Торговля и Склад · 9 мин
Как провести подарочный сертификат в 1С
Как в 1С оформить продажу подарочного сертификата, принять его к оплате и закрыть аванс. Пошаговые инструкции для 1С:Розница и Управление торговлей.
Подарочный сертификат в учёте — это не товар, а аванс покупателя: деньги получены, но обязательство перед клиентом будет закрыто только при обмене сертификата на товар. Поэтому в 1С сертификат проходит через два этапа: продажа (получение предоплаты) и погашение (зачёт аванса при выдаче товара). Если провести обе операции как обычную реализацию, получится двойная выручка и искажённый НДС.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Розница 2.3 и 3.0 есть штатный механизм подарочных сертификатов с учётом номиналов и остатков. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация сертификаты оформляют через авансовые документы или через собственный вид номенклатуры. Ниже разобраны оба подхода с конкретными документами и проводками.
Как устроен учёт подарочных сертификатов в 1С
Логика одинакова во всех конфигурациях: при продаже сертификата возникает кредиторская задолженность перед покупателем, при погашении она закрывается стоимостью выданного товара. В бухгалтерском учёте это проводки Дт 50 (51) — Кт 62.02 при продаже и Дт 62.02 — Кт 90.01 при погашении с одновременным зачётом аванса.
Различия — в инструментах. В Рознице сертификат является отдельным объектом учёта: у него есть номинал, серийный номер, срок действия и остаток, который можно погашать частями. В УТ 11 штатного объекта «сертификат» нет, поэтому используют схему с авансами или дорабатывают конфигурацию. В 1С:Бухгалтерии 8 операции отражают вручную через кассовые документы.
Подготовка: что настроить до первой продажи
В 1С:Розница перейдите в раздел «Настройка» → «Подарочные сертификаты» и включите использование механизма. Затем в справочнике «Виды подарочных сертификатов» создайте карточку: укажите номинал, срок действия, тип серийных номеров (если сертификаты именные с уникальными кодами) и магазин, в котором они действуют. Для бумажных сертификатов с печатью номеров задайте шаблон штрихкода.
В УТ 11 подготовка сводится к двум шагам. Первый — создайте номенклатуру «Подарочный сертификат» с типом «Услуга» или отдельным типом, чтобы она не попадала в складской учёт и не искажала остатки. Второй — проверьте, что в договоре с покупателем или в настройках расчётов включён учёт авансов, иначе зачёт предоплаты в документе реализации будет недоступен.
Отдельно настройте налогообложение. Получение аванса в общем случае облагается НДС по расчётной ставке, а при зачёте аванса НДС принимается к вычету. Убедитесь, что в настройках учётной политики выбран правильный порядок регистрации счетов-фактур на аванс, иначе декларацию придётся править вручную.
Продажа сертификата в 1С:Розница
В рабочем месте кассира (РМК) нажмите кнопку продажи подарочного сертификата или выберите соответствующую операцию в меню. Программа предложит вид сертификата и номинал; если используются серийные номера — отсканируйте штрихкод или введите номер вручную. После оплаты чек пробивается с признаком аванса, а сертификат появляется в регистре учёта с полным остатком номинала.
Вне РМК продажу оформляют документом «Реализация подарочных сертификатов» (раздел «Продажи»). В табличной части укажите вид, количество и номера сертификатов, затем на основании документа создайте приходный кассовый ордер или операцию по платёжной карте. Этот вариант удобен для корпоративных продаж, когда организация покупает сотню сертификатов по безналичному расчёту.
Признак корректного проведения: в отчёте «Остатки подарочных сертификатов» появился новый сертификат с остатком, равным номиналу, а в кассовой книге — приход на ту же сумму с видом операции, отражающим аванс.
Продажа сертификата в УТ 11 через аванс
Создайте документ «Приходный кассовый ордер» (или «Поступление безналичных денежных средств») с видом операции «Оплата от покупателя». В табличной части укажите контрагента-покупателя, сумму сертификата и не закрывайте её ссылкой на заказ — тогда сумма встанет на учёт как аванс. Для розничного покупателя без карточки контрагента используйте вырожденного контрагента «Розничный покупатель».
Если нужен товарный чек с позицией «Подарочный сертификат», дополнительно оформите «Реализацию товаров и услуг» на номенклатуру-сертификат с нулевым складским эффектом, но следите, чтобы в проводках она прошла как аванс, а не как выручка. В типовой УТ для этого счёт учёта номенклатуры настраивают на 62.02 вместо 90.01 — либо операцию корректируют вручную в бухгалтерском модуле.
Для корпоративных продаж сертификатов заведите отдельное соглашение с контрагентом с порядком расчётов «по авансам». Тогда при погашении сертификатов розничными предъявителями будет проще отследить, чей аванс закрывается, если сертификаты передавались сотрудникам организации-покупателя.
Как принять сертификат к оплате
В Рознице в РМК добавьте товары в чек, нажмите «Оплата» и выберите форму оплаты «Подарочный сертификат». Отсканируйте или введите номер — программа покажет остаток. Если сумма чека меньше номинала, спишется только часть, остаток сохранится для следующих покупок. Если больше — доплату принимают наличными или картой в том же чеке, смешанная оплата поддерживается штатно.
В УТ 11 погашение оформляют как обычную реализацию товара, а на закладке расчётов выбирают зачёт аванса: «Автоматически» или вручную указывают платёжный документ, которым сертификат был продан. После проведения аванс закрывается, выручка признаётся один раз.
Частичное погашение в УТ без доработки неудобно: аванс можно зачесть частично, указав сумму зачёта меньше суммы платежа, но отслеживать остаток по конкретному номеру сертификата придётся в аналитике или во внешнем учёте. Если частичные погашения — массовый сценарий, это аргумент в пользу Розницы или доработки.
- 1Откройте РМК и добавьте товары в чек
- 2Нажмите «Оплата» и выберите форму «Подарочный сертификат»
- 3Введите или отсканируйте номер сертификата, проверьте остаток
- 4Если суммы не хватает — примите доплату наличными или картой
- 5Пробейте чек и проверьте остаток сертификата в отчёте
Проверка результата и типичные ошибки
После закрытия смены сверьте три вещи: отчёт «Остатки подарочных сертификатов» (сумма непогашенных номиналов), оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.02 (сальдо должно совпадать с остатками сертификатов) и кассовую книгу. Расхождение между регистром сертификатов и бухгалтерским счётом — верный признак того, что часть операций провели вручную мимо механизма.
Отдельная ситуация — возврат денег за неиспользованный сертификат по требованию покупателя. Оформляйте его документом «Возврат оплаты» или расходным кассовым ордером на основании исходного приходника, а сертификат в Рознице аннулируйте, чтобы его остаток не завышал задолженность.
Как проверить результат
Равен номиналу минус погашенные суммы
Отрицательный остаток или остаток у аннулированного сертификата
Сальдо совпадает с суммой действующих сертификатов
Аванс не закрыт после полного погашения
Признак способа расчёта — аванс
Полный расчёт при продаже самого сертификата
FAQ
Можно ли пробить сертификат без ККТ, если оплата была по безналу?
Если расчёт прошёл безналичным перечислением от организации, кассовый чек в момент зачисления средств обычно не требуется — обязанность возникает при расчётах с физическими лицами наличными или картой. Для корпоративной продажи сертификатов достаточно платёжного документа и счёта. Точный порядок зависит от формы расчётов, при сомнениях сверьтесь с требованиями законодательства о ККТ для вашего случая.
Что делать с сертификатами, у которых истёк срок действия?
По законодательству срок действия сертификата не освобождает продавца от обязательств, если иное не следует из договора, поэтому автоматически списывать аванс в доход рискованно. В учёте такие суммы продолжают числиться на 62.02 до предъявления или до истечения срока исковой давности, после чего списываются на прочие доходы с оформлением инвентаризации расчётов.
Как продать сертификат со скидкой?
В Рознице в документе реализации сертификатов укажите цену продажи ниже номинала — в учёт встанет фактически полученная сумма, а погашаться будет номинал. Разница отразится как скидка. В УТ через аванс достаточно принять оплату на меньшую сумму, но зафиксируйте условия в договоре или акции, чтобы при погашении не было споров о номинале.
Можно ли принимать сертификаты другой торговой сети или партнёра?
Штатный механизм Розницы учитывает только собственные сертификаты. Для партнёрских программ обычно заводят отдельный вид оплаты, а расчёты с партнёром ведут через взаимозачёт или агентскую схему — это требует настройки и часто доработки.
Как отразить сертификаты в 1С:Бухгалтерии без торговой конфигурации?
Продажу оформляйте приходным кассовым ордером с видом операции «Оплата от покупателя» — сумма встанет на 62.02. При погашении создайте «Реализацию (акты, накладные)» на товар и зачтите аванс. Для контроля остатков по номерам сертификатов ведите аналитику по контрагентам или дополнительную номенклатуру.
Что важно запомнить
Сертификат в учёте — это аванс: продажа идёт на 62.02, погашение закрывает аванс через реализацию товара. В Рознице используйте штатный механизм с номиналами и остатками, в УТ 11 — схему с авансами. Контролируйте результат сверкой остатков сертификатов с сальдо 62.02 и не проводите продажу сертификата как обычную выручку.