Как провести возврат поставщику в 1С:Розница

Возврат товара поставщику в 1С:Розница оформляется документом «Возврат поставщику», который списывает товар со склада и формирует задолженность поставщика перед вами. Проще всего создать его на основании документа «Поступление товаров» — тогда номенклатура, цены и количество подставятся автоматически, а риск ошибки в ценах будет минимальным.

Типовые ситуации для возврата: брак, несоответствие комплектации, пересорт, возврат нереализованного товара по договору или реализация права на возврат по соглашению сторон. Во всех случаях логика документа одинакова: товар уходит со склада, а с поставщиком возникает или закрывается взаиморасчётная операция.

Важно понимать, что возврат — это не отмена поступления. Если накладная заведена ошибочно и товар фактически не принимался, правильнее пометить документ поступления на удаление или отменить его проведение, а не создавать возврат. Возврат нужен именно тогда, когда товар был оприходован, а затем физически отгружается обратно поставщику.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что товар, который вы возвращаете, есть в остатках на нужном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и сверьте количество. Если товар уже частично продан, вернуть можно только фактический остаток — иначе получите отрицательные остатки и ошибки при закрытии месяца.

Проверьте документ поступления, по которому товар пришёл: верный ли поставщик, договор, цены. Возврат, созданный на основании поступления, наследует эти данные, поэтому ошибка в исходном документе перейдёт и в возврат. Если поступления в базе нет (например, товар заводился оприходованием), возврат придётся создавать «с нуля» и вручную указывать цены.

Также уточните условия возврата с поставщиком: по какой цене он принимает товар обратно — по цене закупки или с корректировкой, кто оплачивает доставку, нужен ли акт. Эти условия влияют на сумму документа и последующие взаиморасчёты.

Создание документа «Возврат поставщику» на основании поступления

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте раздел «Закупки» (в некоторых релизах — «Покупки») → «Поступления товаров», найдите нужную накладную и нажмите «Создать на основании» → «Возврат поставщику». Программа создаст новый документ с уже заполненными полями: поставщик, договор, склад, табличная часть с товарами и ценами.

В табличной части откорректируйте количество: оставьте только те позиции и то количество, которое реально отгружается обратно. Лишние строки удалите. Если возвращаете часть позиции, исправьте количество вручную — сумма пересчитается автоматически.

Проверьте цены и ставки НДС. По умолчанию подставляются цены из поступления, и обычно это правильно: возврат идёт по цене приобретения. Если с поставщиком согласована иная цена, измените её до проведения документа. Затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» и найдите нужную накладную
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат поставщику»
3. 3
   Удалите лишние строки и скорректируйте количество возвращаемого товара
4. 4
   Проверьте цены, ставки НДС, склад и договор
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД для отгрузки
6. 6
   После получения денег оформите «Возврат денежных средств от поставщика»

Возврат без документа поступления

Если исходного поступления в базе нет или оно относится к другому периоду и найти его сложно, создайте документ вручную: «Закупки» → «Возвраты поставщикам» → «Создать». Заполните поставщика, договор, склад и добавьте товары через подбор или поиск по штрихкоду.

Главная сложность ручного варианта — цены. Программа может подставить последнюю цену закупки из регистра, но она не всегда совпадает с ценой, по которой поставщик согласен принять возврат. Сверьте суммы с первичными документами (накладной, актом на возврат), иначе взаиморасчёты с контрагентом разойдутся.

Если товар был оприходован через инвентаризацию (излишки), формально у него нет поставщика. Возврат такого товара «поставщику» — признак ошибки в учёте: скорее всего, излишек возник из-за незаведённого поступления. Правильнее завести поступление задним числом согласованно с бухгалтерией, а затем делать возврат на его основании.

Движение денег: как закрыть задолженность поставщика

Проведённый возврат уменьшает вашу задолженность перед поставщиком или создаёт его долг перед вами — если поступление уже оплачено. Дальше возможны два сценария.

Первый: поставщик возвращает деньги. Тогда оформите документ «Возврат денежных средств от поставщика» (раздел «Финансы» → «Поступления денежных средств» или аналогичный, в зависимости от релиза). Его тоже можно создать на основании возврата — сумма и контрагент подставятся автоматически. Если деньги пришли на расчётный счёт, при обмене с банком проверьте, что операция корректно разнесена именно на этот возврат.

Второй: сумма возврата зачитывается в счёт оплаты следующей поставки. В этом случае отдельный документ не нужен — при оплате следующего поступления задолженность закроется с учётом возврата. Проконтролируйте это в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность поставщикам»: по контрагенту не должно висеть «хвостов».

Проверка результата после проведения

После проведения возврата откройте отчёт «Остатки товаров» по складу: количество возвращённого товара должно уменьшиться ровно на отгруженное. Если остаток ушёл в минус — значит, физического товара не хватало, и нужно искать причину (непроведённое поступление, ошибочное списание, продажа).

Затем проверьте взаиморасчёты: отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» по данному поставщику должен показать уменьшение вашей задолженности на сумму возврата или дебиторскую задолженность поставщика, если поступление было оплачено. После получения денег или зачёта долг должен обнулиться.

Наконец, сверьте печатные документы: из возврата можно распечатать ТОРГ-12 или УПД для передачи товара транспортной компании или представителю поставщика. Суммы в бумажном документе и в базе должны совпадать — это основа для последующей сверки с контрагентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился ровно на количество возврата, без минусов

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток не изменился

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Долг уменьшился или возникла дебиторка на сумму возврата

Тревожный признак

Суммы не изменились или появились непонятные «хвосты»

Печатная форма ТОРГ-12/УПД

Норма

Суммы совпадают с актом поставщика

Тревожный признак

Цены или НДС отличаются от согласованных

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности действий. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются у пользователей 1С:Розница при оформлении возвратов.

Отдельная ошибка — оформление возврата через документ «Реализация товаров» или «Списание товаров». Так делают, пытаясь «быстро списать» товар, но это ломает учёт: реализация создаёт выручку и налоговые обязательства, которых на самом деле нет, а списание относит стоимость товара на расходы вместо взаиморасчётов с поставщиком. Для возврата используйте только профильный документ.

Частые вопросы

Можно ли вернуть поставщику товар, который частично продан?

Да, но только в пределах фактического остатка на складе. Если из 10 закупленных единиц продано 6, вернуть можно максимум 4. Остаток проверьте отчётом «Остатки товаров» перед созданием документа.

Что делать, если возврат проведён с ошибкой в количестве или цене?

Если документ ещё не «ушёл» в сверку с поставщиком, отмените его проведение, исправьте данные и проведите заново. Если по нему уже оформлен возврат денег, сначала отмените денежный документ, затем исправьте возврат и перепроведите цепочку.

Как оформить возврат, если поступление было в другом периоде и период закрыт?

Возврат создаётся текущей датой — это нормальная практика, закрытый период трогать не нужно. Документ на основании старого поступления создаётся без проблем, дата возврата не обязана совпадать с датой поступления.

Поставщик вернул деньги, но в банковской выписке платёж не распознался. Что делать?

Откройте нераспознанное поступление в разделе «Финансы» и вручную укажите вид операции «Возврат от поставщика», контрагента и документ-основание. После проведения задолженность по возврату закроется.

Нужно ли делать возврат поставщику при возврате брака от покупателя?

Это разные операции. Возврат от покупателя оформляется «Возвратом от покупателя» и ставит товар обратно на склад. Если бракованный товар затем отгружается поставщику — это уже отдельный документ «Возврат поставщику» по описанной выше схеме.

Можно ли оформить возврат по нескольким поступлениям одним документом?

Типовой документ привязывается к одному основанию, но при ручном создании можно добавить товары из разных накладных в один возврат. Для сверки с поставщиком удобнее, однако, оформлять возвраты отдельно по каждому поступлению.