Торговля и Склад · 11 мин
Как проводить розничную продажу в 1С
Как оформить розничную продажу в 1С: чек ККМ, отчет о розничных продажах, ручная и автоматизированная точка, закрытие смены, возвраты и типичные ошибки кассира.
Розничная продажа в 1С оформляется двумя основными способами: через документ «Чек ККМ» на автоматизированном рабочем месте кассира или через «Отчет о розничных продажах», когда фиксация идет суммой по итогам смены. Выбор зависит от того, подключен ли к программе фискальный регистратор и ведется ли поштучный учет каждой операции на кассе.
Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика документов и движения по регистрам везде одинаковая: чек списывает товар со склада розничной точки, формирует выручку и наличные деньги в кассе ККМ.
Перед началом работы проверьте три вещи: создан ли склад с типом «Розничный магазин», настроена ли касса ККМ с привязкой к фискальному регистратору и заведены ли виды цен для розницы. Без этого чек либо не проведется, либо уйдет с нулевой ценой, что исказит себестоимость и маржу.
Подготовка: настройка склада, кассы и цен
Откройте справочник складов и убедитесь, что для торговой точки создан склад с типом «Розничный магазин». В карточке склада указывается, является ли точка автоматизированной (АТТ) или неавтоматизированной (НТТ) — от этого зависит, какими документами будут оформляться продажи. Для АТТ продажи фиксируются чеками, для НТТ — суммовым отчетом.
Далее настройте кассу ККМ в разделе «Продажи» → «Кассы ККМ». В карточке кассы привяжите фискальный регистратор (оборудование подключается через «Администрирование» → «Подключаемое оборудование»), укажите организацию и склад. Если эквайринговый терминал тоже подключен к 1С, добавьте договор эквайринга — тогда оплата картой будет фиксироваться автоматически.
Цены для розницы задаются документом «Установка цен номенклатуры» по виду цен «Розничная». Проверьте, что цены актуальны на дату продажи: чек берет цену, действующую на момент пробития. Если цена не установлена, строка уйдет с нулем, и это придется исправлять ручной корректировкой.
Продажа через чек ККМ на автоматизированной точке
Рабочее место кассира (РМК) открывается из раздела «Продажи» → «Чеки ККМ» → кнопка «Рабочее место кассира», либо через специальный интерфейс РМК в 1С:Рознице. Перед началом торговли кассир открывает кассовую смену — программа отправляет команду на фискальный регистратор и печатает отчет об открытии смены.
Продажа выполняется так: кассир сканирует штрихкод или подбирает товар поиском, программа подставляет цену и рассчитывает скидки по настроенным правилам. Затем выбирается форма оплаты — наличные, платежная карта или смешанная оплата. После подтверждения чек фискализируется, покупателю передается бумажный или электронный чек, а документ в 1С проводится автоматически.
Проведенный чек делает три вещи: списывает товар с розничного склада, увеличивает остаток денег в кассе ККМ (по наличной части) и формирует выручку. Если чек пробит, но не провелся из-за ошибки — например, не хватило остатка при включенном контроле — он остается в статусе «Отложенный» или «Пробитый, не проведен», и его нужно обработать вручную.
- 1Откройте кассовую смену в начале рабочего дня
- 2Добавьте товары в чек сканером или подбором
- 3Проверьте цены и примените скидку при необходимости
- 4Выберите форму оплаты: наличные, карта или смешанная
- 5Пробейте чек и передайте его покупателю
- 6Убедитесь, что документ проведен без ошибок
Продажа через отчет о розничных продажах
На неавтоматизированной точке, где нет прямой связи кассы с 1С, продажи фиксируются суммарно документом «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»). Документ создается по итогам дня или смены: в табличную часть вносятся проданные товары с количеством и ценами, либо вводится общая сумма выручки при суммовом учете.
Если на точке стоит онлайн-касса, не подключенная к 1С, данные за день берутся из Z-отчета кассы и вносятся в документ вручную. При количественном учете важно сверить проданный ассортимент с фактическими остатками — расхождения обычно означают ошибки в приемке или недостачу.
Тот же документ используется и на автоматизированных точках как итоговый: в Управлении торговлей после закрытия смены чеки за день могут сворачиваться в «Отчет о розничных продажах» для формирования бухгалтерских проводок. Настройка определяется учетной политикой и параметрами склада.
АТТ или НТТ: что выбрать
Подходит при работающем фискальном регистраторе, подключенном к 1С. Дает точный поштучный учет, контроль скидок и кассиров, но требует настройки оборудования.
Подходит для небольших точек и выездной торговли. Проще в работе, но учет менее детален, а ошибки ввода выявляются только при инвентаризации.
Оплата картой, сертификатами и смешанная оплата
Оплата платежной картой оформляется прямо в чеке: кассир выбирает вид оплаты «Платежная карта», указывает сумму, и при подключенном эквайринговом терминале операция уходит в банк автоматически. Если терминал автономный, кассир пробивает сумму на терминале отдельно и в чеке выбирает тип оплаты вручную — здесь важно сверять итоги дня по слип-чекам с данными 1С.
При смешанной оплате сумма чека разбивается на части: часть наличными, часть картой. Программа контролирует, чтобы сумма оплат совпадала с суммой чека, иначе фискализация не пройдет. Сдача считается только по наличной части.
Подарочные сертификаты в типовых конфигурациях реализованы как отдельный вид оплаты или как товар с последующим зачетом. Продажа сертификата оформляется чеком, а прием его в оплату — выбором соответствующего вида оплаты. Настройте учет сертификатов заранее, иначе выручка будет завышена: деньги получены при продаже сертификата, а не при обмене его на товар.
Возврат товара от розничного покупателя
Возврат в день покупки оформляется документом «Чек ККМ» с видом операции «Возврат» или сторнированием чека до закрытия смены — в зависимости от конфигурации. Кассир находит исходный чек по номеру или штрихкоду, создает возврат на его основании, и программа переносит товары и суммы автоматически.
Возврат на следующий день и позже, когда смена уже закрыта, оформляется отдельным чеком возврата с указанием реквизитов первоначальной покупки. Деньги выдаются из кассы документом «Расходный кассовый ордер» или через операцию возврата на карту при безналичной оплате — возврат наличными за покупку, оплаченную картой, создает риск претензий при проверке.
Товар при возврате приходуется обратно на розничный склад. Если товар некондиционный, верните его на отдельный склад брака или оформите последующее списание — иначе он снова попадет в продажу как полноценный остаток.
Закрытие смены и сверка итогов
В конце рабочего дня кассир выполняет закрытие кассовой смены из РМК или списка чеков. Программа формирует Z-отчет на фискальном регистраторе, и все чеки смены получают финальный статус. После этого создается документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ», если наличные инкассируются, и «Отчет о розничных продажах» — если это предусмотрено настройкой.
Сверка итогов включает три контрольные точки: сумма наличной выручки по Z-отчету должна совпадать с остатком в кассе ККМ в 1С, безналичная выручка — с итогом по эквайрингу, а списанные товары — с фактическими остатками. Расхождения по наличным обычно означают ошибку в сдаче или неоформленную выемку, расхождения по эквайрингу — чек, пробитый только на терминале или только в 1С.
Как проверить результат смены
Остаток кассы ККМ в программе равен фактической сумме в денежном ящике с учетом разменного фонда
Разница без документального объяснения — ищите непроведенный чек или ошибку в сдаче
Сумма оплат картой в чеках совпадает со сводным слип-отчетом терминала
Есть чеки в 1С без транзакции в банке или наоборот
Проданное по чекам количество соответствует уменьшению остатков склада
Отрицательные остатки или товар списался не с того склада
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за подготовительных настроек, а не самой продажи. Нулевые цены, минусовые остатки и непроведенные чеки — следствия, которые дешевле предотвратить, чем исправлять задним числом, когда чек уже ушел в ОФД.
Для контроля включите запрет отрицательных остатков по розничному складу и настройте права кассиров: ограничение на ручные скидки, отмену чеков и возвраты без основания снижает потери от злоупотреблений. Регулярная инвентаризация розничного склада — единственный надежный способ поймать накопленные расхождения.
Что важно запомнить
Настройте розничный склад, кассу ККМ и цены до начала торговли. Продажи на АТТ оформляйте чеками ККМ, на НТТ — отчетом о розничных продажах. Закрывайте смену ежедневно и сверяйте наличные, эквайринг и остатки. Ошибку проведения исправляйте до повторного пробития чека.
Частые вопросы
Чем чек ККМ отличается от реализации товаров и услуг?
Чек ККМ предназначен для розничной продажи физическому лицу с фискализацией на онлайн-кассе и списывает товар с розничного склада. «Реализация товаров и услуг» — документ оптовой продажи контрагенту с договором, счетом и отсрочкой оплаты. Использовать реализацию для розницы некорректно: не будет связи с кассой ККМ и фискальным чеком.
Что делать, если чек пробит на кассе, но не провелся в 1С?
Откройте список чеков и найдите документ со статусом ошибки. Посмотрите сообщение: обычно это нехватка остатка или незаполненная цена. Исправьте причину (переместите товар, установите цену), затем проведите чек. Повторно пробивать его на фискальном регистраторе нельзя — фискальные данные уже отправлены.
Как оформить продажу, если интернет пропал?
Онлайн-касса может работать в автономном режиме: чеки накапливаются в фискальном накопителе и уйдут в ОФД при восстановлении связи. В 1С продолжайте пробивать чеки в обычном порядке, если сама программа доступна локально. Учтите ограничение по сроку автономной работы фискального накопителя — при длительном отсутствии связи касса заблокируется.
Можно ли пробить чек на прошлую дату?
Фискальный чек всегда фиксируется текущей датой и временем кассы — «задним числом» пробить его невозможно. Если продажа не была зафиксирована вовремя на неавтоматизированной точке, внесите ее в «Отчет о розничных продажах» нужной датой, но фискальная часть при этом оформляется по правилам работы вашей кассы.
Как учесть скидку постоянному покупателю?
Настройте скидки в разделе маркетинга: накопительные, по дисконтной карте или на условиях акции. В чеке кассир считывает карту покупателя, и программа применяет скидку автоматически. Ручные скидки в чеке лучше ограничить правами — это снижает риск злоупотреблений и упрощает анализ маржи.
Нужен ли отдельный склад для каждой розничной точки?
Да, для каждой физической точки создается свой розничный склад и своя касса ККМ. Это обеспечивает корректное списание остатков, раздельную сверку выручки и понятную аналитику продаж по магазинам. Объединение нескольких точек в один склад приводит к невозможности инвентаризации каждой из них в отдельности.