Как проводится возврат товара поставщику в 1С

Возврат товара поставщику — типовая операция в учете: брак, несоответствие комплектации, пересорт, непроданные остатки по договору. В 1С для этого предусмотрен отдельный документ, который корректно списывает товар со склада, закрывает взаиморасчеты и отражает налоговые операции. Ошибки при оформлении приводят к зависшим остаткам, расхождениям в расчетах с контрагентом и проблемам с НДС.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP используется документ «Возврат товаров поставщику», в 1С:Бухгалтерии 8 — тот же документ, но с упрощенной схемой без статусов и заказов. Логика везде одинаковая: документ создается на основании поступления, в него подбирается возвращаемый товар, указывается цена и сумма, после проведения формируются проводки по списанию и уменьшению задолженности поставщика.

Ниже разобраны подготовка, пошаговое оформление, особенности НДС, работа с расчетами и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерию 8.3 — наиболее распространенные конфигурации для торговых компаний.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что исходное поступление проведено в базе и по нему нет полного списания товара. Если товар уже продан или списан, возврат оформить можно, но при проведении возникнет отрицательный остаток на складе — программа либо запретит проведение (при включенном контроле остатков), либо создаст минус, который придется разбирать отдельно.

Проверьте договор с поставщиком: в нем должна быть предусмотрена возможность возврата. Для учета в 1С это влияет на выбор основания и комментария в документе, а для бухгалтерии — на квалификацию операции (возврат по качеству, по соглашению сторон, реализация обратная). От этого зависит и порядок отражения НДС.

Также уточните, какой склад участвует в операции. Если товар лежит на нескольких складах, возврат оформляется с того склада, где физически находится возвращаемый товар. При ордерной схеме склада потребуется дополнительно расходный ордер — об этом ниже.

Создание документа «Возврат товаров поставщику»

Самый надежный способ — создать возврат на основании документа поступления. Откройте нужное «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11), нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, цены и табличную часть с товарами из поступления.

Если поступление в базе отсутствует (например, товар принят давно или данные перенесены), документ можно создать вручную: раздел «Закупки» (в БП — «Покупки») → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». В этом случае контрагента, договор и товары придется указать самостоятельно, а цены подставятся из последних закупочных или из карточки номенклатуры — проверьте их вручную.

Заполнение табличной части

В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и скорректируйте количество. Цены должны соответствовать ценам поступления — иначе возникнет разница в расчетах, которую придется объяснять. Если возвращается часть количества по строке, просто измените число в колонке «Количество».

Обратите внимание на поле «Документ поступления» в строке (в УТ 11 оно может быть скрыто — включите через «Еще» → «Изменить форму» или оно заполнится автоматически при создании на основании). Эта ссылка обеспечивает корректное закрытие партии и расчетов.

1. 1
   Откройте документ поступления, по которому пришел товар
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Проверьте склад, контрагента и договор в шапке документа
4. 4
   Скорректируйте табличную часть: оставьте только возвращаемые позиции и количество
5. 5
   Сверьте цены и суммы с документом поступления
6. 6
   Укажите причину возврата в комментарии или специальном поле
7. 7
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или отчету по проводкам

Проводки и движения документа

При проведении возврата в 1С:Бухгалтерии формируются проводки, обратные поступлению: дебет 60.01 (расчеты с поставщиком) — кредит 41.01 (товары на складах) на стоимость возвращаемого товара. Если НДС был принят к вычету, дополнительно формируется запись по восстановлению или сторнированию вычета — в зависимости от ситуации.

В УТ 11 и ERP документ делает движения по регистрам товаров на складах, расчетов с поставщиками и себестоимости. Себестоимость списывается по стоимости партии поступления, если указана ссылка на поступление; без нее — по средней, что может дать отклонение от цены возврата.

Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа (в БП) или через отчеты «Ведомость по товарам на складах» и «Расчеты с партнерами» (в УТ). Остаток товара должен уменьшиться на возвращенное количество, а задолженность перед поставщиком — на сумму возврата.

Контрольные точки

Как проверить результат проведения

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился ровно на возвращенное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или появился отрицательный минус

Расчеты с поставщиком

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму возврата

Тревожный признак

Сумма возврата «висит» незакрытой авансом или долгом

Проводки по НДС

Норма

Сформирована корректировочная запись или сторно вычета

Тревожный признак

НДС по возврату вообще не отразился в учете

НДС при возврате товара поставщику

Налоговый аспект — самая частая причина ошибок. Если покупатель и поставщик — плательщики НДС, то при возврате товара (в том числе бракованного) покупатель, как правило, выставляет поставщику счет-фактуру на возвращаемый товар, поскольку возврат квалифицируется как обратная реализация. В 1С:Бухгалтерии счет-фактура создается на основании документа возврата кнопкой «Выписать счет-фактуру».

Если товар не был принят к учету (например, брак выявлен при приемке и товар не оприходован), НДС к вычету не принимался — тогда достаточно корректировки от поставщика, и обратной реализации не возникает. Этот сценарий оформляется через уменьшение количества в поступлении или корректировку поступления, а не через отдельный возврат.

При возврате после принятия товара на учет в книге продаж покупателя появляется запись по счету-фактуре на возврат, а поставщик отражает вычет у себя. Если вы применяете УСН или освобождены от НДС, счет-фактура не выставляется — операция отражается только в бухгалтерском учете.

Возврат при ордерной схеме склада

Если склад работает по ордерной схеме, финансовый документ «Возврат товаров поставщику» и фактическое движение товара разделены. После проведения возврата товар переходит в статус «к отбору», и кладовщик оформляет «Расходный ордер на товары» — именно он подтверждает физическую отгрузку товара поставщику.

Ордер создается из рабочего места «Отгрузка» или на основании возврата. Пока расходный ордер не проведен в статусе «Отгружен», товар числится на складе в остатках как зарезервированный к отгрузке. Расхождение между возвратом и ордером видно в отчете «Оформление накладных и ордеров» — контролируйте его, чтобы не оставалось незакрытых распоряжений.

Возврат денег и зачет задолженности

Если товар был оплачен, после возврата у поставщика образуется долг перед вами. Есть два варианта закрытия: поставщик возвращает деньги (в 1С оформляется «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика») либо сумма зачитывается в счет будущих поставок — тогда она остается как аванс поставщику.

При зачете вручную проверьте, чтобы возврат и оплата были связаны одним договором и одной расчетной сущностью (заказом или накладной). В УТ 11 зачет авансов выполняется автоматически при проведении новых поступлений, если включена соответствующая настройка расчетов, либо через документ «Зачет задолженности» (в БП — «Корректировка долга»).

Альтернатива: корректировка поступления вместо возврата

Не каждое уменьшение поставки — это возврат. Если товар физически не принимался на склад (брак выявлен при разгрузке, недовложение), корректнее оформить «Корректировку поступления» с видом «Корректировка по согласованию сторон» на основании исходного поступления. Она уменьшит количество и сумму поступления, а поставщик выставит корректировочный счет-фактуру.

Критерий выбора простой: товар принят к учету и потом возвращается — это возврат; товар не принят или исправляется ошибка в первичке — это корректировка. Смешение этих документов — частая причина расхождений в регистрах НДС.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Товар оприходован на склад, а потом возвращается поставщикуОформляйте «Возврат товаров поставщику» и выставляйте счет-фактуру

Брак или недостача выявлены при приемке, товар не принят к учетуОформляйте «Корректировку поступления» по согласованию сторон

Нужно исправить цену или количество из-за ошибки в документах поставщикаИспользуйте корректировку поступления, а не возврат

Возвращается тара или оборудование, не списанное с балансаПроверьте учет по забалансовым счетам — схема отличается от возврата товара

Частые вопросы по возврату поставщику в 1С

Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?

Да, сам возврат создается текущей датой и ссылается на старое поступление — редактировать закрытый период не нужно. Но если требуется корректировка прошлого периода, потребуется снятие даты запрета редактирования, что должен согласовать бухгалтер, поскольку это влияет на уже сданную отчетность.

Что делать, если при проведении возврата появляется ошибка о нехватке товара?

Проверьте остаток по отчету «Остатки товаров на складах» с отбором по складу и номенклатуре из возврата. Частые причины: товар уже продан, списан или находится на другом складе. Если товар числится, но проведение не проходит — проверьте резервы под заказы и характеристики/серии номенклатуры.

Как вернуть только часть товара из одной строки поступления?

Создайте возврат на основании поступления и в табличной части измените количество в нужной строке на фактически возвращаемое. Лишние строки удалите. Цену менять не нужно — сумма пересчитается автоматически.

Нужно ли выставлять счет-фактуру при возврате, если мы на УСН?

Нет. Организация на УСН не является плательщиком НДС, поэтому счет-фактура на возврат не выставляется. Поставщик в этом случае оформляет корректировку или принимает вычет на основании своих документов, а у вас операция отражается только в бухгалтерском учете.

Почему после возврата в расчетах с поставщиком висит аванс?

Если товар был оплачен, возврат уменьшает задолженность, и оплата превращается в аванс поставщику. Это нормально: сумма либо зачтется при следующих поступлениях, либо закрывается документом возврата денежных средств. Проверьте детальные расчеты по договору, чтобы убедиться, что суммы совпадают.