Как проводить ревизию в 1С:Розница

Ревизия (инвентаризация) в 1С:Розница проводится через типовую цепочку документов: приказ на пересчёт, инвентаризационная опись, пересчёт товаров и итоговые документы списания или оприходования. Конфигурация позволяет сравнить учётные остатки с фактическими, выявить недостачи и излишки и корректно отразить их в учёте без ручного редактирования регистров.

Главная ошибка начинающих пользователей — попытка «подправить» остатки напрямую через оприходование или списание без инвентаризационной процедуры. Такой подход ломает аналитику: теряется связь с приказом на ревизию, невозможно увидеть, по какому событию изменились остатки, а отчёты по пересортице и недостачам становятся недостоверными.

Ниже разобран полный цикл ревизии в типовой 1С:Розница: подготовка базы, создание документов, ввод фактических количеств вручную и через терминал сбора данных, обработка расхождений и типичные ошибки. Инструкция применима к редакциям 2.x и 3.x — названия разделов могут немного отличаться, но логика документов одинакова.

Подготовка базы перед ревизией

Корректность ревизии на 90% зависит от подготовки. Учётные остатки в программе должны отражать реальное состояние дел на момент начала пересчёта, иначе расхождения будут ложными, и вы потратите время на разбор чужих ошибок вместо реальной инвентаризации.

Перед стартом проверьте, что все документы движения товара по ревизуемому складу (магазину) проведены: поступления, перемещения, реализации, возвраты, списания. Непроведённые или помеченные на удаление документы не участвуют в остатках и искажают картину. Удобно открыть отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и сверить его с ожиданиями.

Если ревизия проводится в работающем магазине, договоритесь о «заморозке» операций на время пересчёта: продажи и приёмки по складу в этот момент создадут расхождения между описью и фактом. В типовой конфигурации при создании приказа можно указать дату учётных остатков — все последующие движения в пересчёт не попадут, но физически товар всё равно должен быть неподвижен.

Создание приказа на проведение пересчёта

Ревизия в 1С:Розница начинается с документа «Приказ на проведение пересчета товаров». Он находится в разделе «Склад» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Склад и доставка») в группе документов инвентаризации. Приказ фиксирует склад, дату начала и окончания пересчёта и служит контейнером для всех связанных документов.

В шапке документа укажите магазин/склад, по которому проводится ревизия. Если инвентаризируется только часть ассортимента (например, одна товарная группа или отдельный стеллаж), это задаётся позже — на уровне описи или отборов при заполнении. Дату учётных остатков установите на момент, когда фактически начинается пересчёт.

Один приказ может охватывать несколько описей — это удобно для больших магазинов, где пересчёт ведут несколько сотрудников по зонам. Каждая опись привязывается к своему приказу, и по нему потом сводится общий результат.

Формирование инвентаризационной описи

На основании приказа создаётся документ «Инвентаризационная опись товаров». Он заполняется учётными остатками на указанную дату — нажмите «Заполнить» и выберите вариант заполнения по остаткам на складе. В табличную часть попадут все товары с ненулевым учётным количеством.

Если нужна частичная ревизия, перед заполнением настройте отбор: по товарной группе, поставщику, виду номенклатуры или произвольному списку. Альтернатива — заполнить опись полностью, а затем удалить лишние строки вручную, но при большом ассортименте отбор надёжнее: меньше риск случайно оставить лишнюю позицию.

Опись можно распечатать и использовать как бумажный бланк для пересчёта: сотрудник проставляет фактические количества рядом с учётными. Для этого в документе предусмотрены печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19, а также произвольный бланк пересчёта. Учтите, что печатная форма с учётными количествами не должна попадать к пересчитывающему персоналу — иначе пересчёт превращается в сверку с бумагой, а не в реальный подсчёт.

Ввод фактических остатков через пересчёт товаров

Документ «Пересчет товаров» — ключевой элемент ревизии. Создайте его на основании приказа или описи. В табличной части отображаются учётные количества, а в отдельные колонки вводится фактическое количество и, при необходимости, фактическая сумма. Программа автоматически вычисляет отклонение по каждой строке.

Есть три способа внести фактические данные. Первый — ручной ввод количества по каждой строке, подходит для небольшого ассортимента. Второй — сканирование штрихкодов прямо в документе: каждый скан увеличивает фактическое количество позиции на единицу, что удобно для штучного товара. Третий — загрузка данных из терминала сбора данных (ТСД): сотрудник обходит зал с терминалом, сканирует товар, затем файл выгружается в документ через обработку «Загрузка данных из ТСД».

1. 1
   Создайте «Пересчет товаров» на основании приказа или описи
2. 2
   Проверьте, что учётные количества заполнены на правильную дату
3. 3
   Введите фактические количества вручную, сканером или загрузите из ТСД
4. 4
   Заполните факт для товаров, которых нет в учёте — добавьте строки вручную
5. 5
   Проведите документ и проанализируйте отклонения
6. 6
   Создайте списания и оприходования по расхождениям

Товары, которые есть физически, но отсутствуют в учёте (излишки), в пересчёт не подтянутся автоматически — их нужно добавить в табличную часть вручную через «Добавить» или сканированием штрихкода. Учётное количество по такой строке будет нулевым, фактическое — введённым, и программа сформирует оприходование.

Если пересчёт ведёт несколько человек по зонам, создавайте отдельный документ «Пересчет товаров» на каждого сотрудника или зону. Свести несколько пересчётов в один потом сложно, а вот итоги по приказу программа соберёт сама.

Обработка расхождений: списание и оприходование

После проведения пересчёта расхождения видны прямо в документе — колонка отклонений показывает недостачу (отрицательное значение) или излишек (положительное). Перед оформлением итоговых документов обязательно проанализируйте крупные расхождения: часто за ними стоит непроведённая накладная, пересортица или ошибка сканирования, а не реальная недостача.

Итоговые документы создаются на основании пересчёта: «Списание товаров» — для недостач, «Оприходование товаров» — для излишков. В типовой конфигурации доступно автоматическое создание по кнопке «Создать на основании» — программа перенесёт в документы только расходящиеся позиции. Проверьте счета и аналитику списания: недостача в пределах норм естественной убыли и недостача по вине сотрудника отражаются по-разному.

Пересортица — частный случай, когда одного товара недостача, а другого (похожего) излишек на ту же сумму. В 1С:Розница её можно оформить через списание и оприходование с соответствующей аналитикой либо через документ «Пересортица товаров», если он доступен в вашей версии. Не закрывайте пересортицу молча — зафиксируйте её в пояснениях к ревизии, это важно для последующего анализа.

Контрольные точки

Как проверить результат ревизии

Отчёт «Остатки товаров» после проведения итоговых документов

Норма

Остатки совпадают с фактическими данными пересчёта

Тревожный признак

Есть позиции с расхождением — значит, не все пересчёты проведены или закрыты

Движения документов списания и оприходования

Норма

Движения только по ревизуемому складу и только по расходящимся позициям

Тревожный признак

Попали лишние товары или неверный склад

Отрицательные остатки после ревизии

Норма

Отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Появились минусы — значит, фактические количества введены с ошибкой

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — проведение ревизии «задним числом» без контроля последующих движений. Если пересчёт датирован прошлым периодом, а после него уже были продажи и поступления, итоговые документы исказят текущие остатки. В такой ситуации либо восстанавливайте последовательность, либо проводите ревизию текущей датой с учётом движений за прошедший период.

Вторая типичная проблема — товары в резерве и в пути. Заказанные покупателями позиции, оформленные возвраты поставщику и перемещения между магазинами, которые ещё не приняты на другой стороне, могут числиться в остатках ревизуемого склада. Перед пересчётом сверьте такие позиции отдельно и исключите их из зоны физического подсчёта, чтобы не зафиксировать ложную недостачу.

Помните об ограничениях типового функционала: пересчёт не учитывает автоматически товар, пробитый на кассе в момент пересчёта, если офлайн-касса ещё не выгрузила данные в базу. Перед ревизией выполните обмен с кассами и убедитесь, что все чеки загружены. Для магазинов с интенсивными продажами ревизию лучше проводить в нерабочие часы.

Частые вопросы

Можно ли провести ревизию только по части товаров?

Да. При заполнении инвентаризационной описи или пересчёта установите отбор по товарной группе, виду номенклатуры или конкретному списку позиций. Итоговые документы будут созданы только по отобранным товарам, остальные остатки не изменятся.

Что делать, если товар есть физически, но его нет в описи?

Добавьте позицию в документ «Пересчет товаров» вручную или сканированием штрихкода. Учётное количество будет нулевым, фактическое — введённым, и после проведения программа предложит создать оприходование на разницу.

Как исправить ошибочно проведённый пересчёт?

Если итоговые документы ещё не созданы, просто пометьте пересчёт на удаление или исправьте количества и перепроведите. Если списания и оприходования уже проведены, распроведите и удалите их в первую очередь, затем исправляйте пересчёт. При массовой ошибке надёжнее восстановить базу из резервной копии.

Нужно ли останавливать продажи во время ревизии?

Желательно. Продажи во время пересчёта меняют фактические остатки быстрее, чем их фиксируют, и порождают ложные расхождения. Если остановить работу нельзя, пересчитывайте зонами и фиксируйте время подсчёта каждой зоны, чтобы скорректировать данные на продажи за этот интервал.

Как загрузить данные с терминала сбора данных?

Откройте обработку «Загрузка данных из ТСД» (раздел «Склад» или «Настройки и администрирование» в зависимости от версии), выберите документ пересчёта и файл выгрузки терминала. Перед этим убедитесь, что драйвер ТСД установлен, а штрихкоды в базе соответствуют сканируемым — несопоставленные коды попадут в ошибки загрузки.

Какие отчёты использовать для анализа результатов ревизии?

Основные — «Остатки товаров» для контроля итоговых остатков и отчёт по движениям документов инвентаризации. Дополнительно полезна «Ведомость по товарам на складах» с детализацией по документам — она показывает, какие именно списания и оприходования изменили остатки по каждой позиции.