Как проводить инвентаризацию на складе в 1С

Инвентаризация склада в 1С — это не просто «посчитать товар», а цепочка документов: от приказа на проведение до списания недостач и оприходования излишков. Если пропустить этап или изменить остатки «вручную» без документа основания, учётные данные разойдутся с фактическими ещё сильнее, и следующая ревизия покажет новые расхождения. Ниже — рабочий порядок действий для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация и Управление нашей фирмой.

Перед началом важно понять, какой режим работает на вашем складе. Если включён ордерный складской учёт, фактический пересчёт оформляется документом «Пересчет товаров», а сопоставление с учётными данными — отдельно. Если ордерная схема не используется, достаточно документа «Инвентаризация товаров» с последующими документами списания и оприходования. Смешивание этих сценариев — самая частая причина «зависших» остатков.

Подготовка склада и базы к инвентаризации

Качество инвентаризации на 80% определяется подготовкой. До начала пересчёта нужно остановить отгрузки и приёмки по выбранному складу, иначе остатки будут «плясать» прямо во время счёта. В 1С для этого обычно блокируют проведение складских документов на период инвентаризации либо договариваются с менеджерами о паузе в работе.

Далее проверьте непроведённые и «зависшие» документы: незакрытые реализации, перемещения в пути, распоряжения на отгрузку без ордеров. В ордерном складе обязательно сверьте регистры «Товары к отгрузке» и «Товары к поступлению» — расхождения между учётным и ордерным остатками нужно разобрать до пересчёта, иначе результат инвентаризации будет искажён.

Полезно заранее распечатать инвентаризационную опись без количества (слепой пересчёт): кладовщик считает факт, не видя учётных цифр. Это снижает риск «подгонки» фактического количества под данные программы.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

В УТ 11 и ERP документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризация товаров» (в УНФ — «Склад» → «Инвентаризация»). Создайте новый документ, укажите склад, дату и при необходимости отбор по товарной группе, ячейкам или поставщику — для большого склада удобно проводить инвентаризацию частями.

Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: табличная часть загрузится с учётным количеством на дату документа. Проверьте дату — она определяет момент среза остатков. Если пересчёт фактически начался вчера, а документ датирован сегодня, за ночь остатки могли измениться.

Если на складе ведётся учёт по сериям или характеристикам, убедитесь, что они выгружены в табличную часть — пересчёт «в среднем» по номенклатуре без разбивки скроет пересортицу между характеристиками.

1. 1
   Остановите складские операции по выбранному складу и закройте незавершённые ордера
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и дату среза
3. 3
   Заполните табличную часть остатками на складе
4. 4
   Внесите фактическое количество по каждой позиции (вручную или через ТСД)
5. 5
   Проверьте список расхождений, пересчитайте сомнительные позиции повторно
6. 6
   На основании инвентаризации создайте списание недостач и оприходование излишков
7. 7
   Сверьте итоговые остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах»

Ввод фактических остатков и пересчёт

Фактическое количество вводится в колонку «Количество факт» (или «Факт»). Есть три способа: ручной ввод с бумажной описи, загрузка из терминала сбора данных (ТСД) и ввод через мобильное приложение. Для складов с штрихкодированием ТСД — основной инструмент: кладовщик сканирует штрихкоды, данные загружаются в документ через обработку «Загрузка данных из ТСД».

После ввода программа автоматически рассчитает отклонение: недостачу (учёт больше факта) или излишек (факт больше учёта). Не спешите проводить списания — сначала отфильтруйте строки с расхождениями и пересчитайте их повторно. Значительная часть «недостач» оказывается ошибкой счёта, неправильной упаковкой или товаром, забытым в зоне отгрузки.

Особенности ордерного склада: документ «Пересчет товаров»

На складах с ордерной схемой и адресным хранением пересчёт выполняется документом «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). Он фиксирует факт по ячейкам и статусам, не затрагивая бухгалтерские остатки напрямую. После пересчёта расхождения анализируются через рабочее место «Инвентаризация товаров» или отчёт «Расхождения при пересчёте».

Логика такая: «Пересчет товаров» отвечает за физику (что реально лежит в ячейке), а «Инвентаризация товаров» и последующие списания/оприходования — за учётные остатки. В адресном складе также проверьте отчёт «Товары в ячейках» на предмет отрицательных остатков по ячейкам — они часто объясняют расхождения лучше, чем повторный пересчёт.

Сравнение вариантов

Инвентаризация товаров (неордерный склад)

Подходит для простых складов без ордерной схемы. Один документ фиксирует учёт и факт, списания и оприходования создаются на его основании. Ограничение: нет детализации по ячейкам.

Пересчет товаров + Инвентаризация (ордерный/адресный склад)

Для складов с ордерной схемой и ячеистым хранением. Пересчёт фиксирует факт по ячейкам, инвентаризация закрывает учётные расхождения. Требует предварительной сверки ордеров и остатков в пути.

Инвентаризация с ТСД

Для больших ассортиментов со штрихкодированием. Ускоряет пересчёт в разы и исключает ошибки ручного ввода, но требует настроенного обмена с терминалом и актуальных штрихкодов в карточках.

Оформление результатов: списание недостач и оприходование излишков

После проведения инвентаризации и повторной проверки расхождений создайте итоговые документы. В УТ 11 это делается прямо из документа инвентаризации: «Создать на основании» → «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Программа перенесёт в них только строки с отклонениями.

В списании укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица, порча. От этого зависит, куда попадёт сумма в управленческом и регламентированном учёте. В оприходовании излишков укажите статью доходов и цену — обычно берётся учётная цена последнего прихода или цена из вида цен, заданного в настройках.

Если виновник недостачи установлен, сумма взыскания оформляется отдельно (в ЗУП или через операции по расчётам с сотрудником) — само списание недостачу не «закрывает», оно лишь снимает товар с остатков склада.

Проверка результата и отчёты

После проведения всех списаний и оприходований откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (или «Остатки товаров на складах») на дату после инвентаризации и сравните с фактической описью. Остатки должны совпадать с пересчитанным фактом по каждой позиции, а не только по итоговой сумме.

Дополнительно проверьте отчёт «Расхождения при инвентаризации» (если доступен в вашей конфигурации) и убедитесь, что в нём не осталось необработанных строк. На ордерном складе сверьте ещё и «Товары к отгрузке/поступлению» — там не должно быть новых зависших количеств, появившихся в ходе инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчёте «Ведомость по товарам» против фактической описи

Норма

Количество совпадает по каждой позиции

Тревожный признак

Есть расхождения — значит, не все списания/оприходования проведены или введён неверный факт

Список расхождений в документе инвентаризации

Норма

По всем строкам созданы итоговые документы

Тревожный признак

Остались строки с отклонением без списания или оприходования

Ордерные регистры (для ордерного склада)

Норма

Нет зависших товаров к отгрузке и поступлению

Тревожный признак

Появились новые «висяки» — искать непроведённые ордера

Частые вопросы об инвентаризации в 1С

Ниже — ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у кладовщиков и учётных специалистов при проведении ревизии в 1С.

Можно ли провести инвентаризацию по части склада, а не по всему сразу?

Да. В документе «Инвентаризация товаров» используйте отбор по товарной группе, хранилищу, ячейкам или поставщику и заполняйте остатки только по этому отбору. Это стандартная практика для крупных складов: ревизия идёт по зонам, а склад продолжает работать с остальными позициями.

Что делать, если после инвентаризации кто-то провёл документ задним числом?

Остатки на дату инвентаризации изменятся, и расхождения станут недостоверными. Нужно перезаполнить учётное количество в документе инвентаризации (если он ещё не закрыт итоговыми документами) либо провести новую инвентаризацию на актуальную дату. Чтобы этого избежать, на период ревизии ограничивайте дату запрета редактирования.

Как оформить пересортицу между двумя похожими товарами?

На основании инвентаризации создайте списание недостающего товара и оприходование излишка, в комментариях укажите, что это пересортица, и свяжите документы общей аналитикой. Если конфигурация позволяет, используйте одинаковую статью и пометку в обоих документах — это упростит объяснение расхождения при проверке.

Обязательно ли распечатывать инвентаризационную опись (ИНВ-3) из 1С?

Унифицированная форма ИНВ-3 не обязательна — организация может использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике. На практике печатную форму «Инвентаризационная опись» из документа используют как основу, так как она содержит все необходимые реквизиты.

Почему после оприходования излишков сумма в учёте не совпадает с ожидаемой?

Оприходование выполняется по цене, указанной в документе: учётной, из вида цен или введённой вручную. Если цена не задана или взята из другого вида цен, сумма отличается. Проверьте колонку цены в оприходовании и при необходимости скорректируйте её до проведения.