Торговля и Склад · 10 мин
Как провести в 1С утилизацию товаров
Как оформить утилизацию товаров в 1С: документ списания, настройка счетов, акт на списание, налоговый учет и проверка остатков. Пошаговая инструкция для УТ и ERP.
Утилизация товаров в 1С — это списание испорченной, просроченной или некондиционной продукции со склада с одновременным отражением потерь в бухгалтерском и налоговом учете. Операция выполняется документом «Списание товаров» (в старых версиях — «Списание товаров» в разделе «Склад», в УТ 11 и ERP — «Списание товаров» либо «Списание излишков, недостач и порчи товаров» в зависимости от релиза). Документ уменьшает складские остатки и формирует проводки по отнесению стоимости на расходы.
Прежде чем списывать, нужно подтвердить факт непригодности товара: провести инвентаризацию или зафиксировать порчу актом. Без документального основания списание вызовет вопросы при налоговой проверке, а налог на прибыль по таким потерям могут не признать. В программе это реализуется цепочкой: инвентаризация → приказ на списание/акт → списание товаров.
Ниже разобран полный порядок работы в конфигурациях 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, с оговорками для 1С:Бухгалтерии, где механизм проще. Точные названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза — ищите документы по слову «Списание» через поиск в разделе «Склад» или «Покупки».
Подготовка: что проверить до списания
Сначала убедитесь, что товар физически есть на складе и числится в программе на том же складе, с которого планируется списание. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах») и сверьте количество по конкретным позициям. Если фактический остаток меньше учетного — сначала нужна инвентаризация, иначе списание уйдет в минус.
Проверьте, что у пользователя есть права на создание документов списания. В типовых конфигурациях это роли «Добавление изменение списаний товаров» или полные права кладовщика/менеджера по складу. Если документ не создается или не проводится, проблема чаще всего в правах или в закрытом периоде.
Определите статью расходов, на которую будут списаны потери. Для естественной убыли в пределах норм, порчи, истечения срока годности обычно заводят отдельные статьи с разными настройками налогового учета: часть потерь принимается в расходы, часть — нет. Это важно сделать до проведения документа, чтобы не исправлять проводки потом.
Основание для списания: инвентаризация и акты
Корректная цепочка документов начинается с инвентаризации. В УТ 11 и ERP создайте документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризации» или «Приказы на проведение инвентаризаций» в новых релизах). Заполните фактическое количество — программа покажет расхождения с учетными данными.
По результатам пересчета система предложит создать документы на излишки и недостачи. Для утилизации нужен документ списания недостачи и порчи. В УТ 11 это «Списание излишков, недостач и порчи товаров», который создается на основании ордера на отражение недостачи. Такая связь документов сохраняет прослеживаемость: откуда взялась сумма списания.
Если товар испорчен, но количественно на месте (например, просроченный товар лежит целыми коробками), инвентаризация недостачу не покажет. В этом случае списание оформляется напрямую, а основанием служит внутренний акт о порче, составленный комиссией. Прикрепите скан акта к документу списания через механизм присоединенных файлов.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и документ пересчета товаров по нужному складу
- 2Заполните фактическое количество и проведите пересчет
- 3По расхождениям создайте отражение недостач и порчи
- 4На основании оформите списание товаров
- 5Проверьте проводки и остатки по складу
Оформление документа «Списание товаров»
В разделе «Склад и доставка» откройте журнал «Списания товаров» (в некоторых релизах — «Списания излишков, недостач и порчи») и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и дату. Дата не должна попадать в закрытый период и не должна быть раньше даты поступления списываемого товара.
Добавьте товары в табличную часть. Удобнее пользоваться кнопкой «Подобрать товары» или «Заполнить по остаткам», чтобы не вводить позиции вручную и не ошибиться с характеристиками и сериями. Если ведется учет по сериям (просроченные партии), обязательно укажите серию — иначе спишется не та партия или документ не проведется.
В поле «Статья расходов» выберите статью с нужным типом расходов и аналитикой. В УТ 11 в документе может быть вкладка «Дополнительно», где указывается подразделение-получатель расходов и основание списания. Заполните поле «Основание» текстом, например: «Акт о порче № 12 — истек срок годности».
Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Если появилась ошибка о недостатке остатков — вернитесь к проверке складских остатков: скорее всего, товар числится на другом складе, в другой характеристике или зарезервирован под заказ.
Утилизация в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм проще: документ «Списание товаров» находится в разделе «Склад» → «Списание товаров». Укажите склад, добавьте номенклатуру с количеством и на закладке или в поле «Счет списания» выберите счет затрат — обычно 91.02 «Прочие расходы» для порчи сверх норм естественной убыли или 44/20 для потерь в пределах норм.
Субконто по счету списания заполните статьей прочих доходов и расходов или статьей затрат. Обратите внимание на признак «Принимается к налоговому учету» в статье расходов: если потери не нормируются и не подтверждены, галочку принятия в НУ лучше снять, чтобы в декларации по прибыли не было расхождений.
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что сформирована проводка Дт 91.02 (или счет затрат) — Кт 41 с нужной аналитикой. Стоимость списания подтягивается автоматически по методу оценки запасов, заданному в учетной политике (FIFO или по средней).
Сравнение конфигураций
Списание излишков, недостач и порчи, связь с инвентаризацией и ордерным складом, статьи расходов с гибкой аналитикой. Подходит для торгового и складского учета с сериями.
Простой документ «Списание товаров» с прямым указанием счета списания. Подходит, когда складской оперативный учет не ведется.
Документ «Списание запасов» в разделе «Закупки» или «Склад». Минимум настроек, подходит для небольших компаний.
Налоговый учет и НДС при утилизации
Главный спорный вопрос — восстановление НДС по утилизированным товарам. Позиция налоговых органов традиционно требует восстановить ранее принятый к вычету НДС по списанной испорченной продукции, но судебная практика часто на стороне налогоплательщиков, особенно по истечению срока годности. В 1С восстановление, если вы его применяете, оформляется документом «Восстановление НДС» (в Бухгалтерии) или через регламентные операции формирования книги продаж.
По налогу на прибыль потери от порчи в пределах норм естественной убыли принимаются в расходы, сверх норм — только при документальном подтверждении (например, при форс-мажоре). Настройте статьи расходов так, чтобы принимаемые и непринимаемые потери разносились по разным статьям — тогда регистры налогового учета сформируются корректно без ручных правок.
Не забудьте про сам акт утилизации: если товар подлежит уничтожению (просроченные продукты, лекарства), факт уничтожения подтверждается отдельным актом, иногда с участием специализированной организации. Списание в 1С и фактическая утилизация — разные события, и первичка должна закрывать оба.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте отчет «Остатки товаров на складах» — списанное количество должно исчезнуть с выбранного склада. Затем проверьте проводки документа: корректный счет кредита (41 или 45 для отгруженных), правильная статья расходов и подразделение. В УТ 11 дополнительно посмотрите регистр «Себестоимость товаров» — стоимость должна уменьшиться ровно на сумму списания.
В конце месяца, после расчета себестоимости (регламентное закрытие месяца в УТ/ERP), сверьте сумму списания в управленческом и регламентированном учете. Расхождения обычно говорят о том, что закрытие месяца не выполнено или по статье расходов неверно настроено распределение.
Как проверить результат
Списанное количество исчезло, минусов нет
Остаток не изменился или ушел в минус — документ не проведен или склад неверный
Дт счета расходов — Кт 41 с правильной статьей и подразделением
Проводок нет, счет списания пустой или статья не та
Сумма списания совпадает в управленческом и регламентированном учете
Суммы различаются — не выполнен расчет себестоимости
Частые вопросы
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, документ списания создается и без инвентаризации, но для налогового учета нужно другое основание — акт о порче, заключение комиссии, документы утилизирующей организации. Инвентаризация обязательна, когда фактический остаток меньше учетного.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатков?
Проверьте склад, характеристику и серию в отчете по остаткам. Частые причины: товар на другом складе, зарезервирован под заказ или уже списан другим документом. Снимите резервы или исправьте аналитику, затем проведите снова.
На какой счет списывать испорченный товар в 1С:Бухгалтерии?
Чаще всего на 91.02 «Прочие расходы» — для порчи и истечения срока годности. Потери в пределах норм естественной убыли могут относиться на счета затрат (20, 44). Выбор зависит от учетной политики и причины списания.
Нужно ли восстанавливать НДС при утилизации?
Однозначной нормы нет: налоговые органы требуют восстановления, но суды нередко признают его необязательным, особенно при истечении срока годности. Решение принимайте с бухгалтером с учетом готовности к спорам; при восстановлении используйте документ «Восстановление НДС».
Как списать товар, который уже отгружен, но не продан?
Если товар на счете 45 (отгружен, право собственности не перешло), списание оформляется с кредита 45, а не 41. В УТ 11 для этого используются документы по возврату или порче у комиссионера/перевозчика — в зависимости от того, где товар испортился.
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, если период открыт: распроведите документ или пометьте на удаление. Если месяц закрыт, корректнее оформить сторнирующий документ текущей датой (оприходование с той же статьей или корректировку), чтобы не нарушить закрытый период.
Что важно запомнить
Утилизация в 1С — это списание товаров документом «Списание товаров» с указанием склада, серий и статьи расходов, желательно на основании инвентаризации или акта порчи. После проведения обязательно проверьте остатки, проводки и себестоимость, а вопросы НДС и принятия расходов решайте до проведения документа.