Торговля и Склад · 10 мин
Как проводить образцы товара в 1С
Как оформить образцы товара в 1С: поступление, передача образцов клиентам и сотрудникам, списание, документы, проводки и типичные ошибки учёта.
Образцы товара — это единицы номенклатуры, которые компания передаёт клиентам для тестирования, использует на выставках, отправляет в розничные точки для дегустации или демонстрации, а также выдаёт менеджерам для презентаций. С точки зрения учёта это такой же товар, но движение по нему оформляется иначе: образцы либо списываются на расходы (маркетинг, реклама), либо передаются на ответственное хранение, либо возвращаются на склад.
В 1С нет отдельного типа документа «Образец товара» — движение оформляется стандартными документами: «Поступление товаров и услуг», «Передача товаров», «Списание товаров», «Реализация (акты, накладные)» с нулевой или символической ценой. Выбор документа зависит от того, что происходит с образцом: он расходуется безвозвратно, передаётся с возможностью возврата или продаётся по условной цене.
Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», а также для «1С:Бухгалтерии 8». Интерфейсы немного отличаются, но логика учёта одинакова.
Определите сценарий: что происходит с образцом
Прежде чем создавать документ, ответьте на главный вопрос: образец передаётся безвозвратно или должен вернуться? От этого зависят и документ, и проводки, и налоговые последствия. Безвозвратная передача (дегустация, раздача на выставке, тестовые образцы клиенту) — это расход. Передача с возвратом (демонстрационный образец у дилера, образец у менеджера «на руках») — это перемещение, товар остаётся в собственности компании.
Второй важный момент — налог на прибыль и НДС. Безвозмездная передача товара в общем случае признаётся объектом обложения НДС, а расходы принимаются в налоговом учёте только при соблюдении условий (например, рекламные расходы с документальным подтверждением). Это спорная зона, поэтому порядок учёта образцов стоит закрепить в учётной политике и согласовать с бухгалтерией до начала массовой раздачи.
Как выбрать действие
Настройте склад и аналитику для учёта образцов
Чтобы образцы не смешивались с товаром для продажи, заведите отдельный склад: «Справочники» → «Склады и магазины» → «Создать». Назовите его, например, «Склад образцов» или «Демонстрационные образцы». Это позволит в любой момент увидеть остаток образцов отчётом «Остатки товаров на складах» и не спутать их с товарным запасом.
Дополнительно полезно создать статью расходов «Образцы товара (реклама)» в справочнике статей расходов и отдельную статью калькуляции или подразделение-получатель, если образцы списываются на конкретный отдел маркетинга. В «1С:Бухгалтерии» достаточно выделить субконто на счёте 44 или отдельную статью затрат.
Если образцы — это та же номенклатура, что и товар, создавать дубли карточек не нужно: движение различается складом и документом. Отдельную карточку номенклатуры («Образец: ...») создают только когда образец физически отличается — например, уменьшенная фасовка или упаковка с маркировкой «не для продажи».
Оформите поступление или выделение образцов из товара
Если образцы закупаются отдельно у поставщика, оформляется обычное «Поступление товаров и услуг» с указанием склада «Склад образцов». Цена — фактическая цена приобретения. Никаких специальных настроек не требуется.
Чаще образцы выделяют из обычного товарного запаса. В этом случае создайте документ «Перемещение товаров»: «Склад и доставка» → «Перемещения товаров» → «Создать». Укажите склад-отправитель (основной) и склад-получатель («Склад образцов»), добавьте позиции и количество, проведите документ. Товар физически остаётся вашим, меняется только место учёта.
Проверьте результат отчётом «Остатки товаров на складах»: на основном складе количество уменьшилось, на складе образцов появилось. Себестоимость при перемещении сохраняется — образец учитывается по той же цене, что и товар.
- 1Создайте склад «Склад образцов» в справочнике складов
- 2Оформите «Перемещение товаров» с основного склада на склад образцов
- 3Проведите документ и проверьте остатки отчётом по складам
- 4При безвозвратной выдаче оформите «Списание товаров» со склада образцов
- 5Сверьте списание с актом или приказом о расходовании образцов
Проведите передачу образцов клиентам и контрагентам
Безвозвратная передача (раздача, тестирование)
Используйте документ «Списание товаров»: «Склад» → «Списания товаров» → «Создать». Укажите склад образцов, добавьте позиции, в поле «Статья расходов» выберите «Образцы товара (реклама)» с аналитикой — подразделение маркетинга или конкретная маркетинговая акция. Проведите документ.
В «1С:Бухгалтерии» аналогичная операция делается документом «Требование-накладная» или «Списание товаров» с указанием счёта затрат 44.01 и статьи затрат с видом «Прочие расходы» или рекламной статьёй. Обязательно приложите первичный документ-основание: приказ руководителя о проведении акции, акт о расходовании образцов с перечнем получателей или мероприятия.
Передача с возможностью возврата
Если образец передан дилеру или клиенту «на посмотреть» и должен вернуться, списывать его нельзя — товар остаётся вашей собственностью. В УТ 11 используйте документ «Передача товаров» (или перемещение на виртуальный склад контрагента). В бухгалтерской конфигурации такую передачу часто оформляют через счёт 45 «Товары отгруженные» или забалансовый учёт, если образец передан без перехода права собственности.
При возврате оформите обратный документ: возвратную передачу или перемещение со склада образцов на основной склад. Если образец вернулся с повреждениями и непригоден к продаже — спишите его на расходы уже после возврата, с актом о порче.
Оформите продажу образца по символической цене
Иногда образец не дарят, а продают по минимальной цене — например, демонстрационный экземпляр после выставки. Это обычная реализация: создайте «Реализацию (акты, накладные)», укажите контрагента, склад образцов, позицию и фактическую цену. Проводки сформируются стандартно: выручка, НДС, списание себестоимости.
Учтите: продажа существенно ниже себестоимости может вызвать вопросы при взаимозависимых сделках, но для разовой продажи демо-образца внешнему покупателю это обычная практика. Цену и причину снижения (утрата товарного вида, использование на выставке) зафиксируйте в приказе или комментарии к документу.
Проверьте результат и проведите инвентаризацию образцов
После оформления операций проверьте учёт отчётами. «Остатки товаров на складах» по складу образцов покажет, что числится за компанией. «Ведомость по товарам на складах» — движение за период: сколько выделено, сколько списано, сколько возвращено. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 44 с аналитикой по статье «Образцы» покажет сумму расходов.
Для образцов, переданных сотрудникам и дилерам «на руки», периодически проводите инвентаризацию: документ «Пересчет товаров» по складу образцов или актуальные подтверждения от контрагентов. Расхождения оформляйте списанием недостачи или оприходованием излишков по стандартной схеме.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим количеством образцов у компании и ответственных лиц
В учёте числятся образцы, которых физически нет
Каждое списание подтверждено актом или приказом
Есть списания без документов-оснований
По каждой передаче известен срок возврата и ответственный
Образцы переданы давно, возврат не отслеживается
Типичные ошибки при учёте образцов
Самая частая ошибка — списание образцов обычной реализацией с нулевой ценой. Документ проводится, но НДС с безвозмездной передачи при этом часто забывают начислить, а нулевая реализация в отчётах выглядит как ошибка ценообразования. Правильнее оформлять списание на расходы.
Вторая ошибка — отсутствие отдельного склада. Образцы смешиваются с товаром, менеджеры резервируют и продают демонстрационные экземпляры, а при инвентаризации возникают недостачи. Третья — передача образцов сотрудникам «устно», без документа: при увольнении сотрудника вернуть или списать такой образец уже проблематично.
FAQ: частые вопросы по учёту образцов в 1С
Нужно ли начислять НДС при бесплатной раздаче образцов?
В общем случае безвозмездная передача товара является объектом обложения НДС. Исключения и порядок определения налоговой базы зависят от характера акции (например, раздача рекламной продукции низкой стоимости). Это спорная зона — закрепите подход в учётной политике и согласуйте с бухгалтером.
Какой документ использовать, если образец передан менеджеру для показа клиентам?
Если образец должен вернуться — перемещение на склад образцов с указанием ответственного лица в комментарии или отдельный документ передачи. Списывать на расходы в этом случае нельзя: товар остаётся собственностью компании.
Можно ли списать образцы сразу при поступлении от поставщика?
Да, если образцы заведомо расходуются безвозвратно (например, материалы для дегустации). Но промежуточное оприходование на склад образцов удобнее: остаётся контроль остатков и видно, сколько ещё не израсходовано.
Как вернуть образец от клиента, если он передан безвозвратно?
Если списание уже оформлено, возврат оформляется оприходованием («Оприходование товаров») по рыночной или учётной стоимости с указанием статьи прочих доходов. Сторнировать списание стоит только если оно было ошибочным.
Нужна ли отдельная карточка номенклатуры для образца?
Только если образец физически отличается от товара: другая фасовка, маркировка «не для продажи», усечённая комплектация. Если это тот же товар — достаточно отдельного склада и корректных документов движения.
Как отследить образцы, переданные нескольким дилерам?
Создайте по виртуальному складу на каждого крупного дилера или используйте аналитику в документе передачи. Периодически запрашивайте подтверждение остатков и сверяйте с отчётом по складам.
Что важно запомнить
Образцы в 1С проводят стандартными документами: перемещение на отдельный склад — для выделения, списание на расходы — для безвозвратной выдачи, передача или перемещение — для выдачи с возвратом, реализация — для продажи по фактической цене. Каждое списание должно иметь документальное основание, а порядок учёта — быть закреплён в учётной политике.