Торговля и Склад · 10 мин
Как провести продажу в 1С: пошаговое руководство
Как оформить продажу в 1С: Управление торговлей и Розница. Создание заказа, реализация товаров, оплата, отгрузка со склада, проверка проводок и типичные ошибки.
Продажа в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка документов: согласование условий с покупателем, отгрузка товара со склада, регистрация оплаты и формирование отчётности. От того, насколько правильно оформлен каждый шаг, зависят остатки на складе, взаиморасчёты с клиентом, НДС и данные управленческих отчётов.
Конкретный порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» используется схема «заказ — реализация — оплата», в «1С:Розница» продажа оформляется чеком ККМ через рабочее место кассира, а в «1С:Бухгалтерии» часто достаточно документа «Реализация (акты, накладные)». Ниже разобран универсальный процесс, применимый к большинству торговых конфигураций.
Перед первой продажей должны быть заполнены базовые справочники: номенклатура с ценами, контрагенты, склады и договоры. Если этих данных нет или они устарели, документ либо не проведётся, либо проведётся с неверными ценами и остатками — и ошибку придётся исправлять цепочкой сторнирующих документов.
Подготовка: что проверить перед оформлением продажи
Начните со справочника номенклатуры. Убедитесь, что товар заведён в базу, у него указана единица измерения, ставка НДС и актуальная цена в нужном виде цен (оптовая, розничная). Если цены не установлены документом «Установка цен номенклатуры», в заказе и реализации они подставятся нулевыми или устаревшими.
Затем проверьте остатки. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ — раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу») и убедитесь, что нужное количество есть на том складе, с которого планируется отгрузка. Продажа при отсутствии остатка приведёт к отрицательным остаткам, если в настройках не включён жёсткий контроль.
Третий шаг — карточка контрагента. Проверьте ИНН, реквизиты, договор и условия оплаты. От договора зависят порядок расчётов, валюта и автоматическое зачётование авансов. Если клиент новый, создайте контрагента заранее, а не «на лету» в момент отгрузки — так меньше риск ошибиться в реквизитах для счёта-фактуры.
Что проверить перед продажей
В карточке товара и документе подставляется актуальная цена нужного вида
Цена нулевая или устаревшая — документ «Установка цен» не создан
Свободный остаток покрывает количество в заказе
Остаток нулевой или отрицательный — сначала оприходуйте товар
Договор создан, указаны валюта и порядок расчётов
Договора нет — оплата не зачтётся автоматически
Оформление заказа клиента или счёта на оплату
В управленческих конфигурациях продажа обычно начинается с документа «Заказ клиента» (раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»). Укажите покупателя, дату отгрузки, склад и добавьте товары на вкладке «Товары». Программа подставит цены и ставки НДС автоматически, но их можно скорректировать вручную при наличии прав.
Заказ клиента резервирует товар на складе, если выбран соответствующий вариант обеспечения («Отгрузить» или «Резервировать»). Это важно при работе с ограниченными остатками: зарезервированный товар не уйдёт другому покупателю. Если резерв не нужен (например, товар всегда в наличии), используйте статус «К отгрузке».
Если клиенту нужен счёт на оплату, создайте его на основании заказа: кнопка «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Счёт — печатная форма для клиента, он не делает движений по складу и расчётам, поэтому его можно выписывать и без заказа. В «1С:Бухгалтерии» счёт создаётся в разделе «Продажи» и также служит основанием для реализации.
Когда заказ не нужен
При простой схеме «отгрузка и оплата в один день» заказ можно пропустить и сразу создать реализацию. Это уместно для разовых продаж с постоплатой или оплатой при отгрузке. Но при работе с предоплатой, долгосрочными согласованиями и резервированием заказ лучше оформлять — он фиксирует договорённости и упрощает контроль исполнения.
Отгрузка: документ «Реализация товаров и услуг»
Реализация — ключевой документ продажи: именно он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и проводки по выручке и НДС. Создавайте его на основании заказа («Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг») — тогда шапка и табличная часть заполнятся автоматически, а расхождения с заказом будут видны сразу.
Проверьте перед проведением: склад отгрузки, количество и цены, ставку НДС, дату документа. Дата реализации определяет период, в котором отразится выручка и начислится НДС — ошибка в дате исказит отчётность и декларацию. После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте заказ клиента и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг»
- 2Проверьте склад, количество, цены и НДС в табличной части
- 3Убедитесь, что дата документа соответствует фактической отгрузке
- 4Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 5Распечатайте или отправьте клиенту ТОРГ-12 / УПД по кнопке печати
Если товар отгружается частями, создавайте несколько реализаций на основании одного заказа. Программа отследит неотгруженный остаток, а в статусе заказа будет видно, что он исполнен частично. Не правьте первую реализацию «задним числом», чтобы добавить вторую партию — это нарушит уже выданные клиенту документы и проводки.
Регистрация оплаты от покупателя
Оплата оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» (оплата на расчётный счёт) или «Приходный кассовый ордер» (наличные). В УТ эти документы находятся в разделе «Казначейство». Быстрый способ — создать оплату на основании заказа или реализации: сумма и контрагент подставятся автоматически.
При проведении оплаты программа автоматически зачтёт её в счёт задолженности, если в договоре настроен порядок расчётов «по заказам» или «по накладным». Проверьте результат в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность клиентов»: после оплаты долг по документу должен уменьшиться или закрыться полностью.
Если клиент платит аванс до отгрузки, зарегистрируйте поступление как аванс, а после проведения реализации выполните зачёт. В большинстве конфигураций зачёт происходит автоматически при проведении реализации, но при сложных расчётах (несколько договоров, взаимозачёты) стоит проверить вручную через отчёт по расчётам.
Продажа в рознице: чек ККМ
В «1С:Рознице» и при розничной торговле в УТ продажа оформляется через рабочее место кассира (РМК). Кассир открывает смену, сканирует или выбирает товары, принимает оплату (наличными, картой или смешанно) и пробивает чек на подключённом фискальном регистраторе или онлайн-кассе. Чек автоматически создаёт в базе документ «Розничная продажа».
В конце смены кассир выполняет закрытие смены (Z-отчёт). После этого можно сверить выручку: данные по чекам в 1С должны совпасть с фактической наличностью в кассе и безналичными поступлениями по эквайрингу. Расхождения анализируют по отчёту о розничных продажах и журналу чеков.
Возврат от розничного покупателя оформляется чеком возврата в РМК на основании чека продажи. Не удаляйте чек продажи и не проводите «отрицательный» документ вручную — это нарушит фискальные данные и вызовет расхождения с ОФД.
Сравнение сценариев продажи
Оптовая торговля с резервированием и отсрочкой платежа. Полный контроль исполнения, но больше документов.
Разовые отгрузки с оплатой сразу или постоплатой. Быстрее, но нет резерва и фиксации договорённостей.
Продажа физлицам за наличный и безналичный расчёт через кассу. Один документ вместо всей цепочки.
Печатные формы и проверка результата
Из реализации доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, счёт-фактура, УПД (универсальный передаточный документ). УПД заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно и сейчас используется чаще всего. Если с клиентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), отправляйте УПД прямо из документа кнопкой «ЭДО».
После завершения продажи проверьте результат по трём направлениям. Первое — склад: остаток товара уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет. Второе — расчёты: в отчёте «Задолженность клиентов» долг соответствует неоплаченной части. Третье — проводки: через кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки» убедитесь, что сформированы записи по выручке, себестоимости и НДС.
Частые вопросы о продаже в 1С
Что делать, если реализация не проводится из-за нехватки товара?
Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар есть на другом складе или оприходование ещё не проведено. Документ оприходования должен быть датирован раньше реализации. Если товара физически нет, отгрузку оформлять нельзя — сначала проведите поступление.
Можно ли изменить проведённую реализацию?
Технически да, если период открыт и у вас есть права. Но если клиенту уже выданы накладная и счёт-фактура, корректнее создать документ «Корректировка реализации» — он сохранит историю и сформирует корректировочный счёт-фактуру.
Как оформить продажу с частичной предоплатой?
Зарегистрируйте поступление аванса на основании заказа, затем проведите реализацию — программа зачтёт аванс автоматически. Остаток долга клиент оплатит вторым платежом. Контролируйте результат через отчёт «Задолженность клиентов».
Чем отличается УПД от ТОРГ-12 и счёта-фактуры?
УПД объединяет товарную накладную и счёт-фактуру в одном документе, поэтому его удобно использовать вместо пары документов. Большинство контрагентов и операторов ЭДО работают именно с УПД, но при необходимости из реализации печатаются и отдельные формы.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Создайте документ «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Товар вернётся на склад, задолженность уменьшится, а при оплаченной реализации оформляется возврат денежных средств. В рознице используйте чек возврата в РМК.
Почему оплата не зачлась в счёт реализации автоматически?
Чаще всего оплата создана без привязки к заказу или реализации, либо в договоре выбран другой порядок расчётов. Откройте документ оплаты, укажите основание и перепроведите, затем проверьте отчёт по взаиморасчётам.
Что важно запомнить
Продажа в 1С — это цепочка «заказ → реализация → оплата» либо чек ККМ в рознице. Перед отгрузкой проверяйте цены, остатки и договор, после — остатки, взаиморасчёты и проводки. Ошибки исправляйте корректировочными и сторнирующими документами, а не удалением или редактированием проведённых документов.