Торговля и Склад · 9 мин
Как работать в 1С с экспедированием: полная инструкция
Практическое руководство по работе с экспедированием в 1С: оформление заявок, маршрутов, рейсов, расчётов с перевозчиками и контроль документов по доставке.
Экспедирование в 1С — это блок учёта, который связывает склад, транспорт и контрагентов: программа фиксирует, какой груз, куда, на каком транспорте и за какую стоимость отправляется. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Управление автотранспортом, 1С:Транспортная логистика) набор документов отличается, но логика одна: заявка → маршрут → рейс → подтверждение доставки → расчёты.
Чтобы работа не превращалась в ручной хаос, важно правильно завести справочники, настроить статусы заказов и понимать, какие документы создают движения по учёту, а какие служат только информационными. Ошибка на этапе заявки приводит к тому, что товар «зависает» на складе, а расчёты с перевозчиком не сходятся с актами.
Ниже разобран полный цикл работы экспедитора в 1С: от подготовки справочников до закрытия рейса и сверки затрат на доставку.
Подготовка справочников перед началом работы
До создания первой заявки проверьте базовые данные. В разделе справочников должны быть заполнены: контрагенты-перевозчики с договорами, адреса доставки покупателей, виды транспортных средств, водители (если учёт ведётся по собственному транспорту) и тарифы на перевозку, если стоимость рассчитывается автоматически.
Адреса доставки лучше хранить в карточках контрагентов в структурированном виде, а не произвольным текстом. Это критично, если используется построение маршрутов или интеграция с картографическими сервисами: программа не сможет определить расстояние по адресу, записанному в свободной форме.
Если компания работает с привлечёнными перевозчиками, заведите для каждого договор с указанием порядка расчёта стоимости: фиксированная ставка за рейс, тариф за километраж или за вес/объём. От этого зависит, как будет формироваться документ расчётов с перевозчиком.
Оформление заявки на перевозку
Заявка на перевозку (в разных конфигурациях — «Заказ на перевозку», «Задание на перевозку», «Транспортная заявка») — отправная точка процесса. Создаётся она либо вручную, либо на основании заказа покупателя или реализации товаров. Ввод на основании предпочтительнее: программа сама подтянет получателя, адрес и состав груза, и связь между документами сохранится для отчётов.
В заявке укажите дату и желаемое время доставки, грузополучателя, адрес, параметры груза (вес, объём, количество мест) и способ перевозки — собственным транспортом или через перевозчика. Если доставка срочная или требует особых условий (температурный режим, гидроборт), зафиксируйте это в комментарии или дополнительных реквизитах.
После заполнения установите заявке рабочий статус — например, «К выполнению» или «Включена в маршрут». Пока заявка в черновом статусе, она не попадёт в планирование рейсов, и склад может не увидеть её в списке на комплектацию.
- 1Откройте заказ покупателя или реализацию и используйте команду «Создать на основании»
- 2Проверьте автоматически подставленные получателя и адрес доставки
- 3Укажите дату отгрузки, параметры груза и способ перевозки
- 4Установите рабочий статус заявки и проведите документ
- 5Сообщите складу номер заявки или проверьте её появление в списке на комплектацию
Формирование маршрутов и рейсов
Когда заявок несколько, их объединяют в маршрутные листы или рейсы. В 1С:Управление автотранспортом и 1С:ERP для этого есть отдельные рабочие места диспетчера: программа показывает заявки, ожидающие распределения, и позволяет назначить транспортное средство и водителя.
При формировании рейса контролируйте загрузку: суммарный вес и объём груза не должны превышать грузоподъёмность и вместимость машины. Большинство конфигураций показывают процент загрузки автоматически, если в справочнике транспорта заполнены характеристики. Превышение — не только нарушение, но и срыв доставки: часть груза придётся снимать с рейса в последний момент.
Для привлечённого транспорта вместо водителя укажите перевозчика и согласованную стоимость рейса. Распечатайте или передайте водителю маршрутный лист с перечнем точек доставки и контактами получателей.
Отгрузка и документы на доставку
После формирования рейса склад оформляет отгрузку: расходные ордера или реализации переводятся в статус отгруженных. Важно, чтобы движения по складу и транспортные документы были связаны — тогда в отчётах видно, какой товар уехал по какому рейсу.
Для каждой точки доставки подготовьте комплект документов: товарная накладная или товарно-транспортная накладная (ТТН), при необходимости — транспортная накладная и сопроводительная ведомость. В 1С печатные формы формируются из документов отгрузки; проверьте, что в них корректно указаны грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик — это три разные роли, и их часто путают.
Если используется электронный документооборот, настройте обмен транспортными накладными с грузополучателями заранее: это сокращает время подтверждения доставки с дней до часов.
Подтверждение доставки и закрытие рейса
После возвращения водителя или получения отметок от получателей рейс нужно закрыть. В программе отметьте по каждой точке: доставлено полностью, доставлено частично или отказ. Частичная доставка и отказы — самые проблемные ситуации: на недоставленный товар оформляется возврат или корректировка реализации, иначе остатки в учёте разойдутся с фактом.
Проверьте, что подписанные документы возвращены и отсканированы (или загружены из ЭДО). Без подтверждающих документов дебиторка по доставке может быть оспорена, а расчёты с перевозчиком — зависнуть.
Как проверить результат
Все заявки в статусе «Доставлено» или с оформленным документом на недовоз
Заявки «висят» в статусе «В пути» несколько дней
Отгруженный товар списан, недовоз возвращён документом
Расхождение между данными склада и рейсом
Подписанные накладные загружены или получены по ЭДО
Нет подтверждения доставки по отдельным точкам
Расчёты с перевозчиками и учёт затрат
По привлечённому транспорту после закрытия рейса оформляется поступление услуг от перевозчика. Сверьте сумму с тарифом в договоре и фактическим маршрутом: дополнительные километры, простой и дополнительные точки должны быть согласованы и зафиксированы отдельно, иначе акт не сойдётся.
Затраты на доставку распределяются на себестоимость продаж или относятся на расходы периода — порядок задаётся учётной политикой. Если стоимость доставки выставляется покупателю отдельной строкой, проверьте, что услуга перевозки корректно отражена в реализации, а не только в транспортных документах.
Для анализа используйте отчёты по рейсам и затратам на транспорт: они показывают стоимость доставки на заказ, загрузку транспорта и долю недовозов. Регулярный просмотр этих показателей помогает вовремя заметить невыгодные маршруты или проблемного перевозчика.
Частые вопросы по экспедированию в 1С
Можно ли вести экспедирование в 1С:Управление торговлей без специализированной конфигурации?
Да, базовые задачи решаются через заказы покупателей со статусами, доставку в реализациях и дополнительные реквизиты. Но полноценного планирования маршрутов, контроля загрузки и расчёта тарифов в УТ нет — для этого нужны 1С:Управление автотранспортом, 1С:Транспортная логистика или ERP с транспортным блоком.
Что делать, если получатель отказался от части товара при доставке?
Зафиксируйте отказ в рейсе по конкретной точке, оформите возврат товаров от покупателя или корректировку реализации на недоставленное количество и оприходуйте товар обратно на склад. Оставлять исходную реализацию без изменений нельзя — зависнут остатки и дебиторская задолженность.
Как контролировать сроки доставки по заявкам?
Используйте рабочее место диспетчера или отчёт по заявкам с отбором по статусам: просроченные заявки видны по сравнению плановой даты доставки с фактической. Настройте в списке заявок выделение цветом документов в статусе «В пути» дольше нормативного срока.
Нужно ли оформлять рейс, если доставку выполняет сам покупатель?
Нет, самовывоз оформляется обычной отгрузкой со склада без транспортных документов. Транспортный блок задействуется только когда компания организует доставку собственным или привлечённым транспортом и несёт за неё ответственность.
Как разделить права между экспедитором, складом и бухгалтерией?
Экспедитору дайте права на транспортные документы и изменение статусов заказов, складу — на ордера и отгрузку, бухгалтерии — на поступления услуг и расчёты. Скрещивание полномочий (например, право экспедитора проводить реализации) — частая причина непреднамеренных изменений учётных данных.
Что важно запомнить
Экспедирование в 1С — это цепочка «заявка → рейс → отгрузка → подтверждение → расчёты». Корректная работа держится на трёх опорах: заполненные справочники, создание документов на основании друг друга и обязательное закрытие рейсов с оформлением недовозов. Контролируйте статусы заявок ежедневно — это главный индикатор проблем в доставке.