Торговля и Склад · 11 мин
Как работает 1С:Торговля и склад: устройство и практика учёта
Как устроена 1С:Торговля и склад: товары, цены, закупки, продажи, остатки и отчёты. Практическое руководство по настройке и ежедневной работе.
«1С:Торговля и склад» — одна из самых известных конфигураций для учёта товарных операций. Сегодня под этим названием чаще всего понимают либо классическую конфигурацию «Торговля и склад» на платформе 1С:Предприятие 7.7, либо её современного наследника — «1С:Управление торговлей» на платформе 8.3. Логика работы в обоих решениях строится одинаково: справочники товаров и контрагентов, документы движения товара и денег, регистры остатков и отчёты для анализа.
Система работает по принципу «документ → движение по регистрам → отчёт». Каждая хозяйственная операция (поступление товара, отгрузка, оплата, перемещение между складами) оформляется документом. При проведении документ записывает данные в регистры — специальные таблицы накопления, из которых потом строятся отчёты: остатки на складах, взаиморасчёты, продажи, валовая прибыль.
Понимание этой цепочки важно практически: если в отчёте неверная цифра, искать ошибку нужно не в отчёте, а в документах, которые сформировали движения. Ниже разберём, как устроены основные блоки системы и как выстроить работу без типичных ошибок.
Из чего состоит система: справочники, документы, регистры
Фундамент учёта — справочники. Ключевые из них: «Номенклатура» (карточки товаров и услуг), «Контрагенты» (поставщики и покупатели), «Склады», «Договоры», «Валюты». Карточка товара хранит наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС, штрихкод, а в «Управлении торговлей» — ещё вид номенклатуры, характеристики и серии, если они используются.
Документы фиксируют события: «Поступление товаров», «Реализация товаров», «Перемещение», «Инвентаризация», «Поступление оплаты», «Списание». Документ имеет два состояния — проведён и не проведён. Только проведённый документ влияет на остатки и взаиморасчёты.
Регистры — промежуточный слой, куда документы пишут свои движения. Например, регистр «Товары на складах» хранит количественные остатки в разрезе номенклатуры и склада, а регистр взаиморасчётов — долги по контрагентам. Отчёты просто читают регистры и группируют данные.
Как завести товары и настроить цены
Начните с иерархии номенклатуры: создайте папки-группы по логике вашего ассортимента (например, «Электроинструмент → Дрели»), чтобы отчёты и подбор товара в документы были удобными. В карточке товара обязательно укажите единицу измерения и ставку НДС — от этого зависят печатные формы и налоговые документы.
Если товар имеет варианты (размер, цвет), в «Управлении торговлей» включите использование характеристик в виде номенклатуры, а не создавайте отдельные карточки на каждый вариант — иначе справочник раздуется и аналитика продаж по модели станет невозможной.
Цены в 1С хранятся отдельно от карточки товара и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Можно вести несколько типов цен: закупочная, оптовая, розничная. Розничную цену удобно рассчитывать от закупочной с наценкой в процентах — документ умеет делать это автоматически по кнопке расчёта.
- 1Создайте карточку в справочнике «Номенклатура», укажите единицу измерения и ставку НДС
- 2При необходимости включите характеристики или серии в виде номенклатуры
- 3Введите начальный остаток документом «Оприходование» или первым поступлением
- 4Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
- 5Проверьте: товар подбирается в документ продажи и цена подставляется автоматически
Закупка: от заказа поставщику до оприходования
Цепочка закупки обычно выглядит так: «Заказ поставщику» → «Поступление товаров» → «Оплата поставщику». Заказ не обязателен, но полезен: он резервирует потребность и позволяет контролировать, что поставщик привёз именно то и в том количестве, что заказывали.
Документ поступления увеличивает остаток на складе и формирует долг перед поставщиком. Заполняйте его на основании заказа — так меньше ошибок в количестве и ценах. Обязательно сверяйте цены в документе с накладной поставщика: именно эти цены лягут в себестоимость и повлияют на расчёт прибыли.
Оплата оформляется банковскими документами («Списание с расчётного счёта») или кассовыми («Расходный кассовый ордер»). После оплаты долг по взаиморасчётам закрывается. Если оплату внесли авансом, система зачтёт аванс при проведении поступления.
Продажа: заказ, реализация и контроль оплаты
Продажа оформляется цепочкой «Заказ покупателя» → «Реализация товаров» → «Поступление оплаты». При проведении реализации система списывает товар со склада, рассчитывает себестоимость (по методу FIFO или по средней — зависит от настроек учётной политики) и фиксирует задолженность покупателя.
Если товара на остатке нет, поведение зависит от настройки контроля остатков: система либо запретит проведение, либо проведёт документ в минус. Продажа «в минус» — частая причина искажённой себестоимости, потому что списывать нечего и себестоимость рассчитывается некорректно.
Для розницы используется «Отчёт о розничных продажах» или рабочее место кассира (РМК) с фискальным регистратором. В этом случае продажи фиксируются по итогам смены, а выручка приходуется в кассу автоматически.
Складской учёт: остатки, перемещения, инвентаризация
Остатки смотрятся отчётом «Остатки товаров на складах» (в разных версиях название может отличаться). Отчёт показывает количество по каждому складу и в целом по компании. Если складов несколько, движение между ними оформляется документом «Перемещение товаров» — общий остаток при этом не меняется.
Инвентаризация делается документом «Инвентаризационная опись»: система заполняет учётные остатки, вы вносите фактические, а расхождения оформляются документами «Оприходование» (излишки) и «Списание» (недостача). Проводить инвентаризацию стоит регулярно, хотя бы по проблемным группам товаров.
Для контроля резервов полезен отчёт, показывающий свободный остаток: остаток минус зарезервированное под заказы покупателей количество. Именно свободный остаток, а не полный, нужно учитывать при обещании сроков клиентам.
Как проверить состояние складского учёта
Нет отрицательных позиций ни по одному складу
Красные (минусовые) строки — продажи в минус или непроведённые поступления
Свободный остаток меньше или равен полному
Свободный остаток отрицательный — резервов больше, чем товара
Расхождения в пределах естественной погрешности учёта
Систематические недостачи по одним и тем же позициям
Взаиморасчёты и отчёты для управления
Взаиморасчёты с контрагентами ведутся по договорам. Отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность покупателей» показывает, кто и сколько должен вам и кому должны вы. Долг удобно анализировать по срокам возникновения — так видно просроченную задолженность.
Ключевые управленческие отчёты: «Продажи» (обороты по товарам, клиентам, менеджерам), «Валовая прибыль» (выручка минус себестоимость), «Анализ доступности товаров». Если цифры в отчёте о прибыли выглядят странно, в первую очередь проверяйте отрицательные остатки и корректность цен в поступлениях — это две главные причины искажений.
Для регулярного контроля настройте расписание: ежедневно — остатки и касса, еженедельно — дебиторка, ежемесячно — прибыль и оборачиваемость. Такая дисциплина позволяет ловить ошибки в документах до того, как они исказят месячную отчётность.
Ограничения старой версии и когда переходить на «Управление торговлей»
Классическая «1С:Торговля и склад 7.7» давно снята с полноценной поддержки: в ней нет актуальных форм счетов-фактур, электронного документооборота с операторами, современных механизмов НДС и маркировки. Для действующего бизнеса её использование создаёт риски несоответствия требованиям законодательства.
«1С:Управление торговлей» редакции 11 — актуальная замена: поддерживает ЭДО, маркировку «Честный знак», работу с торговым оборудованием, гибкие скидки, CRM-функции и регулярно обновляется под изменения законодательства. Переход выполняется штатной обработкой переноса данных, но требует проверки корректности переноса остатков и справочников.
Как выбрать действие
FAQ
Чем «Торговля и склад» отличается от «Управления торговлей»?
«Торговля и склад» — конфигурация на устаревшей платформе 1С:Предприятие 7.7, снятая с полной поддержки. «Управление торговлей» — современное решение на платформе 8.3 с актуальными формами документов, ЭДО, маркировкой и регулярными обновлениями. Логика учёта похожа, но функциональность и соответствие законодательству различаются принципиально.
Почему в отчёте о прибыли нереалистично большая маржа?
Чаще всего причина — продажи товара, которого не было на остатке: себестоимость по таким позициям рассчитывается некорректно или равна нулю. Проверьте отчёт по остаткам на отрицательные значения и восстановите последовательность проведения документов.
Можно ли вести несколько складов и видеть общий остаток?
Да. Каждый документ привязывается к конкретному складу, а отчёты умеют группировать остатки как по складам, так и в целом по организации. Движение товара между складами оформляется документом «Перемещение товаров».
Как исправить ошибку в прошлом месяце, если период уже закрыт?
Не редактируйте старый документ напрямую — это пересчитает себестоимость и отчётность. Используйте корректировочные документы текущей датой со ссылкой на исправляемый документ: так история сохраняется, а исправление отражается в текущем периоде.
Обязательно ли использовать заказы поставщикам и покупателей?
Нет, можно работать сразу документами поступления и реализации. Но заказы дают контроль: видно, что ещё не поставлено, что зарезервировано под клиентов и какой остаток реально свободен для продажи.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки товара?
Сначала проверьте, все ли поступления по этому товару проведены и на тот ли склад они оформлены. Если поступления в порядке, а остатка не хватает — вероятно, есть ошибка в количестве продажи или неучтённое списание. Проводить «в минус», отключая контроль, стоит только как временную меру с последующим разбором.
Что важно запомнить
Учёт в 1С:Торговля и склад строится на цепочке «справочники → документы → регистры → отчёты». Корректные остатки и прибыль обеспечиваются тремя вещами: аккуратным ведением номенклатуры, своевременным проведением поступлений до продаж и регулярной сверкой остатков и взаиморасчётов. Ошибки прошлых периодов исправляйте корректировочными документами, а не правкой задним числом.