Торговля и Склад · 11 мин
Как работать со складом в 1С Бухгалтерия
Пошаговое руководство по складскому учёту в 1С Бухгалтерия: настройка складов, оприходование, перемещение, списание товаров, инвентаризация и отчёты по остаткам.
Складской учёт в 1С Бухгалтерия позволяет отслеживать движение товаров и материалов по нескольким местам хранения, контролировать остатки и корректно формировать себестоимость. В отличие от специализированных конфигураций вроде «Управление торговлей», здесь складской блок проще, но его возможностей достаточно для большинства организаций на общей и упрощённой системах налогообложения.
Чтобы складской учёт работал правильно, недостаточно просто вводить документы поступления и реализации. Нужно заранее настроить функциональность программы, завести справочник складов, определиться с методом списания себестоимости и понимать, какие операции оформляются какими документами. Ошибка на этапе настройки приводит к тому, что остатки по складу не сходятся с фактическими, а исправление занимает часы.
Ниже разобран полный цикл работы: от первоначальной настройки до инвентаризации и анализа остатков. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0 — актуальную версию, с которой работает большинство пользователей.
Включение складского учёта и первоначальная настройка
По умолчанию программа может вести учёт товаров суммовым методом без детализации по складам. Чтобы включить количественный учёт по местам хранения, откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» → «Учёт запасов». Установите флажки «По складам (местам хранения)» и при необходимости «По партиям (документам поступления)». Учёт по партиям нужен, если важно отслеживать себестоимость каждой поставки.
Затем проверьте функциональность: «Администрирование» → «Функциональность» → закладка «Запасы». Здесь должна быть включена опция «Склады» — именно она открывает доступ к справочнику складов и складским документам. Если у организации есть обособленные подразделения, дополнительно включите соответствующую опцию на закладке «Организация».
Метод оценки запасов при выбытии задаётся в учётной политике: «Главное» → «Учётная политика». В программе доступны способы «По средней» и «ФИФО». Выбранный метод влияет на расчёт себестоимости при списании и меняется только с начала года, поэтому определитесь с ним до начала ведения учёта.
Создание складов и заполнение справочников
Справочник складов находится в разделе «Справочники» → «Склады (магазины)». Создайте отдельный элемент для каждого реального места хранения: основной склад, склад готовой продукции, розничный магазин. В карточке склада укажите тип — «Оптовый склад», «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка». От типа зависит, какие счета учёта и документы будут использоваться.
Для розничного склада дополнительно задаётся тип цен продажи, а для неавтоматизированной точки — вариант учёта по стоимости приобретения или по продажной стоимости. Оптовый склад всегда работает в количественно-суммовом учёте по счетам 10, 41, 43.
Параллельно проверьте номенклатуру: «Справочники» → «Номенклатура». У каждой позиции должен быть корректный вид номенклатуры (товары, материалы, продукция, услуги) — от него подставляются счета учёта. Если счета настроены неправильно, документы будут формировать проводки не на те счета, и складские отчёты разойдутся с бухгалтерскими.
Оприходование товаров на склад
Поступление товаров от поставщика оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)». В документе обязательно укажите склад-получатель — если складов несколько, программа не подставит его автоматически. После проведения формируются проводки Дт 41.01 (или 10.01) Кт 60.01 с количественным учётом по выбранному складу.
Первоначальные остатки при старте работы в программе вводятся через «Главное» → «Помощник ввода остатков». Для каждого счёта запасов создаётся документ ввода остатков с указанием склада, номенклатуры, количества и стоимости. Дата ввода остатков должна предшествовать первому рабочему документу — иначе появятся отрицательные остатки.
Если товар появился не от поставщика (излишки при инвентаризации, безвозмездное получение), используйте документ «Оприходование товаров» из раздела «Склад». Он формирует проводку Дт 41 Кт 91.01 с отражением дохода.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
- 2Укажите контрагента, договор и склад-получатель
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учёта в документе (41.01 для товаров, 10.01 для материалов)
- 5Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт» — убедитесь, что склад указан в аналитике проводок
Перемещение, реализация и списание со склада
Перемещение между складами
Внутреннее движение оформляется документом «Перемещение товаров» из раздела «Склад». Указываются склад-отправитель и склад-получатель, табличная часть заполняется номенклатурой и количеством. Проводки формируются внутри одного счёта (например, Дт 41.01 склад 2 Кт 41.01 склад 1), поэтому общая сумма запасов не меняется — меняется только распределение по местам хранения.
Реализация и списание
Продажа оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары (накладная)». При проведении списывается себестоимость по выбранному методу (по средней или ФИФО) и отражается выручка. Списание материалов в производство или на хозяйственные нужды выполняется документами «Требование-накладная» и «Списание товаров» соответственно — в них указывается счёт затрат и склад списания.
Критичный момент: программа по умолчанию разрешает проведение документов при отрицательных остатках, если это не запрещено настройкой. Отрицательные остатки искажают себестоимость, поэтому включите контроль: «Администрирование» → «Проведение документов» → запрет списания запасов при отсутствии остатков по данным учёта.
Инвентаризация склада
Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров» из раздела «Склад». Укажите склад и период, затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётные остатки. В колонку «Количество фактическое» внесите данные пересчёта; программа сама рассчитает отклонения.
На основании инвентаризации создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). Недостача отражается проводкой Дт 94 Кт 41 с последующим отнесением на виновных лиц или расходы — в зависимости от решения по результатам разбирательства.
Перед инвентаризацией обязательно проведите все документы по складу на дату пересчёта, иначе учётные остатки будут неполными и отклонения окажутся ложными.
Отчёты для контроля складских остатков
Основной инструмент контроля — отчёт «Остатки товаров» из раздела «Склад» → «Отчёты». Он показывает количественные и суммовые остатки в разрезе складов и номенклатуры. Для сверки с бухгалтерским учётом используйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 с группировкой по складам («Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»).
Для анализа движения конкретной позиции удобна «Карточка счёта» или отчёт «Анализ остатков товаров». Если нужно найти документ, исказивший остаток, откройте «Отчёты» → «Обороты между субконто» с отбором по складу и номенклатуре — видны все документы, изменившие остаток.
Как проверить результат
Нет отрицательных значений, остатки совпадают с ОСВ по счету 41 в сумме
Минусовые остатки или расхождение сумм между складским отчётом и ОСВ
В проводках Дт 41.01 указан конкретный склад
Склад в аналитике пустой — учёт по складам не работает
Списана сумма, близкая к стоимости приобретения
Себестоимость нулевая или явно искажена — признак списания при минусе
Ограничения складского учёта в 1С Бухгалтерия
Конфигурация не поддерживает адресное хранение (ячейки), ордерную схему документооборота, резервирование товаров под заказы и серийный учёт в полном объёме. Если бизнесу нужны эти возможности, складской блок бухгалтерии становится узким местом, и стоит рассмотреть «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP» с последующей синхронизацией данных с бухгалтерией.
Дополнительное ограничение — розничный учёт в автоматизированной точке требует корректной настройки типов цен и отчётов о розничных продажах; учёт через продажные цены со счётом 42 (торговая наценка) поддерживается, но требует дисциплины при переоценках.
Как выбрать действие
Частые вопросы по работе со складом в 1С Бухгалтерия
Можно ли вести учёт по нескольким складам в базовой версии 1С Бухгалтерия?
Да, количество складов не ограничено ни в одной из версий (базовая, ПРОФ, КОРП). Различия касаются других функций: в базовой версии нельзя вести учёт по нескольким организациям в одной базе и отсутствуют некоторые возможности КОРП-версии, например учёт по обособленным подразделениям.
Почему в отчёте «Остатки товаров» появились отрицательные остатки?
Чаще всего документ списания проведён раньше документа поступления по времени, либо поступление вообще не введено. Найдите проблемную позицию через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складам, восстановите хронологию документов и включите запрет списания при отсутствии остатков, чтобы ситуация не повторялась.
Как списать испорченный товар со склада?
Используйте документ «Списание товаров» из раздела «Склад». Укажите склад, номенклатуру, количество и счёт списания — обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с дальнейшим отнесением на расходы или виновных лиц. Если порча выявлена инвентаризацией, создайте списание на основании документа «Инвентаризация товаров».
Чем перемещение товаров отличается от реализации между своими подразделениями?
Перемещение — это внутренний документ внутри одной организации: меняется только склад аналитики, выручки и НДС не возникает. Если товар передаётся другому юридическому лицу (даже из вашей группы компаний), это уже реализация с налоговыми последствиями, и оформлять её перемещением нельзя.
Нужно ли перепроводить документы после изменения поступления задним числом?
Да. Себестоимость при методе «по средней» и ФИФО зависит от последовательности документов. После изменения документа прошлого периода воспользуйтесь обработкой «Закрытие месяца» с перепроведением документов или механизмом «Проведение документов» из раздела «Операции», чтобы пересчитать себестоимость последующих списаний.
Как посмотреть, кто и когда изменил складской документ?
Откройте журнал документа и используйте «Ещё» → «История изменений» (если включено версионирование объектов в разделе «Администрирование»). Без версионирования доступен только журнал регистрации: «Администрирование» → «Журнал регистрации» — там видны события записи и проведения с указанием пользователя.
Что важно запомнить
Складской учёт в 1С Бухгалтерия строится на трёх опорах: включённый учёт по складам в настройках, корректно заполненные справочники складов и номенклатуры, дисциплина ввода документов в хронологическом порядке. Запретите списание при минусе, регулярно сверяйте отчёт «Остатки товаров» с ОСВ по счетам запасов и проводите инвентаризации — тогда остатки в программе будут совпадать с реальными.