Торговля и Склад · 13 мин
Как работать в 1С:Управление торговлей: пошаговое руководство для пользователя
Как работать в 1С:Торговля: настройка справочников, оформление заказов, поступлений и реализаций, складской учёт, ценообразование и отчёты для менеджеров.
1С:Управление торговлей — конфигурация, в которой торговая компания ведёт полный цикл операций: от заказа поставщику и оприходования товара до отгрузки клиенту и анализа продаж. Чтобы работать в программе уверенно, достаточно освоить несколько ключевых блоков: справочники, документы закупки и продажи, складские операции, цены и отчёты. Каждый из них связан с остальными, и ошибка в одном месте (например, неверно заполненная карточка номенклатуры) потом «всплывает» в остатках, себестоимости и отчётах.
Главный принцип работы в 1С:Торговля — документооборот. Любое движение товара или денег оформляется документом: заказом, поступлением, реализацией, перемещением, оплатой. Программа не позволяет «просто изменить остаток» — все изменения фиксируются документами, что обеспечивает прозрачность и возможность проверить историю любой операции.
Ниже разобран практический порядок работы: от первичной настройки и заполнения справочников до ежедневных операций менеджера по продажам и кладовщика, а также типичные ошибки новичков и способы проверить корректность данных.
Как устроена программа и с чего начать работу
Интерфейс 1С:Управление торговлей построен на разделах (подсистемах): «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «CRM и маркетинг», «Финансы», «НСИ и администрирование». Переключение между разделами выполняется через панель разделов, внутри каждого раздела — списки документов, справочников и отчётов по теме. Начинающему пользователю достаточно трёх разделов: «Закупки», «Продажи» и «Склад».
Перед началом оперативной работы проверьте, что заполнены базовые настройки: организация и её реквизиты, склады, виды цен, учётная политика. Обычно это делает внедренец или администратор, но пользователю важно знать, где это лежит: раздел «НСИ и администрирование». Если при создании документа программа не подставляет склад или цену — чаще всего проблема именно в незаполненных настройках, а не в самом документе.
Отдельно проверьте свои права доступа. Менеджеру по продажам обычно не нужны закупки и финансы, кладовщику — ценообразование. Если нужной кнопки или документа нет в интерфейсе, обратитесь к администратору: скорее всего, функциональность скрыта настройками роли, а не отсутствует в программе.
Заполнение справочников: номенклатура, контрагенты, склады
Справочники — фундамент учёта. Карточка номенклатуры создаётся в разделе «НСИ и администрирование» (или «Закупки»/«Продажи» → «Номенклатура»). Минимально необходимые поля: наименование, вид номенклатуры (товар, услуга, набор), единица измерения, ставка НДС. Для товара дополнительно заполняют артикул, производителя, штрихкод и весо-габаритные характеристики — они используются в складских документах и при печати этикеток.
Контрагенты заводятся с указанием типа (поставщик, покупатель или оба), ИНН/КПП для юридических лиц, договора. Договор важен: от него зависят условия расчётов, валюта и порядок взаиморасчётов в документах. Если работаете с одним клиентом по нескольким договорам, создавайте каждый договор отдельно — иначе задолженность будет сваливаться в одну кучу.
Склады создаются в справочнике «Склады и магазины». Разделяйте оптовый и розничный склады, а также ордерные и неордерные схемы хранения. Ордерная схема означает, что товар по складу движется отдельными складскими документами (приходный и расходный ордер), а финансовые документы (поступление, реализация) только фиксируют обязательства. Это удобно при разделении ответственности менеджера и кладовщика, но требует дисциплины: ордера должны оформляться вовремя.
Закупка товара: заказ поставщику и поступление
Цепочка закупки выглядит так: «Заказ поставщику» → «Поступление товаров и услуг» → «Поступление безналичных денежных средств» (оплата). Заказ — плановый документ, он резервирует потребность, но не меняет остатки. Поступление — фактический документ: после его проведения товар появляется на складе, а у компании возникает задолженность перед поставщиком.
Поступление удобно создавать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Программа перенесёт товары, количество и цены. Проверьте фактическое количество по накладной поставщика, при необходимости скорректируйте, укажите номер и дату входящего документа — они нужны для бухгалтерии и сверок.
Если количество или цены в накладной отличаются от заказа, не редактируйте заказ «задним числом» — оформите поступление по факту. Расхождения будут видны в отчёте «Выполнение заказов поставщиков», и по ним можно предъявить претензию поставщику. Оплата оформляется документом списания денежных средств с указанием договора и, при необходимости, конкретного документа расчётов.
- 1Создайте «Заказ поставщику»: контрагент, договор, склад, таблица товаров с количеством и ценами
- 2Проведите заказ и проверьте его в отчёте по заказам
- 3На основании заказа создайте «Поступление товаров и услуг», сверьте количество с накладной
- 4Введите номер и дату входящего документа, проведите поступление
- 5Оформите оплату документом списания денежных средств
- 6Проверьте результат в отчётах «Остатки товаров на складах» и «Задолженность перед поставщиками»
Продажа товара: заказ клиента, реализация и оплата
Продажа оформляется аналогичной цепочкой: «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг» → оплата («Поступление безналичных ДС» или «Приходный кассовый ордер»). Заказ клиента резервирует товар на складе, если включена соответствующая настройка, — это защищает от ситуации, когда один и тот же остаток продан двум клиентам.
При создании реализации на основании заказа программа подставит товары, цены и скидки. Если товара не хватает, проведение документа будет заблокировано при включённом контроле остатков — это нормальная защита, а не сбой. Решение: отгрузить частично, дождаться поступления или снять резерв с другого заказа. Отключать контроль остатков «чтобы провести» — плохая практика, ведущая к отрицательным остаткам и искажённой себестоимости.
После проведения реализации распечатайте или выгрузите отгрузочные документы: товарную накладную (ТОРГ-12), УПД или акт. Печатные формы вызываются кнопкой «Печать» в документе. Взаиморасчёты с клиентом контролируйте отчётом «Задолженность клиентов» — он показывает долги в разрезе договоров и сроков оплаты.
Складские операции: перемещения, инвентаризация, ордерная схема
Перемещение товара между складами оформляется документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. При ордерной схеме дополнительно создаются расходный ордер на одном складе и приходный ордер на другом. Пока ордера не проведены, товар «висит» в пути — учитывайте это при анализе остатков.
Инвентаризация проводится тремя документами: «Пересчет товаров» (фиксация фактических остатков), затем «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Перед пересчётом убедитесь, что все поступления и реализации по складу проведены, иначе расчётные остатки будут неверными и разница окажется фиктивной.
Регулярно сверяйте учётные и фактические остатки хотя бы по ходовым товарам. Признак проблемы — минус в отчёте «Остатки товаров на складах» или расхождение между остатками по регистрам и складскими ордерами. Причины обычно такие: непроведённый ордер, отгрузка без документа, дубли номенклатуры.
Как проверить состояние склада
Остатки положительные или нулевые
Отрицательные остатки — есть отгрузки без поступлений или ошибки в документах
По каждой реализации с ордерным складом есть расходный ордер
Реализация проведена, ордера нет — фактическая отгрузка не зафиксирована
Фактические остатки совпадают с учётными
Систематические расхождения по одним и тем же позициям — ищите дубли или неоформленные операции
Ценообразование и скидки
Цены в 1С:Торговля хранятся по видам цен (закупочная, оптовая, розничная и т.д.) и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Цены не редактируются в карточке товара напрямую — каждое изменение фиксируется документом с датой, что позволяет увидеть историю цен и действующую цену на любую дату.
При заполнении документа продажи программа подставляет цену, действующую на дату документа для выбранного вида цен (вид цен обычно задан в договоре или соглашении с клиентом). Если цена не подставилась — проверьте, установлена ли она документом на нужную дату и совпадает ли вид цен. Ручное изменение цены в документе возможно, но при включённом контроле скидок программа может потребовать обоснование.
Скидки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг»: процентные, накопительные, по условиям (сумма, количество, сегмент клиентов). Не плодите десятки пересекающихся скидок — проверьте на тестовом заказе, как они совместно применяются, иначе итоговая цена может оказаться ниже себестоимости.
Отчёты для контроля и анализа
Ежедневный минимум менеджера: «Остатки товаров на складах», «Задолженность клиентов», «Заказы клиентов» (статусы выполнения). Руководителю и закупщику полезны «Продажи» (выручка и себестоимость по товарам и клиентам), «Валовая прибыль», «ABC/XYZ-анализ» для ассортиментной политики.
Все отчёты строятся по проведённым документам, поэтому «пустой» или странный отчёт почти всегда означает непроведённые документы или неверно выбранный период/отбор. Используйте настройки отчёта: группировки по складам, товарам, контрагентам, отборы по конкретной номенклатуре. Полезные настройки сохраняйте как варианты отчёта, чтобы не настраивать заново.
Для сверки с контрагентами формируйте акт сверки взаиморасчётов прямо из программы — он строится по документам расчётов. Расхождения с данными контрагента ищите по конкретным документам: неотражённая оплата, разные даты документов, задвоенная реализация.
Заведите привычку в конце дня открывать отчёт по остаткам с отбором «только отрицательные» и список непроведённых документов. Пять минут контроля ежедневно экономят часы разбора накопившихся ошибок в конце месяца.
Типичные проблемы и границы самостоятельной работы
Большинство проблем новичков решается проверкой трёх вещей: заполненность справочников, даты документов и статус проведения. Документ не проводится — читайте сообщение об ошибке, программа почти всегда указывает причину: нет остатка, не заполнен склад, закрыт период. Товара нет в отчёте — проверьте, проведено ли поступление и на тот ли склад оно оформлено.
Самостоятельно безопасно: вводить и проводить документы текущей даты, создавать элементы справочников, строить отчёты, оформлять корректировки и возвраты по инструкции. К администратору или внедренцу обращайтесь при: изменении настроек учёта, прав доступа, закрытии периода, переносе данных, обновлении конфигурации, массовой обработке документов. Эти операции при ошибке затрагивают всю базу, а не один документ.
Перед любыми массовыми изменениями (групповое перепроведение, загрузка цен из файла) убедитесь, что есть актуальная резервная копия базы. Восстановление из копии — единственный надёжный способ откатить неудачную массовую операцию.
Что важно запомнить
Работа в 1С:Торговля — это аккуратный документооборот: заполненные справочники, документы по цепочке «заказ → поступление/реализация → оплата», своевременные складские ордера и ежедневный контроль через отчёты. Не отключайте контроль остатков, не правьте закрытые периоды и перед массовыми операциями делайте резервную копию.
Частые вопросы
Чем отличается заказ клиента от реализации?
Заказ — это план и резерв: он фиксирует потребность клиента и может зарезервировать товар, но не списывает остатки и не создаёт задолженность. Реализация — факт отгрузки: после её проведения товар списывается со склада, возникает долг клиента и формируются отгрузочные документы.
Почему программа не даёт провести реализацию?
Чаще всего из-за нехватки товара на складе при включённом контроле остатков. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: возможно, поступление не проведено, товар на другом складе или зарезервирован под другой заказ. Также проверьте, не закрыт ли период документа.
Как исправить ошибку в уже проведённом документе?
Если период открыт и по документу нет связанных операций — распроведите, исправьте и проведите заново. Если документ в закрытом периоде или по нему прошли оплаты и отчётность, оформляйте корректировку или возврат текущей датой, согласовав с бухгалтером.
Что делать, если в остатках появился минус?
Найдите позицию с отрицательным остатком и откройте по ней карточку движений (отчёт по товару). Обычно причина — реализация проведена раньше поступления по дате/времени или поступление оформлено на другой склад. Исправьте дату или склад в документах и перепроведите их.
Нужно ли оформлять заказ, если клиент забирает товар сразу?
Не обязательно: при моментальной продаже можно сразу создать реализацию. Но заказ полезен, если нужен резерв товара, согласование цены, частичная отгрузка или контроль неотгруженных продаж — тогда он становится основой для реализации.
Как посмотреть задолженность конкретного клиента?
Откройте отчёт «Задолженность клиентов» (или «Взаиморасчёты с контрагентами») в разделе «Продажи» и установите отбор по контрагенту. Для формальной сверки сформируйте акт сверки взаиморасчётов за нужный период из карточки контрагента или списка документов расчётов.