Как проводить чеки в 1С: пошаговая инструкция

Проведение чеков в 1С — это отражение розничных продаж через документ «Чек ККМ» с одновременной передачей данных на фискальный регистратор или онлайн-кассу. От корректности этой операции зависят остатки на складе, выручка в кассе и данные, которые уходят в ОФД и налоговую. Ошибка в чеке означает расхождение между фактической продажей и учётом, поэтому важно понимать весь цикл: от настройки оборудования до закрытия кассовой смены.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия команд могут немного отличаться между версиями, но логика документов и порядок действий везде одинаковая. Если под «проведением чеков» вы понимаете отражение расходов по бумажным чекам поставщиков — этот сценарий тоже разобран в отдельном разделе.

Подготовка: что должно быть настроено до первого чека

До пробития первого чека проверьте четыре вещи. Во-первых, касса ККТ должна быть зарегистрирована в справочнике «Кассы ККМ» с указанием организации, склада и типа оборудования. Во-вторых, фискальный регистратор должен быть подключен в разделе «Администрирование — Подключаемое оборудование» с установленным драйвером и пройденным тестом устройства. В-третьих, у пользователя должны быть права кассира или продавца. В-четвёртых, в карточках номенклатуры должны быть заполнены цены, ставки НДС и признаки предмета расчёта — без этого чек либо не пробьётся, либо уйдёт в ОФД с неверными реквизитами.

Отдельно проверьте, что открыта кассовая смена. В «1С:Розница» это делается через раздел «Продажи — Открытие кассовой смены» или автоматически при пробитии первого чека, в зависимости от настроек. Если смена не открыта на кассе физически, фискальный регистратор вернёт ошибку, и чек не уйдёт в ОФД.

Как пробить чек продажи: основной сценарий

Стандартная продажа оформляется документом «Чек ККМ». В «1С:Розница» удобнее работать через РМК (рабочее место кассира), в «Управлении торговлей» — через список документов «Чеки ККМ» в разделе «Продажи». Последовательность одинаковая: создайте новый документ, укажите кассу ККМ и склад, подберите товары сканером штрихкода или через форму подбора, проверьте количество и цены.

Далее выберите вид оплаты: наличные, платёжная карта или смешанная оплата. При оплате картой сумма должна пройти через эквайринговый терминал — если он подключён к 1С, операция выполняется кнопкой «Оплатить картой» прямо из документа. После этого нажмите «Пробить чек». Программа проведёт документ, спишет товар со склада, отразит выручку и отправит данные на фискальный регистратор, который напечатает чек и передаст его в ОФД.

1. 1
   Откройте кассовую смену, если она ещё не открыта
2. 2
   Создайте документ «Чек ККМ» или откройте РМК
3. 3
   Добавьте товары сканером или подбором, проверьте цены и количество
4. 4
   Выберите вид оплаты: наличные, карта или смешанная
5. 5
   Нажмите «Пробить чек» и дождитесь печати на фискальном регистраторе
6. 6
   Проверьте, что документ проведён и чек появился в списке без пометки об ошибке

Признак успешного проведения: документ в списке отображается без восклицательного знака и красной подсветки, статус чека — «Пробит», а на фискальном регистраторе распечатался бумажный чек с фискальным признаком. Если документ проведён, а чек не напечатался — смотрите журнал фискальных операций: возможно, чек ушёл в очередь и пробьётся при восстановлении связи с кассой.

Возвраты, отмены и сторнирование чеков

Возврат товара оформляется документом «Чек ККМ» с видом операции «Возврат» (в РМК — кнопка «Возврат»). Основанием служит чек продажи: программа подтянет из него товары и цены. Возврат тоже пробивается на фискальном регистраторе и уходит в ОФД — это обязательное требование, простое списание товара на склад без фискального чека является нарушением.

Если чек пробит ошибочно и покупатель ещё не ушёл, вариантов два. Пока смена открыта — оформите чек возврата на ту же сумму. Если ошибка обнаружена в самом моменте пробития (например, чек завис), используйте команду «Отменить чек» в журнале фискальных операций, но только если фискальный регистратор фактически не напечатал чек. Пометка документа на удаление без фискального возврата создаёт расхождение между учётом и данными ОФД, поэтому удалять проведённые чеки напрямую нельзя.

Закрытие смены и сверка итогов

В конце рабочего дня кассовая смена закрывается документом «Закрытие кассовой смены», который формирует Z-отчёт на фискальном регистраторе. Программа автоматически посчитает выручку по пробитым чекам, суммы по наличным и безналичным платежам, возвраты и внесения/изъятия наличных.

Перед закрытием сверьте данные тремя способами: сумма по Z-отчёту должна совпасть с суммой чеков в 1С, наличные в денежном ящике — с наличной выручкой за минусом изъятий, а данные в личном кабинете ОФД — с фискальными данными кассы. Если в очереди фискальных операций остались непереданные чеки, сначала добейтесь их отправки — закрытие смены с непереданными документами допустимо, но ведёт к расхождениям в отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус чеков в списке документов

Норма

Все чеки со статусом «Пробит», без красных пометок

Тревожный признак

Чеки с ошибкой фискализации или в очереди

Наличная выручка

Норма

Сумма по Z-отчёту совпадает с деньгами в ящике с учётом изъятий

Тревожный признак

Недостача или излишек без документального объяснения

Данные ОФД

Норма

Количество и суммы чеков в личном кабинете ОФД совпадают с 1С

Тревожный признак

Чеки есть в 1С, но отсутствуют в ОФД

Отражение чеков поставщиков и подотчётных лиц

Второй смысл фразы «проводить чеки» — отразить в учёте расходы по бумажным чекам от поставщиков или подотчётных сотрудников. Здесь работают другие документы. Покупка товаров и материалов оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в «Бухгалтерии» — «Поступление (акты, накладные)»), где чек служит подтверждением расхода, а сам документ проводится по кнопке «Провести» и формирует проводки по дебету счетов запасов и кредиту расчётов.

Если сотрудник купил что-то за свои деньги или из подотчётных сумм, расход отражается через «Авансовый отчёт»: на вкладке «Оплата» или «Товары» добавляется строка с реквизитами чека (дата, номер, сумма), прикрепляется скан документа. После проведения авансового отчёта сумма списывается с подотчётного лица, а расход попадает на соответствующий счёт затрат.

Сравнение вариантов

Чек ККМ

Розничная продажа через кассу ККТ. Фискализируется, списывает товар со склада, формирует выручку. Только для собственных продаж.

Поступление товаров и услуг

Закупка у поставщика по чеку или накладной. Формирует проводки по запасам и расчётам, чек — подтверждающий документ.

Авансовый отчёт

Расходы подотчётного лица по чекам. Списывает суммы с сотрудника, распределяет затраты по счетам.

Частые проблемы и их решение

Чек не пробивается с ошибкой связи — проверьте, запущена ли служба оборудования, не занят ли COM-порт другой программой, совпадает ли время на кассе и компьютере. Ошибка «неверная ставка НДС» означает, что в карточке товара ставка не совпадает с зарегистрированной в кассе системой налогообложения — исправьте карточку номенклатуры и перепробейте чек.

Если чек пробит дважды (например, кассир нажал кнопку повторно после зависания), один из чеков нужно вернуть через документ возврата в той же смене. Расхождение сумм между 1С и Z-отчётом чаще всего вызвано чеками, пробитыми вне 1С напрямую на кассе, или непробитыми документами, зависшими в очереди, — обе ситуации выявляются сверкой журнала фискальных операций.

FAQ

Можно ли пробить чек в 1С без подключённой кассы?

Документ «Чек ККМ» можно провести без фискализации, если в настройках кассы ККМ отключено использование оборудования, но фискальный чек при этом обязан быть пробит на кассе отдельно. Работа без передачи чеков в ОФД при обязанности применять ККТ является нарушением и ведёт к штрафам.

Что делать, если чек завис в очереди фискальных операций?

Откройте журнал фискальных операций, найдите документ со статусом ожидания и проверьте причину: связь с кассой, открытость смены, бумага в принтере. После устранения причины выполните команду повторной фискализации. Удалять такой документ нельзя — данные уже могли частично уйти на кассу.

Как оформить оплату частично наличными, частично картой?

В документе «Чек ККМ» или в РМК выберите смешанную оплату: укажите сумму наличными и сумму по платёжной карте в соответствующих полях. Итог по видам оплаты должен в точности равняться сумме чека, иначе программа не даст пробить документ.

Нужно ли пробивать чек при продаже по безналичному расчёту от юрлица?

Да, онлайн-касса применяется и при расчётах с организациями, если оплата поступает наличными или картой с предъявлением. При оплате по безналичному перечислению на расчётный счёт чек, как правило, не требуется, за исключением отдельных случаев — например, при постоплате за товар, отгруженный ранее физлицу.

Как исправить чек, пробитый с неверной суммой?

Прямое редактирование пробитого чека невозможно. Оформите чек возврата на полную сумму ошибочного чека, затем пробейте новый чек с правильной суммой. Если покупатель уже ушёл и возврат оформить невозможно, используется чек коррекции — порядок его оформления зависит от настроек кассы и требований вашей налоговой инспекции.