оборота.
При добавлении позиции программа обычно предлагает серию с наиболее ранним сроком годности (принцип FEFO — first expired, first out). Следуйте этой подсказке: продажа более «свежей» серии при наличии старой приводит к накоплению просроченного товара на полках.
Оплата принимается наличными, банковской картой или смешанно. При оплате картой дождитесь подтверждения операции на терминале до закрытия чека. Если терминал отклонил операцию, а чек уже пробит — оформляется возврат, иначе касса не сойдётся.
Возврат от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» или чеком возврата в РМК. Учтите: лекарственные средства надлежащего качества возврату не подлежат, поэтому возвраты по препаратам — редкая операция, требующая согласования с руководителем.
Контроль сроков годности и работа с сериями
Контроль сроков годности — одна из главных задач аптечного учёта. В 1С для этого есть отчёты по срокам годности (название зависит от конфигурации: «Товары с истекающим сроком годности», «Анализ сроков годности» и т. п.). Отчёт формируется за выбранный период и показывает, какие серии и в каком количестве скоро просрочатся.
Практика такова: отчёт смотрят еженедельно или ежемесячно, товар с истекающим сроком снимают с витрины заранее и оформляют возврат поставщику (если это предусмотрено договором) или списание. Списание просроченного товара оформляется документом «Списание товаров» с указанием серии.
Продажа просроченного препарата — серьёзное нарушение со штрафными санкциями для организации. Поэтому отчёт по срокам годности должен быть не формальностью, а рабочим инструментом: каждая позиция из отчёта должна быть физически найдена и убрана из торгового зала.
Как проверить учёт сроков годности
Все позиции из отчёта физически найдены и убраны с витрины
Товар числится просроченным в программе, но стоит на полке
По каждой партии заполнены серия и срок годности
Есть остатки без серии — такие позиции не попадут в контроль
Программа предлагает серию с ближайшим сроком
Серия выбирается вручную произвольно
Закрытие смены и кассовая дисциплина
В конце дня кассовая смена закрывается: в РМК нажимается «Закрыть смену», фискальный регистратор печатает Z-отчёт. Программа автоматически формирует документ «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданный товар со склада.
Перед закрытием рекомендуется сверить наличные в кассе с суммой по программе: отчёт без гашения (X-отчёт) покажет выручку наличными и по картам. Если фактическая наличность не совпадает с расчётной — ищите ошибку до закрытия смены: непробитый чек, лишний возврат, неверно оформленное внесение или изъятие.
Изъятие денег из кассы (инкассация, сдача выручки) оформляется документом «Выемка денежных средств». Все движения наличных должны быть отражены в программе — «просто забрать деньги из ящика» недопустимо, это гарантированное расхождение при ревизии.
Инвентаризация и сверка остатков
Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров»). Порядок такой: создаётся документ, программа фиксирует учётные остатки на дату, затем фактическое количество вносится по результатам пересчёта — вручную или с помощью терминала сбора данных.
В аптеке пересчёт ведётся с указанием серий, иначе расхождения «повиснут» на уровне номенклатуры, а по сериям останется некорректный учёт. После заполнения фактических количеств программа показывает расхождения: недостачи списываются, излишки оприходуются отдельными документами.
Полная инвентаризация обычно проводится по графику, а между ними полезны выборочные пересчёты проблемных групп: дорогие препараты, позиции с частыми расхождениями, товар с истекающими сроками. Регулярные мини-пересчёты снижают масштаб недостач при полной ревизии.
Отчёты для ежедневного контроля
Для повседневной работы достаточно нескольких отчётов. «Товарный отчёт» (ТОРГ-29) показывает движение товара за смену или день. «Остатки товаров» — текущие складские остатки с сериями. Отчёт по срокам годности — для контроля просрочки. Отчёт по продажам — для анализа выручки и ассортимента.
Полезная привычка — в конце недели сверять остатки по программе с фактическим наличием по нескольким случайным позициям. Это занимает десять минут и позволяет поймать ошибки приёмки или продажи до того, как они накопятся.
Что важно запомнить
Ежедневный цикл работы в 1С для аптеки: открытие смены → приёмка с сериями и сроками → продажи через РМК с маркировкой → закрытие смены с Z-отчётом. Контролируйте сроки годности по отчёту, списывайте по FEFO, оформляйте все движения наличных документами и работайте под своей учётной записью.
Частые вопросы
Что делать, если чек пробит, но оплата картой не прошла?
Не закрывайте смену, пока не разберётесь с операцией. Если терминал отклонил платёж, а чек фискализирован, оформите возврат по этому чеку и пробейте продажу заново с корректным способом оплаты. Иначе сумма безналичной выручки в Z-отчёте не совпадёт с данными банка-эквайера.
Как найти товар, если штрихкод не сканируется?
Используйте поиск в РМК по названию, части названия или артикулу. Если позиция находится, но штрихкод не читается, вероятно, код не привязан к номенклатуре — сообщите ответственному за ведение справочника, чтобы штрихкод добавили в карточку товара.
Можно ли отредактировать проведённую приходную накладную?
Технически документ можно распровести и исправить, но делать это нужно с осторожностью: если товар уже частично продан, изменение серий или количества приведёт к отрицательным остаткам по сериям. Для исправлений корректнее использовать документы корректировки, а задним числом ничего не менять без согласования с руководителем.
Почему при продаже программа не даёт пробить маркированный препарат?
Чаще всего не отсканирован код Data Matrix, сканирован код с другой упаковки или код уже числится выбывшим из оборота. Проверьте, что сканируете код именно с продаваемой упаковки. Если код корректный, но ошибка повторяется — возможны проблемы с обменом данными с системой маркировки, сообщите администратору.
Как оформить списание просроченного товара?
Создайте документ «Списание товаров», укажите позиции с сериями и количеством, выберите причину списания согласно регламенту аптеки. Перед списанием убедитесь, что товар физически изъят из торгового зала и передан на уничтожение по установленной процедуре — просто списать в программе недостаточно.
Что делать при расхождении кассы в конце смены?
Сначала проверьте типовые причины: непробитые или ошибочно аннулированные чеки, неоформленные внесения и изъятия, возвраты. Сверьте X-отчёт с фактической наличностью. Если причина не найдена, закройте смену как есть и зафиксируйте расхождение для разбора с руководителем — не пытайтесь «выровнять» кассу личными деньгами.