Торговля и Склад · 11 мин
Как работать в программе 1С:Розница
Практическая инструкция по работе в 1С Розница: настройка магазина, продажи через РМК, приёмка товара, ценообразование, скидки и закрытие кассовой смены.
1С:Розница — конфигурация фирмы «1С» для автоматизации розничной торговли: она объединяет кассовое место (РМК), складской учёт, ценообразование, скидки и отчётность в одной программе. Решение подходит как для одиночного магазина, так и для сети с центральным офисом, где номенклатура и цены спускаются из главной базы.
Работа в программе строится вокруг нескольких повседневных операций: приёмка товара от поставщика, установка цен, продажа через рабочее место кассира, возвраты, инвентаризация и закрытие смены. Если понять логику этих процессов и правильно выполнить начальную настройку, дальнейшая эксплуатация сводится к типовым действиям.
Материал ориентирован на тех, кто начинает работать с 1С:Розница с нуля: кассиров, товароведов и владельцев небольших магазинов. Рассмотрены как настройка, так и ежедневные сценарии с проверкой результата на каждом шаге.
Что представляет собой 1С:Розница и кому подходит
Конфигурация выпускается в двух основных редакциях: базовая — для одного магазина и одного пользователя, без возможности доработки; ПРОФ — с поддержкой сети магазинов, обмена с центральной базой и доработок. Есть также отраслевые варианты: «Розница. Магазин одежды и обуви», «Розница. Аптека» и другие, где учтена специфика товара (размерные сетки, серии и сроки годности).
Программа работает с торговым оборудованием: фискальными регистраторами и ККТ, сканерами штрихкодов, весами с печатью этикеток, терминалами сбора данных, эквайринговыми терминалами. Подключение выполняется через раздел «Администрирование — Подключаемое оборудование».
1С:Розница поддерживает обязательную маркировку товаров (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) и интеграцию с ЕГАИС для алкоголя. Если магазин торгует маркированным товаром, проверьте, что версия конфигурации обновлена до актуальной — требования к обмену данными с «Честным знаком» периодически меняются.
Начальная настройка: магазин, склады и пользователи
Перед началом продаж создайте структуру учёта. В разделе «Настройка» (или «Справочники») заведите магазин и привязанные к нему склады: торговый зал и, при необходимости, складское помещение. Для каждого магазина укажите вид цен по умолчанию, например «Розничная», — от этого зависит, какая цена подставится в чек.
Затем создайте пользователей и назначьте им группы доступа. Типовая схема: кассир — только РМК и отчёт без гашения; старший кассир — дополнительно возвраты и отмена чеков; товаровед — приёмка, перемещения, ценообразование; администратор — полный доступ. Не давайте кассирам права на изменение цен и проведение оприходований — это основной источник злоупотреблений и ошибок в учёте.
Настройте кассу ККМ: укажите организацию, фискальный регистратор, параметры печати чеков. Проверьте тестовый чек до начала реальных продаж — исправить ошибочно пробитый чек сложнее, чем потратить пять минут на проверку.
- 1Создайте магазин и склады (торговый зал, склад)
- 2Заведите виды цен и установите правила округления
- 3Создайте пользователей и назначьте группы прав
- 4Подключите ККТ, сканер штрихкодов и эквайринг
- 5Пробейте тестовый чек и выполните тестовое закрытие смены
Заполнение номенклатуры и штрихкодов
Номенклатура — карточки товаров. Для каждой позиции заполните наименование, вид номенклатуры (товар/услуга), единицу измерения, ставку НДС и штрихкод. Штрихкод можно ввести вручную с упаковки или отсканировать прямо в карточке товара — курсор ставится в поле штрихкода, и сканер передаёт код как ввод с клавиатуры.
Если ассортимент большой, не заводите карточки вручную: загрузите номенклатуру из Excel или CSV через типовую обработку загрузки данных (доступна в разделе «Закупки» или «Настройка» в зависимости от версии). Подготовьте файл с колонками: наименование, штрихкод, артикул, цена. Перед загрузкой сделайте копию базы — массовая загрузка с ошибкой в файле создаёт сотни дублей, которые придётся вычищать вручную.
Для весового товара настройте соответствие PLU-кодов весам с печатью этикеток: программа выгружает товары в весы, а кассир на кассе сканирует этикетку, где зашит и товар, и вес. Без этой настройки весовой товар придётся продавать вводом количества вручную, что замедляет очередь.
Приёмка товара и установка цен
Поступление товара оформляется документом «Поступление товаров» (раздел «Закупки»). Укажите поставщика, склад и добавьте товары — вручную, по штрихкоду или загрузкой из файла поставщика. После проведения документа остатки на складе увеличиваются, а товар становится доступным для продажи.
Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Маркетинг» или «Ценообразование»). Выберите вид цен, добавьте товары и укажите цены. Документ можно создать на основании поступления — программа подтянет товары и закупочные цены, а розничные рассчитает по наценке, если она настроена в виде цен.
Критичный момент: цена действует с даты документа установки цен. Если цена не установлена, в РМК товар уйдёт с нулевой ценой или продажа будет заблокирована (зависит от настроек). После оприходования всегда проверяйте отчётом «Цены номенклатуры», что у всех новых позиций есть розничная цена.
Продажи через рабочее место кассира
Кассир начинает работу с открытия кассовой смены: в РМК нажимается соответствующая кнопка, ККТ печатает отчёт об открытии. Продажа выполняется сканированием штрихкода или поиском товара по наименованию/коду. Количество меняется кнопками, для весового товара вводится вес.
Оплата принимается наличными, банковской картой (при подключённом эквайринге), а также смешанно — часть наличными, часть картой. Для безналичной оплаты сумма передаётся на терминал автоматически, если эквайринг интегрирован; при автономном терминале кассир вводит сумму на терминале вручную — здесь возможны расхождения, поэтому сверяйте итоги дня по терминалу и по программе.
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании чека продажи — тогда программа сама подтянет товар и цену. Возврат без чека (по заявлению покупателя) оформляется отдельным документом и обычно требует прав старшего кассира. Не пробивайте возврат как «минусовую» продажу вручную — это нарушает кассовую дисциплину и портит аналитику продаж.
Как проверить работу кассы
На чеке корректные наименование, цена, НДС, признак способа расчёта; чек ушёл в ОФД
Неверный НДС, нет наименования товара, чек не отправлен в ОФД
Остаток в отчёте уменьшился ровно на проданное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус без причины
Наличная выручка в Z-отчёте совпадает с фактическими деньгами в ящике
Расхождение между Z-отчётом и фактической наличностью
Скидки, акции и дисконтные карты
Скидки настраиваются в разделе «Маркетинг — Скидки (наценки)». Доступны скидки процентом и суммой, по дисконтной карте, по количеству товаров в чеке, по времени действия (счастливые часы), подарки за покупку. Каждой скидке задаются условия: сегмент товаров, минимальная сумма чека, дни недели.
Дисконтные карты заводятся в справочнике «Дисконтные карты» с указанием владельца и штрихкода (или магнитной полосы). Карта привязывается к виду скидки: накопительной или фиксированной. При сканировании карты в РМК скидка применяется автоматически.
Проверяйте пересечение скидок: если товар попадает под две акции, программа применит их согласно настройке совместного применения (максимальная, сложение, последовательное). Ошибка в этом правиле — частая причина продаж ниже себестоимости. Перед запуском акции пробейте тестовый чек с товарами из разных сегментов.
Самый надёжный способ проверить новую акцию — создать тестовый чек в РМК с реальными товарами, посмотреть итоговую сумму и отменить чек до оплаты. Это занимает минуту и исключает продажи по ошибочной цене весь день.
Инвентаризация, отчёты и закрытие смены
В конце дня кассир закрывает смену: в РМК выполняется «Закрытие кассовой смены», печатается Z-отчёт, данные уходят в ОФД. На основании закрытия в программе формируется «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданный товар со склада торгового зала. Проверьте, что документ создан и проведён — без него остатки не уменьшатся.
Инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров»: создаётся приказ на инвентаризацию, распечатывается опись, фактические остатки вносятся в документ (вручную или с терминала сбора данных). По результатам программа формирует оприходование излишков и списание недостач. Проводите инвентаризацию при закрытом магазине или заблокируйте продажи по пересчитываемому сегменту — иначе движения во время пересчёта исказят результат.
Для контроля бизнеса используйте типовые отчёты: «Валовая прибыль», «Продажи по товарам», «Остатки товаров», «Движение денежных средств», «Анализ продаж по дисконтным картам». Подозрительные признаки в отчётах: отрицательные остатки (продали то, чего нет по учёту — ошибка приёмки или дубль карточки), аномально низкая маржа по группе (не установлена или ошибочно изменена цена), рост возвратов у конкретного кассира.
Что важно запомнить
Правильная работа в 1С:Розница держится на дисциплине документов: поступление → установка цен → продажа через РМК → закрытие смены → периодическая инвентаризация. Разграничьте права пользователей, проверяйте цены после каждой приёмки и сверяйте выручку ежедневно — это закрывает большинство проблем учёта.
Частые вопросы по работе в 1С:Розница
Можно ли работать в 1С:Розница без интернета?
Да, продажи в РМК и учётные операции выполняются локально. Интернет нужен для отправки чеков в ОФД, обмена с «Честным знаком» и ЕГАИС, синхронизации с центральной базой. При перебоях ККТ накапливает чеки и передаёт их после восстановления связи, но длительная работа без передачи данных в ФНС (более 30 дней) приводит к блокировке фискального накопителя.
Что делать, если товар не пробивается на кассе?
Проверьте по порядку: есть ли штрихкод в карточке товара, установлена ли розничная цена, есть ли остаток на складе магазина (если включён контроль остатков), корректно ли заполнен признак маркировки. Чаще всего причина — отсутствие цены или остатка из-за того, что поступление провели на другой склад.
Как исправить ошибочно пробитый чек?
Если чек пробит с ошибкой и покупатель согласен, оформляется возврат по чеку, затем корректная продажа. Если ошибка обнаружена после ухода покупателя, пробивается чек коррекции. Просто удалить чек из программы нельзя — данные уже ушли в фискальный накопитель и ОФД.
Чем 1С:Розница отличается от 1С:Управление торговлей?
Розница заточена под магазин и кассу: простой РМК, акцент на розничных продажах и маркировке. Управление торговлей — более широкое решение для опта и комплексного учёта: CRM, заказы клиентов, планирование закупок, но кассовый интерфейс там менее удобен для быстрой розницы. Для чисто розничного магазина обычно достаточно Розницы.
Нужно ли обновлять конфигурацию?
Да, особенно если торгуете маркированным товаром или алкоголем: форматы обмена с «Честным знаком» и ЕГАИС регулярно меняются, и на старой версии продажа таких товаров может оказаться невозможной. Обновление выполняйте через поддержку (раздел «Администрирование — Обновление версии программы») и обязательно после создания резервной копии базы.
Как организовать работу нескольких магазинов?
Используется схема с центральной базой (РИБ — распределённая информационная база): в центре ведутся номенклатура, цены и маркетинг, в магазинах — продажи и приёмка. Данные синхронизируются по расписанию. Для этого нужна редакция ПРОФ и настройка плана обмена «По магазину».