Как провести в 1С передачу на ответственное хранение

Передача товара на ответственное хранение — операция, при которой право собственности на товар остаётся у поставщика (поклажедателя), а получатель лишь принимает его на хранение за плату или безвозмездно. В учёте это означает, что товар не приходуется на баланс хранителя как собственный запас, а отражается за балансом или на специальном складе с отдельным типом запасов. Ошибка в оформлении приводит к завышению запасов, неверной себестоимости и претензиям при инвентаризации.

В типовых конфигурациях 1С (ERP Управление предприятием, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация) операции ответственного хранения поддерживаются штатно. Ниже разобраны оба направления: когда ваша организация передаёт товар на хранение контрагенту и когда, наоборот, принимает чужой товар на свой склад.

Перед началом работы убедитесь, что в договоре с контрагентом указан тип «С хранителем» / «С поклажедателем» или операция оформляется отдельным договором хранения. От этого зависит, какие документы будут доступны и как сформируются проводки.

Включение функциональности ответственного хранения

По умолчанию документы ответственного хранения в интерфейсе могут быть скрыты. В УТ 11 и КА перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите опции, связанные с ответственным хранением товаров: «Товары, принятые на ответственное хранение» и «Товары, переданные на ответственное хранение». В ERP эти настройки находятся в том же блоке ордерной схемы и складского учёта.

Дополнительно проверьте настройку «Статусы приемки» и ордерную схему склада: если склад работает с ордерным документооборотом, фактическое перемещение товара потребуется подтвердить ордером — «Приходным ордером на товары» с распоряжением на приёмку на хранение. Без ордера на ордерном складе товар в остатки не попадёт.

В карточке договора с контрагентом выберите корректный тип договора. Для приёмки чужого товара — «С поставщиком» с типом хозяйственной операции приёмки на хранение либо отдельный договор хранения; для передачи своего товара — «С покупателем» с соответствующей операцией. Тип договора ограничивает список доступных хозяйственных операций в документах.

Передача своего товара контрагенту на хранение

Когда ваша организация — поклажедатель, создайте документ «Передача на ответственное хранение» (в УТ 11 и КА он доступен из раздела «Продажи» или «Склад и доставка», в ERP — из раздела «Склад»). Заполните организацию, контрагента-хранителя, договор, склад-отправитель и табличную часть с номенклатурой.

Ключевой момент — вид запасов и тип запасов в табличной части. После проведения товар спишется с типа «Собственный товар» и перейдёт в тип «Собственный товар на ответственном хранении» (либо аналогичный, в зависимости от релиза). Количественно товар уходит с вашего склада, но в стоимостной оценке остаётся вашим активом — выручка и НДС при передаче на хранение не возникают, счёт-фактура не выставляется.

Если склад ордерный, после проведения документа передачи оформите расходный ордер на товары, чтобы физическая отгрузка отразилась в складском учёте. Проверьте, что статус ордера — «Отгружен» или «Проверен», иначе останется расхождение между управленческим и складским количеством.

1. 1
   Включите опцию ответственного хранения в настройках склада
2. 2
   Создайте договор с контрагентом с корректным типом операции
3. 3
   Оформите документ «Передача на ответственное хранение» и заполните номенклатуру
4. 4
   Проверьте тип запасов в табличной части — после проведения он должен смениться на «на ответхранении»
5. 5
   При ордерном складе создайте и проведите расходный ордер
6. 6
   Сверьте остатки отчётом по товарам на ответственном хранении

Возврат товара с ответственного хранения

Когда хранитель возвращает товар, оформляется документ «Возврат товаров с ответственного хранения» (или «Выкуп товаров с хранения», если хранитель выкупает товар). Документ можно ввести на основании исходной передачи — тогда табличная часть заполнится автоматически с незакрытыми количествами.

Если хранитель выкупает товар, операция становится обычной реализацией: возникает выручка, начисляется НДС, выставляется счёт-фактура или УПД. Не путайте возврат и выкуп — тип запасов и проводки различаются принципиально, и неправильный выбор документа исказит и складские, и налоговые регистры.

Частичный возврат поддерживается: укажите в документе только фактически возвращаемое количество. Остаток продолжит числиться на ответственном хранении до полного закрытия операции. Контролируйте незакрытые остатки отчётом «Товары, переданные на ответственное хранение».

Приёмка чужого товара на свой склад

Если ваша организация — хранитель, используйте документ «Приемка товаров на хранение» (в ряде релизов — «Поступление товаров на хранение»). Товар приходуется на ваш склад с типом запасов «Товар на хранении» и не увеличивает стоимостные запасы организации — в бухгалтерском учёте он отражается за балансом (типовой счёт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»).

В документе обязательно укажите поклажедателя и договор хранения. Если планируется последующий выкуп, заранее проверьте, что договор допускает операцию выкупа — иначе при оформлении выкупа придётся менять договор или создавать новый и переносить остатки.

Вознаграждение за хранение оформляется отдельно — документом реализации услуг (ваша организация хранит) или поступления услуг (вы платите хранителю). Сама передача товара и плата за хранение — независимые операции, не объединяйте их в одном документе.

Сравнение операций

Передача на хранение

Ваш товар у контрагента. Стоимостной остаток остаётся вашим, меняется тип запасов. Выручки и НДС нет.

Приёмка на хранение

Чужой товар на вашем складе. Учёт за балансом (счёт 002), запасы организации не увеличиваются.

Выкуп с хранения

Переход права собственности. Обычная реализация/поступление с НДС и проводками по себестоимости.

Проверка результата и контроль остатков

После проведения документов обязательно сверьте результат отчётами. Для передающей стороны — «Товары переданные на ответственное хранение» и «Остатки товаров организаций» с отбором по типу запасов. Для хранителя — «Товары, принятые на ответственное хранение» и анализ забалансового счёта 002 в бухгалтерском учёте.

Признак корректного оформления: в отчёте по остаткам товар числится с нужным типом запасов, количество на складе совпадает с фактическим, в регистре НДС и по выручке движений нет (для операций без выкупа). Если товар «повис» в товарах в пути или в отрицательных остатках — ищите непроведённый ордер или неверно указанный склад.

При инвентаризации товары на ответственном хранении инвентаризируются отдельно от собственных: в пересчёте товаров указывайте отбор по типу запасов, чтобы не смешать чужие и свои остатки. Смешение приведёт к ложным излишкам и недостачам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Тип запасов в отчёте по остаткам

Норма

«Собственный товар на ответхранении» или «Товар на хранении»

Тревожный признак

Товар остался «Собственный» — документ не изменил тип запасов

Выручка и НДС

Норма

Нет движений при передаче/приёмке без выкупа

Тревожный признак

Появилась реализация — выбран неверный тип операции

Складские остатки

Норма

Количество сошлось с фактом, ордер проведён

Тревожный признак

Отрицательные остатки или товар «в пути»

Забалансовый счёт 002

Норма

Принятый товар отражён за балансом

Тревожный признак

Товар попал на 41 счёт — завышены запасы

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — оформление передачи на хранение обычной реализацией или перемещением. Реализация начислит НДС и признает выручку, перемещение между складами не передаст товар контрагенту и не изменит тип запасов. Обе ошибки потребуют сторнирования и корректировки налоговых регистров.

Вторая группа ошибок связана с ордерной схемой: документ передачи проведён, а ордер нет, либо ордер проведён по другому складу. Итог — расхождение управленческого и складского учёта, которое всплывёт при инвентаризации. Всегда проверяйте связку «документ + ордер» в день операции.

Ограничение типовых конфигураций: многооборотная тара, давальческое сырьё и комиссионные товары учитываются похожими, но отдельными механизмами. Не используйте документы ответственного хранения для комиссии — у комиссии свои документы и отчёты комитенту.

FAQ

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при передаче на ответственное хранение?

Нет. Право собственности не переходит, реализации не возникает, поэтому счёт-фактура и УПД не оформляются. Документальным основанием служат договор хранения и товаросопроводительные документы (например, МХ-1 при приёме и МХ-3 при возврате).

Чем передача на хранение отличается от комиссии в 1С?

При комиссии товар передаётся для продажи третьим лицам и оформляется документами «Передача товаров комиссионеру» с последующими отчётами комиссионера. Ответственное хранение не предполагает продажи — хранитель лишь хранит товар. Механизмы, отчёты и проводки в конфигурации разные, взаимозаменяемости нет.

Можно ли передать на хранение часть товара из одного поступления?

Да. В документе передачи укажите только нужное количество по конкретным позициям. Остальное количество останется на складе с исходным типом запасов. Контролируйте, чтобы суммарно переданное количество не превысило доступный остаток.

Как оформить порчу или недостачу товара на хранении?

Сначала проведите инвентаризацию с отбором по товарам на ответственном хранении, затем оформите списание недостачи. Дальнейшие действия зависят от условий договора: хранитель возмещает стоимость поклажедателю, что отражается расчётами с контрагентом, а не складскими документами.

Документ «Передача на ответственное хранение» не отображается в списке. Что делать?

Проверьте три вещи: включена ли функциональная опция ответственного хранения в настройках склада, есть ли у пользователя права на документ, выбран ли в договоре тип, допускающий эту операцию. В большинстве случаев проблема решается включением опции в разделе «НСИ и администрирование».

Как учитывается плата за услуги хранения?

Отдельно от движения товара. Хранитель оформляет реализацию услуг поклажедателю с начислением НДС, поклажедатель — поступление услуг и относит затраты на расходы. Услуги хранения не влияют на стоимость и тип запасов переданного товара.