Торговля и Склад · 9 мин
Как работать в 1С со складом: практические уроки
Пошаговые уроки по работе со складом в 1С: оприходование, отгрузка, перемещение, инвентаризация и отчёты. Разбор типичных ошибок и проверка результатов.
Работа со складом в 1С сводится к нескольким повторяющимся операциям: приём товара от поставщика, размещение его на складе, отгрузка покупателю, перемещение между складами и периодическая инвентаризация. Если понять логику этих документов и порядок их проведения, большинство ежедневных задач решается без привлечения программиста.
Ниже разобраны уроки по основным складским операциям на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроенной роли пользователя, но общая логика документов одинакова.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение складских документов, а в базе заполнены справочники номенклатуры, складов и контрагентов. Без корректно заполненных справочников документы будут проводиться с ошибками или формировать неверные остатки.
Урок 1. Подготовка: склады, номенклатура и права доступа
Начните с проверки справочника складов: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», либо справочник «Склады и магазины» в разделе «Нормативно-справочная информация». Для каждого физического места хранения заведите отдельный склад — это позволит видеть остатки по каждой точке и корректно делать перемещения.
Убедитесь, что в карточке склада правильно указан тип (оптовый, розничный) и при необходимости включён ордерный складской учёт. Ордерная схема разделяет финансовые документы (что купили/продали) и распоряжения на фактическую приёмку/отгрузку — она нужна на средних и крупных складах, но для небольшой базы часто достаточно упрощённого режима.
Проверьте номенклатуру: у каждой позиции должен быть заполнен вид номенклатуры, единица измерения и признак «Товар» (а не «Услуга»). Услуги не попадают в складские остатки, и если товар ошибочно заведён как услуга, оприходование не изменит складские регистры.
Урок 2. Оприходование товара от поставщика
Приход оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Создайте документ, укажите поставщика, договор, склад и заполните табличную часть товарами с количеством и ценами. После заполнения нажмите «Провести» — именно проведение формирует движения по регистрам и увеличивает остаток на складе.
Если накладная пришла в электронном виде (ЭДО), загрузите её через раздел обмена электронными документами — товары и цены подставятся автоматически, останется сверить количество с фактической приёмкой. Расхождения по количеству фиксируйте до проведения документа, а не после.
- 1Откройте «Закупки» → «Приобретение товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните поставщика, договор и склад поступления
- 3Добавьте товары: количество, цена, ставка НДС
- 4Сверьте итоговую сумму с накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остаток отчётом «Остатки товаров на складах»
Признак правильно выполненной операции — товар появился в отчёте по остаткам на нужном складе, а в карточке проведённого документа доступны движения по регистрам (кнопка «Ещё» → «Движения документа»).
Урок 3. Отгрузка и списание товара
Продажа оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Документ уменьшает складской остаток и формирует задолженность покупателя. Если реализация создаётся на основании заказа клиента, товары и цены подставятся из заказа автоматически — используйте кнопку «Создать на основании».
Списание без продажи (порча, недостача, внутреннее потребление) оформляется документом «Списание товаров» или «Внутреннее потребление» в зависимости от конфигурации. Не используйте для этого реализацию на фиктивного контрагента — это исказит отчёты по продажам и дебиторскую задолженность.
Урок 4. Перемещение между складами
Перемещение товара между своими складами оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад и доставка» или «Склад»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. После проведения остаток уменьшится на одном складе и увеличится на другом без изменения общей суммы по компании.
Частая ситуация — товар физически уехал, а документ проведут «потом». Такие разрывы приводят к тому, что отчёт по остаткам не совпадает с фактом, и отгрузки с другого склада блокируются контролем. Договоритесь о правиле: документ проводится в день физического перемещения, а при ордерной схеме — через приходный и расходный ордера по факту.
Урок 5. Инвентаризация: пересчёт и отражение расхождений
Инвентаризация выполняется документом «Пересчет товаров» (в некоторых конфигурациях — через «Инвентаризационная опись» с последующими документами оприходования и списания). Создайте пересчёт по нужному складу, заполните фактические количества и проведите документ — программа сама рассчитает расхождения с учётными остатками.
Работайте с пересчётом только после того, как все приходные и расходные документы за период проведены. Если во время инвентаризации кто-то продолжает отгружать товар с этого склада, данные пересчёта устареют ещё до завершения работы.
Как проверить результат инвентаризации
Отчёт по складу совпадает с фактическим количеством
Расхождения сохраняются — есть непроведённые документы или пересчёт заполнен неверно
Отражены отдельными документами оприходования и списания
Количество исправлено вручную в приходе или реализации задним числом
Урок 6. Контроль остатков: отчёты и типичные ошибки
Основной рабочий отчёт — «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчёты»). Он показывает количество и себестоимость по каждому складу. Для анализа движений по конкретной позиции используйте «Ведомость по товарам на складах» — в ней видно, какими документами сформирован текущий остаток.
Отрицательный остаток — главный сигнал проблемы. Он возникает, когда отгрузка проведена раньше прихода или количество в реализации завышено. Отрицательные остатки искажают расчёт себестоимости и могут привести к ошибкам при закрытии месяца, поэтому их нужно разбирать сразу, а не накапливать.
Урок 7. Как выстроить обучение и закрепить навык
Эффективная последовательность освоения: сначала справочники (склады, номенклатура), затем приход, потом расход, затем перемещение и только в конце — инвентаризация и работа с отчётами. Каждый урок отрабатывайте на копии базы или учебной базе, где ошибка не испортит реальные данные.
Закрепляйте каждую операцию проверкой: выполнили документ — открыли отчёт по остаткам — убедились, что цифра изменилась ожидаемо. Эта привычка важнее скорости ввода: она позволяет поймать ошибку в момент её возникновения, а не в конце месяца.
Как выбрать действие в нестандартной ситуации
Что важно запомнить
Складской учёт в 1С держится на четырёх документах: приход, реализация, перемещение и пересчёт. Проводите документы в хронологическом порядке, не отключайте контроль остатков и проверяйте каждую операцию отчётом «Остатки товаров на складах». Отрицательные остатки разбирайте сразу — это главный индикатор ошибок в учёте.
Частые вопросы
Чем отличается ордерный складской учёт от обычного?
При ордерной схеме финансовый документ (например, реализация) и фактическая отгрузка оформляются разными документами: распоряжением и расходным ордером. Это удобно, когда документы вводит менеджер, а товар отпускает кладовщик. В упрощённом режиме один документ делает и то, и другое — этого достаточно для небольшого склада.
Почему документ не проводится и пишет про нехватку товара?
На указанном складе нет нужного количества в свободном остатке. Проверьте: проведён ли приход, тот ли склад выбран, не зарезервирован ли товар под другие заказы. Отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по позиции покажет реальную картину.
Можно ли исправить проведённый документ задним числом?
Технически можно, если период не закрыт, но это опасно: изменение старого документа пересчитывает все последующие движения и себестоимость. Безопаснее оформить корректировку или складской документ текущей датой с отражением причины.
Как быстро найти, каким документом товар ушёл со склада?
Откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по нужной номенклатуре и складу. В нём перечислены все приходы и расходы с указанием документов-регистраторов — двойной щелчок открывает нужный документ.
Что делать, если физический остаток не совпадает с данными 1С?
Оформите документ «Пересчет товаров» по этому складу, внесите фактические количества и проведите. Программа рассчитает расхождения, которые затем отражаются оприходованием излишков и списанием недостач. Причину расхождения ищите в непроведённых или ошибочно проведённых документах за период.