Торговля и Склад · 11 мин
Как провести ПТУ в 1С: пошаговое руководство
Как оформить и провести поступление товаров и услуг (ПТУ) в 1С: создание документа, заполнение счетов учета, НДС, проверка проводок и исправление ошибок.
Поступление товаров и услуг (ПТУ) — один из самых частых документов в учете: он фиксирует приход товара на склад, формирует задолженность перед поставщиком и служит основанием для принятия НДС к вычету. Ошибка в этом документе тянет за собой неверную себестоимость, искаженные остатки и проблемы с декларацией по НДС, поэтому проводить ПТУ нужно строго по регламенту.
Механика документа в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, Управление торговлей) схожа: документ создается на основании счета или заказа поставщику либо вручную, заполняется по первичным документам поставщика и проводится. Отличия — в составе полей и в том, какие движения формируются по регистрам.
Ниже разобран полный цикл работы с ПТУ: от подготовки данных до проверки проводок и исправления типовых ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0 с оговорками для торговых конфигураций.
Подготовка: что проверить до создания документа
До ввода ПТУ убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Контрагент должен существовать с заполненным ИНН и КПП — от этого зависит правильность регистрации счета-фактуры. Договор с поставщиком должен иметь верный вид (с поставщиком) и валюту, иначе документ не подставит нужные счета расчетов.
Проверьте номенклатуру: каждая позиция должна быть заведена с правильным типом (товар, услуга, материал), ставкой НДС и, в торговых конфигурациях, единицей измерения. Если номенклатура новая, создайте ее до ввода документа — создание «на лету» из табличной части часто приводит к дублям с неверными реквизитами.
Также убедитесь, что у вас есть первичные документы поставщика: накладная (ТОРГ-12), акт, УПД или счет-фактура с номером и датой. Вводить ПТУ «с потолка» без первички нельзя — программа потребует номер и дату входящего документа, а без них учет будет несостоятелен при проверке.
Создание документа ПТУ
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление», выбрав вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)», «Товары, услуги, комиссия» или «УПД». Вид операции определяет состав табличных частей и набор проводок, поэтому выбирайте его по фактическому содержанию поставки.
Заполните шапку документа: поставщика, договор, номер и дату входящей накладной, склад (если ведется складской учет) и способ зачета авансов. Если документ создается на основании счета или заказа поставщику, большая часть полей подставится автоматически — это снижает риск ошибок и расхождений с заказом.
В торговых конфигурациях (УТ, КА, ERP) документ называется «Поступление товаров и услуг» и создается в разделе «Закупки». Там дополнительно указываются соглашение с поставщиком, порядок расчетов и хозяйственная операция. Если поставка идет под заказ, используйте распоряжение — тогда программа проконтролирует количество и цены относительно заказа.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и выберите вид операции
- 2Укажите поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учета по ссылке «Счета учета» в документе
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру внизу документа
- 6Нажмите «Провести» и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
Заполнение табличной части и счетов учета
Табличную часть можно заполнить вручную, подбором номенклатуры или загрузкой из файла поставщика (Excel, ЭДО). При ручном вводе контролируйте три вещи: количество по факту приемки (а не по счету), цену без арифметических ошибок и ставку НДС — она должна совпадать со ставкой в документах поставщика, иначе сумма налога не сойдется.
Счета учета в 1С:Бухгалтерии открываются по ссылке «Счета учета» в строке или документе. Стандартный набор для товаров: счет учета 41.01 (или 10.01 для материалов), счет расчетов 60.01, авансы 60.02, НДС 19.03. Для услуг счет затрат зависит от назначения — 26, 44, 20 и т.д., здесь же указывается статья затрат и подразделение.
Если счета подставились неверно, причина обычно в настройке счетов учета номенклатуры (раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры») или в виде договора. Исправляйте настройку, а не только конкретный документ, иначе ошибка повторится в следующих поступлениях.
Если накладная поставщика содержит десятки позиций, попросите электронную версию документа и загрузите ее через «Загрузить из файла» или ЭДО. Ручной ввод длинной накладной — главный источник расхождений в количестве и ценах.
Регистрация счета-фактуры и НДС
После заполнения табличной части внизу документа укажите номер и дату счета-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», который попадет в книгу покупок. Если поставщик выставил УПД со статусом «1», отдельный счет-фактура не нужен — вычет формирует само поступление.
Проверьте, чтобы сумма НДС в документе совпадала со счетом-фактурой поставщика до копейки. Расхождение даже в копейку приведет к разнице между книгой покупок и данными поставщика, что видно в АСК НДС-2 и вызывает требования о пояснениях.
Для операций без НДС (поставщик на УСН, необлагаемые операции) выберите ставку «Без НДС» и убедитесь, что счет-фактура не регистрируется или регистрируется с кодом операции «без НДС». Ошибочная ставка 20% вместо «Без НДС» — частая причина завышенных вычетов.
Проведение и проверка результата
Нажмите «Провести» и откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (в бухгалтерии) или «Отчеты» → «Движения документа» (в торговых конфигурациях). Типовые проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 — оприходован товар, Дт 19.03 Кт 60.01 — выделен НДС. Для услуг: Дт счета затрат Кт 60.01.
Сверьте результат по нескольким контрольным точкам: остаток на складе увеличился на принятое количество, задолженность перед поставщиком по счету 60.01 выросла на сумму документа, НДС отразился на 19 счете и попадет в книгу покупок после формирования записей. В торговых конфигурациях дополнительно проверьте регистр «Товары на складах» и статус расчетов с поставщиком.
Если был предварительно оплачен аванс, проверьте зачет: документ должен автоматически закрыть аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Если зачет не произошел, проверьте способ зачета авансов в шапке документа и соответствие договора в платежке и поступлении.
Как проверить результат
Дт 41.01 Кт 60.01 на сумму без НДС, Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС
Проводок нет, неверные счета или сумма с НДС попала на 41 счет
Количество увеличилось на принятый объем
Остаток не изменился или появился минус
Кредит 60.01 вырос на сумму накладной, аванс зачтен
Аванс «висит» на 60.02 и одновременно долг на 60.01
Запись появилась с верной суммой НДС и кодом операции
Записи нет или сумма НДС отличается от счета-фактуры
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверная дата документа: ПТУ проводится текущей датой вместо даты накладной, из-за чего поступление попадает не в тот квартал и НДС «уезжает» в другой период. Исправление: отмените проведение, установите дату по первичке, проведите заново и пересформируйте записи книги покупок.
Вторая группа ошибок — дубли номенклатуры и контрагентов, созданные при загрузке. Дубли ломают отчеты по остаткам и расчетам: один и тот же товар числится под двумя карточками. Лечится поиском и удалением дублей (в типовых есть обработка «Поиск и удаление дублей») с заменой ссылок в документах.
Третья типовая ситуация — расхождение количества или цены с фактической приемкой. Не редактируйте проведенное поступление задним числом молча: если накладная уже отражена у поставщика, оформите документ «Корректировка поступления» на основании ПТУ — он корректно отразит изменения в НДС и расчетах.
Проведение ПТУ в закрытом периоде и отмена
Если накладная пришла поздно и период уже закрыт (сдана отчетность), не проводите документ задним числом в закрытом периоде. Варианты: отразить поступление текущей датой с указанием входящего номера и даты накладной (НДС к вычету можно принять в течение трех лет) либо, если отчетность еще не сдана, открыть период, провести документ и повторить регламентные операции закрытия месяца.
Для отмены ошибочного ПТУ используйте «Отменить проведение» и пометку на удаление. Учтите: если на основании поступления уже созданы оплата, реализация этого товара или корректировки, сначала нужно разобрать связанные документы, иначе получите отрицательные остатки и разорванные цепочки расчетов.
Если по документу уже принят НДС к вычету и сдана декларация, удаление или изменение ПТУ потребует уточненной декларации. В таких ситуациях безопаснее оформлять корректировку или сторно отдельным документом, сохраняя историю.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по ПТУ в 1С
Чем ПТУ отличается от документа «Поступление доп. расходов»?
ПТУ оприходует сами товары или услуги по накладной поставщика. «Поступление доп. расходов» (или «Поступление услуг и прочих активов») распределяет на себестоимость уже оприходованных товаров сопутствующие затраты — доставку, страховку, таможенные платежи. Он всегда создается после основного поступления и ссылается на него.
Можно ли провести ПТУ без счета-фактуры?
Да, документ проводится и без регистрации счета-фактуры — проводки по оприходованию и НДС на 19 счете сформируются. Но в книгу покупок запись попадет только после регистрации счета-фактуры. Это штатная ситуация, когда счет-фактура приходит позже накладной.
Почему документ не проводится с ошибкой «Не заполнен счет учета»?
Программа не смогла подобрать счета из настроек. Откройте ссылку «Счета учета» в документе и заполните пустые поля вручную, а затем проверьте настройку «Счета учета номенклатуры» в справочнике — чаще всего для новой номенклатуры или нового склада не заданы соответствия.
Как отразить поступление в валюте?
Укажите договор с валютой расчетов — документ переключится на валютный режим. Суммы вводятся в валюте, рублевые проводки программа сформирует по курсу на дату документа. Убедитесь, что курсы валют загружены на дату поступления, иначе рублевая оценка будет неверной.
Что делать, если товар пришел частями по одной накладной?
Оформляйте ПТУ на фактически принятое количество, а остаток принимайте отдельным поступлением по мере поставки. В торговых конфигурациях удобно вести заказ поставщику и создавать поступления на его основании — программа покажет незакрытый остаток к поставке.
Нужно ли проводить ПТУ для услуг, если есть только акт?
Да, услуги оформляются тем же документом с видом операции «Услуги (акт)». Отличие в проводках: вместо 41 счета используется счет затрат (26, 44, 20 и др.) со статьей затрат. Склад при этом не указывается, движений по складским регистрам не формируется.
Что важно запомнить
ПТУ проводится по первичным документам поставщика: корректные дата, договор, номенклатура и ставка НДС решают 90% проблем. После проведения всегда сверяйте проводки, остатки на складе, расчеты по 60 счету и книгу покупок. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой, а не удалением документа.