Как провести списание в 1С Розница

Списание товаров в 1С:Розница оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует проводки по выбытию номенклатуры. Операция нужна при порче, истечении срока годности, бое, недостаче по итогам инвентаризации, а также при передаче товара на собственные нужды магазина.

Перед списанием важно определить основание: произвольное списание по факту порчи или списание по результатам инвентаризации. От этого зависит порядок действий — в первом случае документ создаётся вручную, во втором его удобнее ввести на основании приказа на пересчёт, чтобы количества подтянулись автоматически.

Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание документа, заполнение табличной части, проведение, проверка остатков и проводок, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Когда оформляется списание и какие есть основания

Документ «Списание товаров» применяется всякий раз, когда товар выбывает из магазина без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: испорченные продукты, разбитая тара, товар с истёкшим сроком годности, недостача, выявленная инвентаризацией, использование товара на хозяйственные нужды (например, упаковка или расходные материалы).

Различают два сценария оформления. Первый — ручное списание по факту обнаружения порчи: сотрудник сам создаёт документ и заполняет его. Второй — списание по итогам пересчёта: сначала создаётся «Приказ на проведение пересчета товаров», затем на его основании вводятся документы оприходования излишков и списания недостач. Второй вариант предпочтительнее, поскольку количества и расхождения рассчитываются программой, а не вводятся вручную.

Подготовка: что проверить до создания документа

Убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение складских документов. Если кнопка «Создать» в журнале списаний недоступна, обратитесь к администратору — вероятно, роль пользователя ограничена только кассовыми операциями.

Проверьте, что товар, который нужно списать, действительно числится на выбранном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты»), отфильтруйте по магазину и номенклатуре. Если остаток нулевой или отрицательный, списание либо не проведётся, либо уведёт остатки в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

Также заранее определите причину списания и, если ведётся управленческий учёт по статьям, корреспондирующую аналитику. В типовой конфигурации причина указывается в документе текстом или через аналитику хозяйственных операций — это упростит последующий анализ потерь в отчётах.

Создание документа «Списание товаров» вручную

Откройте раздел «Склад» и перейдите в журнал «Списания товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин (склад), с которого списывается товар, и при необходимости организацию, если в базе их несколько.

В табличную часть «Товары» добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через подбор. Для каждой позиции укажите количество в базовых единицах измерения. Если используется подбор, программа может показывать текущие остатки — это помогает не списать больше, чем есть на складе.

Заполните поле с причиной списания или аналитикой, если оно есть в вашей версии конфигурации. Это не всегда обязательный реквизит, но без него потом сложно объяснить, куда делся товар, и построить отчёт по потерям.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите магазин-склад и организацию в шапке документа
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество
4. 4
   Заполните причину списания или аналитику хозяйственной операции
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок
6. 6
   Проверьте остатки в отчёте «Остатки товаров»

Списание по результатам инвентаризации

Если списание выполняется по итогам пересчёта, начните с документа «Приказ на проведение пересчета товаров» в разделе «Склад». В приказе фиксируется склад и состав пересчитываемой номенклатуры, далее оформляется «Пересчет товаров», куда вносятся фактические количества.

После заполнения фактических остатков программа рассчитает расхождения между учётными и фактическими данными. На основании пересчёта создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач) — количества в них подставляются автоматически.

Преимущество этого пути в том, что цепочка «приказ — пересчёт — списание» документально связывает недостачу с инвентаризацией. При проверке или передаче данных в бухгалтерию видно основание каждой списанной единицы, а не произвольный набор ручных документов.

Сравнение вариантов

Ручное списание

Подходит для разовой порчи или боя, обнаруженных вне инвентаризации. Ограничение: количества вводятся вручную, нет связи с пересчётом.

Списание на основании пересчёта

Подходит для недостач по итогам инвентаризации. Количества рассчитываются автоматически, есть документальное основание. Требует предварительного оформления приказа и пересчёта.

Проведение документа и проверка результата

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если контроль остатков включён и товара на складе не хватает, программа выдаст сообщение о недостатке с указанием позиции и доступного количества — документ не проведётся, пока количество не будет исправлено.

Проверьте результат двумя способами. Во-первых, откройте отчёт «Остатки товаров» с отбором по складу и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество. Во-вторых, через кнопку «Дт/Кт» или структуру движений документа посмотрите, какие регистры затронуты и какие записи сформированы.

Если база обменивается с 1С:Бухгалтерией или Управлением торговлей, убедитесь, что документ попал в план обмена и будет выгружен. Списание, оставшееся только в розничной базе, создаст расхождения между торговым и бухгалтерским учётом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по списанной номенклатуре в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Статус документа в журнале

Норма

Документ проведён (нет серой пометки)

Тревожный признак

Документ записан, но не проведён

Движения документа (кнопка показа проводок/регистров)

Норма

Есть записи по регистрам товаров

Тревожный признак

Движений нет — документ не проведён или отменено проведение

Обмен с бухгалтерией

Норма

Документ включён в выгрузку

Тревожный признак

Документ заблокирован или исключён из обмена

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отказ в проведении из-за недостатка остатков. Причины: товар числится на другом складе, приходная накладная не проведена, либо остатки уже искажены предыдущими ошибками. Решение — сверить остатки по отчёту, провести документы прихода и только потом повторить списание.

Вторая ошибка — списание не с того склада. В магазине с несколькими складами (торговый зал, склад, склад брака) легко выбрать неверный. Исправление: распроведите документ, измените склад в шапке и проведите заново. Если документ уже выгружен в бухгалтерию, согласуйте исправление с бухгалтером.

Третья ситуация — списание задним числом. Документ, проведённый прошлой датой, может нарушить последовательность и изменить остатки на прошлые даты, что повлияет на уже сформированные отчёты. По возможности оформляйте списание текущей датой с указанием фактической даты порчи в комментарии.

Ограничения и когда лучше привлечь специалиста

Самостоятельное списание безопасно, пока речь идёт об оперативных документах текущего периода на правильном складе. Ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С или старшего по учёту: массовое списание по итогам большой инвентаризации, исправление списаний прошлых периодов, расхождения остатков между Розницей и бухгалтерской базой, отрицательные остатки неясного происхождения.

Также учитывайте, что в разных версиях и редакциях 1С:Розница (2.2, 2.3, 3.0) названия разделов и реквизитов могут отличаться, а в отраслевых решениях на её основе (например, для аптек или алкогольной торговли) добавляются свои механизмы списания, связанные с ЕГАИС или маркировкой. Для маркированного товара списание может потребовать передачи сведений в «Честный ЗНАК» — проверьте, настроен ли обмен.

FAQ

Документ не проводится: «Недостаточно товара на складе». Что делать?

Откройте отчёт «Остатки товаров» с отбором по складу из документа и проверьте фактический остаток позиции. Обычно причина в непроведённой приходной накладной, неверном складе в шапке или уже существующем отрицательном остатке. Исправьте источник проблемы и проведите списание повторно.

Можно ли отменить проведённое списание?

Да. Найдите документ в журнале «Списания товаров», откройте его и нажмите «Отменить проведение» — остатки вернутся. Если документ уже выгружен в бухгалтерию, отмену нужно согласовать с бухгалтером, чтобы не было расхождений между базами.

Чем списание отличается от перемещения и возврата поставщику?

Списание — это безвозвратное выбытие товара из учёта (порча, недостача). Перемещение лишь переносит остаток между складами, общий остаток не меняется. Возврат поставщику уменьшает остаток, но оформляется отдельным документом с указанием поставщика и влияет на взаиморасчёты.

Как списать недостачу по итогам инвентаризации?

Создайте «Приказ на проведение пересчета товаров», затем документ «Пересчет товаров» с фактическими количествами. На основании пересчёта введите «Списание товаров» — недостающие количества подставятся автоматически, а излишки оформляются отдельным оприходованием.

Нужно ли списание согласовывать с бухгалтерией?

Если Розница обменивается данными с 1С:Бухгалтерией, документ списания выгружается автоматически и формирует там проводки. Разовые операции текущего периода обычно не требуют согласования, но крупные суммы, списания прошлых периодов и исправления лучше обсудить с бухгалтером заранее.

Как посмотреть, сколько товара списано за период?

Используйте журнал «Списания товаров» с отбором по периоду и складу, либо отчёты по движению товаров в разделе «Отчёты», где видны обороты по списаниям. Если причины заполнялись в документах, можно сгруппировать потери по причинам.