Как провести товар в 1С Розница

Проведение товара в 1С:Розница — это отражение в учёте его движения: поступления от поставщика, перемещения между складами, оприходования излишков или списания. Пока документ не проведён, остатки на складах не меняются, и продать товар в розничной точке корректно не получится. Поэтому важно понимать, какой документ выбрать в каждой ситуации и как проверить результат.

Основной рабочий инструмент — раздел «Закупки» и «Склад» в интерфейсе программы. В типовой конфигурации 1С:Розница 2.3 (и близких редакциях) логика одинакова: создаётся документ, заполняются табличные части, документ проводится, после чего остатки и цены обновляются. Ниже разобраны основные сценарии с конкретными действиями.

Статья ориентирована на пользователей, которые работают в роли кладовщика, товароведа или администратора магазина и выполняют операции вручную, без глубокой доработки конфигурации.

Какие документы используются для движения товара

В 1С:Розница каждый вид движения товара оформляется своим документом. Выбор неправильного документа — самая частая причина расхождений в учёте, поэтому сначала определите характер операции.

• Поступление товаров — закупка у поставщика, приход на склад с указанием цен закупки.
• Оприходование товаров — постановка на учёт излишков, выявленных при инвентаризации, или товара без документов поставщика.
• Перемещение товаров — передача между складами, например с оптового склада в торговый зал магазина.
• Возврат товаров поставщику — обратное движение при браке или пересортице.
• Списание товаров — убытие по причине порчи, истечения срока годности, недостачи.

Как провести поступление товара от поставщика

Это базовый сценарий приёмки. Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин (склад поступления), поставщика из справочника контрагентов и при необходимости номер и дату входящей накладной — это поможет при сверках.

В табличной части добавьте товары из справочника номенклатуры, укажите количество и цену закупки. Если товар новый, его нужно сначала создать в справочнике «Номенклатура»: задать наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и при необходимости штрихкод. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите магазин, поставщика и реквизиты входящей накладной
3. 3
   Добавьте товары, количество и цены закупки
4. 4
   Проверьте итоговую сумму документа по накладной поставщика
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что товар появился на складе

Если фактическое количество отличается от накладной, в программе предусмотрен механизм расхождений: документ можно оформить на основании заказа поставщику с указанием фактически принятого количества. Не проводите документ «как в бумагах», если фактическая приёмка отличается, — расхождение всплывёт при инвентаризации.

Как установить розничные цены после оприходования

Поступление фиксирует закупочные цены, но для продажи в розницу нужны цены продажи. Они задаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «Маркетинг», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ, выберите вид цены «Розничная», добавьте товары и укажите цены.

Удобный приём: документ установки цен можно создать на основании поступления — тогда табличная часть заполнится автоматически, останется проставить цены продажи. Некоторые магазины настраивают наценку по виду номенклатуры, чтобы цены рассчитывались от закупочных.

Перемещение товара между складами и магазинами

Когда товар нужно передать с центрального склада в торговый зал или в другой магазин, используйте документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте товары и количество, затем проведите документ.

При перемещении между разными магазинами учтите: если магазины работают в разных информационных базах (например, обмен через «Розница — офис»), потребуются связанные документы на обеих сторонах и настроенный обмен данными. В одной базе перемещение проводится один раз и сразу меняет остатки на обоих складах.

Оприходование излишков и списание

Излишки, выявленные при инвентаризации или обнаруженные без сопроводительных документов, оформляются документом «Оприходование товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад, товары, количество и учётную цену — обычно это текущая розничная или закупочная цена. После проведения товар появится в остатках.

Обратная операция — «Списание товаров»: порча, истечение срока годности, недостача. В документе указывается склад и причина списания. Перед списанием убедитесь, что товар действительно отсутствует физически, иначе при инвентаризации получите излишек.

Оба документа часто создаются автоматически по итогам инвентаризации: документ «Инвентаризационная опись» фиксирует фактические остатки, а программа формирует оприходование и списание на сумму расхождений. Это безопаснее ручного ввода, так как исключает арифметические ошибки.

Как проверить, что товар проведён правильно

Главный контрольный инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Сформируйте его по нужному складу и сверьте количество по проведённым позициям. Если товара в отчёте нет — документ либо не проведён, либо оформлен на другой склад.

Дополнительно проверьте движения конкретного документа: откройте его и через кнопку «Ещё» посмотрите движения по регистрам. Там видно, какие записи документ сделал в учёте. Для цен используйте отчёт по ценам номенклатуры или просто откройте карточку товара — актуальная розничная цена отображается в ней.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте по складу

Норма

Количество совпадает с проведённым документом

Тревожный признак

Товара нет или количество не изменилось — документ не проведён или склад указан неверно

Розничная цена в карточке товара

Норма

Отображается актуальная цена продажи

Тревожный признак

Цена нулевая или устаревшая — нет действующего документа установки цен

Проведение документа

Норма

Пиктограмма документа в журнале без пометки, сумма совпадает с накладной

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или просто записан — остатки не изменятся

Типичные ошибки и ограничения

Большинство проблем с остатками возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий. Разберём самые частые.

Отдельное ограничение: проведение документов задним числом возможно, только если у пользователя есть соответствующие права и дата не попадает в закрытый период. Если установлена дата запрета изменения данных, документ старше этой даты провести не получится — обратитесь к администратору базы.

Если магазин работает с ЕГАИС (алкоголь) или «Честным ЗНАКом» (маркированный товар), простое проведение поступления недостаточно: нужно подтвердить накладную в ЕГАИС или принять коды маркировки. Иначе продажа такого товара будет заблокирована на кассе или приведёт к штрафным рискам.

FAQ

Чем отличается «записать» от «провести»?

«Записать» сохраняет документ как черновик — он виден в журнале, но не влияет на остатки, цены и отчёты. «Провести» вносит движения в регистры учёта, и только после этого товар появляется на складе. Для учёта имеет значение только проведённый документ.

Можно ли провести товар без поставщика?

Да, через документ «Оприходование товаров» в разделе «Склад». Он используется для излишков и товаров без сопроводительных документов. Но для регулярных закупок правильнее оформлять поступление с контрагентом — это нужно для взаиморасчётов и возвратов.

Почему товар проведён, но на кассе не продаётся?

Чаще всего причина в отсутствии действующей розничной цены или в том, что поступление оформлено на другой склад. Проверьте остаток по складу магазина и актуальность документа установки цен. Для маркированного товара дополнительно проверьте статус кодов маркировки.

Как исправить ошибочно проведённый документ?

Если документ ещё не породил связанных операций, его можно распровести, исправить и провести заново. Если на его основании уже созданы другие документы (установка цен, перемещения), их тоже нужно перепровести после исправления. Удалять документ пометкой на удаление без анализа связей не стоит.

Нужно ли проводить товар, если магазин работает через обмен с офисом?

Да, но документы могут приходить из офисной базы автоматически. В этом случае задача магазина — проверить корректность пришедших документов и при необходимости оформить расхождения по фактической приёмке, а не создавать поступление вручную.

Что делать, если дата запрета редактирования не даёт провести документ?

Дата запрета устанавливается администратором для защиты закрытых периодов. Самостоятельно снимать её не рекомендуется — согласуйте с руководителем или бухгалтерией, корректно ли вносить изменения в закрытый период, и пусть администратор временно изменит настройку.