Торговля и Склад · 10 мин
Как провести товары на склад в 1С
Как оприходовать и провести товары на склад в 1С: создание поступления, заполнение табличной части, выбор склада, проверка проводок и типичные ошибки.
Проведение товара на склад в 1С — это отражение факта поступления номенклатуры в учётной системе: программа увеличивает складские остатки, формирует бухгалтерские проводки и при необходимости регистрирует НДС. Операция выполняется документом поступления, и корректность её заполнения влияет на остатки, себестоимость и отчётность.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия. Названия меню могут немного отличаться, но логика одна: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, указать склад, проверить и провести.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение документов поступления, а в справочниках заведены контрагент, номенклатура и склад. Если документ проводится с ошибками, чаще всего причина именно в незаполненных справочных данных или закрытом периоде.
Какой документ использовать для оприходования товара
Выбор документа зависит от хозяйственной операции. Стандартная закупка у поставщика оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в УТ, КА, ERP) или «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» в 1С:Бухгалтерии. Именно этот документ ставит товар на складской и бухгалтерский учёт одновременно.
Если товар пришёл без поставщика — например, излишки по инвентаризации, — используется документ «Оприходование товаров». Для перемещения между своими складами применяется «Перемещение товаров», для возврата от покупателя — «Возврат товаров от клиента». Использовать поступление для этих операций неправильно: исказятся расчёты с контрагентами и себестоимость.
Сравнение документов для прихода товара
Закупка у поставщика. Формирует задолженность, остатки и проводки Дт 41 — Кт 60.
Излишки, безвозмездное получение. Не создаёт долга перед контрагентом.
Перенос остатков между своими складами без изменения общего количества.
Приём ранее проданного товара обратно с корректировкой выручки.
Подготовка: что проверить до создания документа
Сначала убедитесь, что склад, на который приходуется товар, существует в справочнике «Склады» и доступен вам по правам. В разделённых по складам учётных системах пользователь может видеть не все склады — тогда склад просто не появится в списке выбора.
Проверьте номенклатуру: каждая позиция из накладной должна быть заведена в справочнике с правильным видом номенклатуры (обычно «Товар»), единицей измерения и ставкой НДС. Если позиции нет, создайте её заранее или прямо из документа через кнопку «Создать» в поле выбора.
Третий шаг — контрагент и договор. В типовых конфигурациях документ поступления не проведётся без договора с поставщиком с соответствующим видом (например, «С поставщиком»). Также убедитесь, что учётный период открыт: проведение документа закрытой датой заблокируется или изменит прошлую отчётность.
Создание и заполнение документа поступления
В 1С:Управление торговлей откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки» → «Создать» → «Поступление товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)».
В шапке документа укажите поставщика, договор, склад и номер с датой входящей накладной. Входящие номер и дата важны: они попадают в книгу покупок и используются при сверке с поставщиком. Организация подставляется по умолчанию, но если в базе их несколько — проверьте вручную.
Табличную часть заполните позициями из накладной: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если позиций много, используйте кнопку «Подбор» или загрузку из файла — ручной ввод десятков строк повышает риск опечаток в количестве и ценах.
- 1Откройте список документов поступления и создайте новый документ
- 2Заполните поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
- 3Добавьте в табличную часть номенклатуру с количеством, ценами и ставкой НДС
- 4Сверьте итоговые суммы документа с бумажной накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» и остатки отчётом по складу
Заполнение по заказу поставщику
Если закупка оформлялась заказом, создавайте поступление на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, а программа проконтролирует, чтобы фактическое поступление не превысило заказанное количество (если включён такой контроль).
Проведение документа и проверка проводок
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: увеличиваются остатки на складе, появляется задолженность перед поставщиком. В 1С:Бухгалтерии типовые проводки: Дт 41.01 — Кт 60.01 на стоимость товара без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму входного НДС.
Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») сразу после проведения. Счета учёта подставляются из настроек номенклатуры или вида номенклатуры — если вместо 41 счёта встал другой, проверьте настройки счетов учёта в карточке позиции.
Затем сверьте остатки: «Склад» → отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам). Количество по проведённому документу должно появиться в отчёте на нужном складе.
Как проверить результат
Количество увеличилось ровно на величину из накладной
Остаток не изменился или изменился на другом складе
Дт 41 — Кт 60 на сумму без НДС, Дт 19 — Кт 60 на НДС
Проводок нет или счета учёта не соответствуют товару
В отчёте по расчётам появился долг на сумму накладной
Долг отсутствует или завис на другом договоре
Частые ошибки при проведении и как их исправить
Наиболее частая ошибка — неверный склад в шапке. Документ проведётся успешно, но остаток «упадёт» не туда, и при отгрузке с реального склада программа покажет отрицательный остаток. Исправляется перепроведением документа с правильным складом или документом «Перемещение товаров».
Вторая типичная проблема — дубли номенклатуры: одна и та же позиция заведена дважды, и приход оформлен на одну карточку, а продажа идёт с другой. Результат — отрицательные остатки по одной карточке и завышенные по другой. Лечится поиском и объединением дублей с перепроведением документов.
Третья группа ошибок связана с НДС: неверная ставка в табличной части или отсутствие счёта-фактуры. Проверьте, что сумма НДС в документе совпадает с накладной поставщика, и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа поступления.
Ограничения и когда лучше привлечь специалиста
Самостоятельно безопасно проводить текущие поступления в открытом периоде при настроенной учётной системе. Не стоит без опыта проводить документы в закрытом периоде (за который сдана отчётность), менять дату уже проведённых документов и запускать групповое перепроведение за длительный срок — это меняет себестоимость, НДС и может сделать отчётность недостоверной.
Если после проведения отчёты показывают отрицательные остатки, себестоимость внезапно обнулилась или документ не проводится с непонятной ошибкой — остановитесь и обратитесь к специалисту по 1С или в поддержку франчайзи. Попытки «починить» учёт массовыми исправлениями часто усугубляют проблему.
Полезная привычка — сразу после проведения документа формировать отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по складу из документа. Проверка занимает меньше минуты, а ошибка в складе или количестве выявляется в тот же день, а не во время инвентаризации.
FAQ: частые вопросы
Документ не проводится с ошибкой «Не заполнен договор». Что делать?
Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком» для вашей организации. После этого выберите его в документе и проведите повторно. В некоторых конфигурациях договор создаётся автоматически при вводе первого документа, если это разрешено настройками.
Как провести товар, если накладная ещё не пришла?
Можно оформить поступление по фактически принятому количеству, а номер и дату входящего документа внести позже, когда накладная поступит. До получения документов НДС к вычету не принимается. Некоторые компании оформляют такой приход отдельным документом предварительного поступления, но в типовых конфигурациях чаще просто корректируют реквизиты в исходном документе.
Почему после проведения остаток в отчёте не изменился?
Проверьте три вещи: тот ли склад указан в отборе отчёта, что в документе; не включён ли ордерный учёт (тогда нужен приходный ордер); и действительно ли документ проведён — рядом с его номером в списке не должно быть пометки непроведённого документа.
Можно ли изменить проведённый документ поступления?
Да, в открытом периоде: откройте документ, внесите изменения и проведите снова. Учтите, что изменение количества или цен задним числом может потребовать перепроведения последующих документов отгрузки, чтобы себестоимость рассчиталась корректно. В закрытом периоде изменения делать не следует — используйте корректировочные документы текущей датой.
Как загрузить товары из электронной накладной, а не вводить вручную?
Типовые конфигурации поддерживают обмен электронными документами (ЭДО): входящий УПД или накладная загружается из сервиса ЭДО, и документ поступления создаётся автоматически с заполненной табличной частью. Также во многих конфигурациях есть загрузка из табличных файлов (Excel) через встроенную обработку загрузки данных.
Что важно запомнить
Товар проводится на склад документом поступления: заполните поставщика, договор, склад и табличную часть, сверьте суммы с накладной и нажмите «Провести». Результат всегда подтверждайте двумя способами — проводками (Дт/Кт) и отчётом по остаткам на складе. Документы в закрытом периоде не трогайте без резервной копии и помощи специалиста.