Торговля и Склад · 10 мин
Как проводить продажу в 1С
Как оформить продажу в 1С: реализация товаров, счета, накладные, оплата, возвраты и закрытие смены. Пошаговая инструкция для УТ, КА и ERP с проверкой результатов.
Продажа в 1С — это цепочка связанных операций: от заказа покупателя или счёта на оплату до отгрузки товара, выставления документов и получения денег. В типовых конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP» схема работы одинаковая, отличаются только названия разделов. Понимание этой цепочки позволяет избежать главной проблемы — расхождений между складом, взаиморасчётами и бухгалтерией.
Ключевой документ продажи — «Реализация товаров и услуг» (в рознице — «Отчёт о розничных продажах»). Именно он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и создаёт проводки по выручке и себестоимости. Все остальные документы — заказ, счёт, оплата, счёт-фактура — либо готовят эту отгрузку, либо закрывают её.
Ниже разобран полный цикл: от настройки справочников до возврата товара и контроля результатов. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без глубоких доработок; если ваша база сильно изменена, названия команд могут отличаться, но логика сохраняется.
Подготовка: справочники и настройки перед первой продажей
До оформления первой продажи должны быть заполнены базовые данные. В справочнике «Номенклатура» создайте товары с указанием вида номенклатуры (товар или услуга), единицы измерения и ставки НДС. От вида номенклатуры зависят счета учёта в проводках, поэтому ошибка на этом этапе потом «разъезжается» по всей отчётности.
Заведите контрагента-покупателя с реквизитами: ИНН, наименование, адрес. Если планируете работать по договорам, создайте договор с типом «С покупателем» — именно договор определяет условия расчётов, валюту и порядок взаимозачётов. Убедитесь, что склад, с которого будет отгрузка, существует и на нём есть остатки товара.
Настройте цены через документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» в зависимости от конфигурации). Без установленных цен документы продажи придётся заполнять вручную, что повышает риск ошибок в суммах.
Заказ покупателя и счёт на оплату
Если продажа идёт по предварительной договорённости, начните с документа «Заказ покупателя» (раздел «Продажи»). Укажите контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами. Заказ резервирует товар и фиксирует договорённости по ценам и срокам, но не делает движений по складу и не создаёт задолженности.
На основании заказа кнопкой «Создать на основании» выставляется «Счёт на оплату покупателю». Счёт можно распечатать или отправить клиенту в PDF прямо из программы. Статусы заказа («К согласованию», «В работе», «К отгрузке») помогают менеджерам видеть, на каком этапе находится сделка.
Если продажа разовая и быстрая (клиент платит и забирает товар сразу), заказ и счёт можно пропустить и сразу оформить реализацию. Это допустимо, но при большом потоке сделок без заказов теряется контроль резервов и сроков.
Как выбрать схему оформления
Оформление реализации товаров и услуг
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, контрагента, договор, склад. Если реализация создаётся на основании заказа, табличная часть подтянется автоматически — проверьте количество и цены.
В табличной части добавьте товары через кнопку «Добавить» или подбор. Программа покажет доступный остаток на складе; если товара не хватает, документ либо не проведётся (при контроле остатков), либо уйдёт в минус — оба варианта требуют разбирательства. Укажите цены, ставку НДС и при необходимости скидку.
Нажмите «Провести». В этот момент программа списывает товар со склада, начисляет задолженность покупателя и формирует бухгалтерские проводки: Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 Кт 41 (себестоимость). Посмотреть движения можно кнопкой «Показать проводки и движения» в документе.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Убедитесь, что остатков на складе достаточно
- 5Нажмите «Провести» и откройте движения документа для проверки
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД и передайте покупателю
Печать документов и счёт-фактура
Из формы реализации по кнопке «Печать» доступны товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт на услуги и другие формы. УПД удобен тем, что заменяет и накладную, и счёт-фактуру одним документом — большинство компаний работает именно с ним.
Счёт-фактура создаётся по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации или автоматически при проведении (зависит от настроек). Проверьте, что номер и дата счёта-фактуры корректны — от этого зависит вычет НДС у покупателя и данные вашей книги продаж.
Если работаете с ЭДО, документы отправляются контрагенту прямо из 1С через подключённого оператора. Подписанный электронный УПД имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, и не требует дублирования на бумаге.
Регистрация оплаты от покупателя
Оплата оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» (раздел «Казначейство» или «Банк и касса») с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите контрагента, договор, сумму и документ расчётов — реализацию. Тогда задолженность закроется автоматически.
При загрузке выписок из банка через «Клиент-банк» платежи создаются автоматически, но программа может неправильно определить договор или назначение. Всегда проверяйте загруженные документы: неверно привязанная оплата создаёт ложную дебиторку по одному договору и аванс по другому.
Наличную оплату оформляйте «Приходным кассовым ордером». Контроль оплат удобно вести по отчёту «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность покупателей» — там видно, кто и сколько должен с детализацией по документам.
Возврат товара от покупателя
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя», который создаётся на основании реализации. Документ вернёт товар на склад, уменьшит задолженность покупателя и сформирует сторнирующие проводки по выручке и НДС.
Укажите количество возвращаемого товара — оно не может превышать отгруженное по исходной реализации. Если возврат частичный, программа корректно скорректирует только возвращённую часть. На основании возврата выписывается корректировочный счёт-фактура.
Деньги покупателю возвращаются документом «Списание безналичных денежных средств» с операцией «Возврат покупателю». Не удаляйте исходную реализацию вместо оформления возврата: это нарушит последовательность документов, нумерацию счетов-фактур и данные уже сданной отчётности.
Проверка результатов и контрольные отчёты
После проведения продажи сверьте три зоны учёта. Склад: отчёт «Остатки товаров на складах» — остаток должен уменьшиться на отгруженное количество и не уйти в минус. Взаиморасчёты: отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» — задолженность покупателя равна сумме реализации минус оплаты. Бухгалтерия: проводки документа и оборотно-сальдовая ведомость по счетам 62, 90 и 41.
Регулярно сверяйте книгу продаж с суммами реализаций за период, особенно перед сдачей декларации по НДС. Расхождения обычно возникают из-за невыписанных счетов-фактур или возвратов без корректировочных документов.
Если месяц закрыт, а нужно исправить продажу, не редактируйте документ задним числом напрямую — используйте документы корректировки реализации. Иначе придётся пересдавать отчётность и перепроводить закрытие периода.
Как проверить результат
Уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
Равна сумме реализации минус поступившие оплаты
Долг дублируется или оплата висит как незачтённый аванс
Дт 62 Кт 90.01, НДС и списание себестоимости с 41 счёта
Проводки отсутствуют или счета учёта не соответствуют настройкам
Выписан, номер и дата корректны, попал в книгу продаж
Счёт-фактура отсутствует или не проведён
Что важно запомнить
Цепочка продажи в 1С: заказ (при необходимости) → реализация → счёт-фактура → оплата. Документ «Реализация товаров и услуг» — центральный: он списывает склад, создаёт долг и проводки. Проверяйте результат по остаткам склада, взаиморасчётам и книге продаж, а исправления делайте возвратами и корректировками, а не удалением документов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить продажу без заказа покупателя?
Да, заказ необязателен. При разовой продаже сразу создавайте «Реализацию товаров и услуг». Заказ нужен, когда требуется резерв товара, контроль этапов сделки или согласование условий с клиентом до отгрузки.
Что делать, если реализация не проводится из-за нехватки товара?
Проверьте остатки по складу в отчёте «Остатки товаров». Если товар физически есть, а в программе нет — найдите пропавший приход или проведите инвентаризацию с оприходованием. Не отключайте контроль остатков ради одной отгрузки: это создаёт скрытые минусы.
Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?
Если период открыт — откорректируйте сам документ и перепроведите его. Если месяц закрыт и отчётность сдана — оформите документ «Корректировка реализации», он создаст исправительные записи текущей датой и корректировочный счёт-фактуру.
Чем розничная продажа отличается от обычной реализации?
В рознице продажи фиксируются через рабочее место кассира с фискальным регистратором, а по итогам смены формируется «Отчёт о розничных продажах». Он списывает товар с розничного склада и регистрирует выручку без выставления счетов и счетов-фактур каждому покупателю.
Почему оплата от покупателя не закрыла задолженность?
Чаще всего в документе оплаты не указан или неверно указан документ расчётов либо договор. Откройте поступление денег, проверьте договор и привязку к реализации, затем перепроведите. Детализацию смотрите в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами».
Нужно ли выписывать счёт-фактуру при продаже без НДС?
Если организация применяет УСН или освобождена от НДС, счёт-фактура обычно не оформляется — достаточно накладной или УПД с соответствующим статусом. Настройки налогообложения задаются в учётной политике организации и подтягиваются в документы автоматически.