Торговля и Склад · 10 мин
Как работать в 1С по материалам: пошаговое руководство
Практическое руководство по работе с материалами в 1С: оприходование, перемещение, списание в производство, инвентаризация и отчёты по остаткам на складе.
Учёт материалов — один из базовых участков работы в 1С: от него зависят себестоимость продукции, корректность складских остатков и достоверность бухгалтерской отчётности. Ошибка в документе поступления или списания приводит к расхождениям между учётом и фактическими остатками, которые потом приходится искать вручную.
Материалы в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) учитываются на счёте 10 «Материалы» с разбивкой по субсчетам: сырьё, покупные полуфабрикаты, топливо, инвентарь и хозяйственные принадлежности. Каждая операция оформляется отдельным документом, и программа автоматически формирует проводки и движения по складским регистрам.
Ниже — практический порядок работы: от настройки номенклатуры до инвентаризации и анализа остатков. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Настройка номенклатуры материалов перед началом работы
Любой материал должен быть заведён в справочник «Номенклатура» до первого документа. Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура», создайте новый элемент и укажите: наименование, единицу измерения, вид номенклатуры «Материалы» (или «Сырьё и материалы»), а при необходимости — номенклатурную группу и статью затрат.
Проверьте счета учёта: в 1С:Бухгалтерии они подставляются из настроек вида номенклатуры (обычно 10.01 для сырья, 10.09 для инвентаря). Если счета не заполнены, документы либо не проведутся, либо сформируют проводки на неверные счета — это одна из самых частых причин «битого» учёта.
Для материалов с учётом по партиям, сериям или срокам годности включите соответствующие опции в настройках учёта. В 1С:Бухгалтерии партионный учёт включён по умолчанию (способ списания — ФИФО), в управленческих конфигурациях серии настраиваются в политике учёта склада.
Оприходование материалов на склад
Поступление от поставщика оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» → «Товары (накладная)» в 1С:Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в управленческих конфигурациях. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
После проведения документа проверьте движения: кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») должна показать Дт 10 — Кт 60 на стоимость без НДС и Дт 19 — Кт 60 на сумму налога. Если проводки выглядят иначе — остановитесь и проверьте счета учёта в карточке номенклатуры.
Другие способы оприходования
Материалы могут поступать не только от поставщика. Для излишков при инвентаризации используется «Оприходование товаров», для безвозмездного получения — «Поступление» с соответствующей операцией, для возврата из производства — «Возврат материалов из производства». Каждый документ формирует свои проводки, поэтому подменять их документом поступления от поставщика нельзя.
- 1Проверьте, что номенклатура заведена и счета учёта заполнены
- 2Создайте документ поступления, укажите контрагента, склад и дату по первичным документам
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
- 4Проведите документ и откройте проводки (Дт/Кт)
- 5Сверьте обороты по счёту 10 с бумажной накладной
Перемещение материалов между складами и подразделениями
Внутренние движения оформляются документом «Перемещение товаров» (в 1С:Бухгалтерии — «Склад» → «Перемещение товаров»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список материалов. В бухгалтерском учёте проводка обычно Дт 10 — Кт 10 с разными субконто «Склады», то есть общая стоимость не меняется.
Если материалы передаются в подразделение, которое учитывается как отдельный объект (например, в эксплуатацию), используйте специализированные документы: «Передача материалов в эксплуатацию» для спецодежды и инвентаря. Обычное перемещение в этом случае исказит учёт, потому что не запустит амортизацию стоимости в эксплуатации.
Списание материалов в производство и на затраты
Основной документ — «Требование-накладная» (раздел «Производство» в 1С:Бухгалтерии). В шапке укажите склад, в табличной части — материалы и количество. На закладке «Счёт затрат» задайте счёт списания: 20 «Основное производство», 23, 25, 26 или 44 в зависимости от направления расхода, а также подразделение и статью затрат.
Стоимость списания программа рассчитывает автоматически по методу, заданному в учётной политике (чаще ФИФО или по средней). Ручное изменение суммы в документе не предусмотрено — если итоговая себестоимость кажется неверной, проверяйте партии поступления и последовательность проведения документов.
Списание по спецификации
Если выпуск продукции оформляется документом «Отчет производства за смену», материалы можно списывать автоматически по спецификации (нормам расхода на единицу продукции). Заполните спецификацию в карточке готовой продукции, и при проведении выпуска программа сама сформирует списание сырья. Это исключает ручные ошибки в количестве, но требует актуальных норм расхода.
Инвентаризация материалов
Перед инвентаризацией проведите все документы поступления и списания, иначе расчётные остатки будут недостоверны. Создайте документ «Инвентаризация товаров» (в 1С:Бухгалтерии — «Склад» → «Инвентаризация товаров»), укажите склад и заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» — программа подставит учётные остатки.
В колонку «Количество фактическое» внесите результаты пересчёта. Отклонения программа покажет автоматически. По итогам создайте документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач) — их можно сформировать прямо из инвентаризации кнопкой «Создать на основании».
Как проверить результат инвентаризации
Учётные остатки совпадают с фактическим пересчётом
Расхождения остались — ищите непроведённые документы
Нет отрицательных остатков по складам и номенклатуре
Красные (минусовые) суммы — ошибки в последовательности документов
Списаны на 94 счёт с последующим отнесением на виновных или затраты
Недостача списана сразу на затраты без 94 счёта — нарушение методологии
Отчёты для контроля остатков и движения материалов
Для ежедневного контроля используйте три отчёта. «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10» показывает приход, расход и остатки в суммах и количестве. «Остатки товаров на складах» (в управленческих конфигурациях) даёт оперативную картину без бухгалтерской аналитики. «Анализ счёта» или «Карточка счёта 10» помогает проследить конкретные движения по документам.
Для поиска ошибок полезен отчёт «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по номенклатуре: в нём сразу видно, по какой позиции и на каком складе возник минус. В управленческих конфигурациях также есть отчёт «Движения товара» для трассировки конкретной партии.
Как выбрать действие при расхождении остатков
Частые ошибки и ограничения самостоятельной работы
Главные источники проблем — дубли номенклатуры, ручные операции вместо документов, работа с отключённым контролем остатков и исправление документов «задним числом» без перепроведения последующих. Последнее особенно опасно: изменение поступления за прошлый месяц меняет себестоимость всех последующих списаний, и закрытие месяца нужно выполнять заново.
Самостоятельно безопасно исправлять ошибки текущего периода до закрытия месяца. Корректировка закрытых периодов, восстановление последовательности проведения и исправление налогового учёта (НДС по поступлениям) требуют понимания методологии — при сомнениях лучше привлечь специалиста по 1С, чем накапливать скрытые искажения.
Что важно запомнить
Все движения материалов оформляются документами: поступление — перемещение — списание — инвентаризация. Контролируйте остатки отчётами, не допускайте отрицательных остатков и дублей номенклатуры, а исправления в закрытых периодах выполняйте только с пониманием последствий для себестоимости и налогов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать материалы без документа, просто ручной проводкой?
Технически операция вручную возможна, но она проводит суммы только по бухгалтерским счетам, минуя складские регистры и партии. В результате складской и бухгалтерский учёт разойдутся, а отчёты по остаткам перестанут сходиться. Всегда используйте «Требование-накладную» или «Списание товаров».
Что делать, если программа не даёт провести списание из-за нехватки остатков?
Проверьте отчётом по остаткам, на каком складе и по какой карточке номенклатуры не хватает количества. Частые причины: непроведённое поступление, неверный склад в документе, дубль позиции в справочнике. Устраните причину — не отключайте контроль остатков.
Как списывать канцтовары и хозинвентарь?
Оприходуйте их на счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», затем списывайте «Требованием-накладной» на счёт затрат (26, 44) с нужной статьёй затрат. Малоценные объекты, как правило, списываются в расходы сразу при передаче в эксплуатацию.
Нужно ли перепроводить документы после исправления старого поступления?
Да. Изменение количества или цены в прошлом документе меняет себестоимость всех последующих списаний этой позиции. После исправления перепроведите документы за период (или восстановите последовательность) и повторите закрытие месяца.
Как оформить возврат неиспользованных материалов из цеха на склад?
Используйте документ «Возврат материалов из производства» — он сторнирует затраты и вернёт материалы на счёт 10 по той же партии. Обычной «Требованием-накладной» с обратным направлением оформлять возврат не следует: это исказит аналитику затрат.
Как часто нужно проводить инвентаризацию материалов в 1С?
Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью, а также при смене материально ответственного лица и в иных случаях по законодательству. Практически полезно сверять остатки по активно расходуемым позициям ежемесячно или ежеквартально — так расхождения выявляются раньше и их проще объяснить.