Как провести предоплату в 1С Розница

Предоплата в 1С Розница оформляется двумя основными способами: через документ «Заказ покупателя» с оплатой в РМК или как свободный аванс без привязки к заказу (в редакциях, где это поддерживается). Выбор зависит от того, знаете ли вы заранее состав будущей покупки. Если товар и сумма известны — используйте заказ, это даёт корректный зачёт аванса и правильную аналитику в отчётах.

Главная сложность для кассира — не сама операция, а последующий зачёт: при отгрузке товара система должна увидеть аванс и уменьшить сумму к оплате. Если эта цепочка нарушена, возникают двойные оплаты, лишние чеки и расхождения в кассе. Ниже разобраны оба сценария, настройки, проверка результата и типичные ошибки.

Материал ориентирован на 1С:Розница 8 редакции 2.2–2.3. В более ранних версиях и в Рознице 3 названия команд могут отличаться, но логика документов сохраняется.

Какие способы приёма предоплаты существуют

В конфигурации заложено два рабочих сценария. Первый — оплата по заказу покупателя: аванс жёстко привязан к конкретному документу, клиенту и составу товаров. Это основной и рекомендуемый путь, потому что зачёт аванса происходит автоматически, а в отчётах видно, по какому заказу деньги приняты, а по какому закрыты.

Второй сценарий — приём оплаты без заказа, когда покупатель просто вносит деньги в счёт будущих покупок. В стандартной Рознице такой режим ограничен: чаще всего его реализуют через заказ без точного состава или через механизм подарочных сертификатов, если предоплата по сути является депозитом. Перед использованием проверьте, как этот сценарий отразится в фискальных чеках и в учёте.

Сравнение вариантов

Оплата по заказу покупателя

Подходит, когда известны товар и сумма. Аванс зачитывается автоматически, аналитика по заказу сохраняется.

Предоплата без заказа

Подходит для депозитов и абонементов. Требует ручного контроля зачёта и аккуратной настройки, иначе возможны расхождения в отчётах.

Подарочный сертификат

Подходит, если предоплата по смыслу — предоплаченный номинал. Продаётся как обычный товар, гасится при оплате.

Подготовка: что проверить перед приёмом предоплаты

Убедитесь, что в настройках магазина разрешена работа с заказами покупателей. Откройте раздел «Администрирование» → «Продажи» и проверьте, что включена опция использования заказов покупателей, а также оплаты заказов. Без этого в РМК не появится нужная операция.

Проверьте права кассира: роль должна позволять создание и оплату заказов. Если кассир не видит кнопку оплаты заказа в РМК, причина почти всегда в правах или в настройках РМК для данного рабочего места.

Отдельно проверьте фискальный регистратор: в чеке предоплаты должен передаваться корректный признак способа расчёта (предоплата/аванс). Это настраивается в подключении оборудования и шаблонах чеков. Ошибка в признаке способа расчёта — одна из самых частых причин претензий при проверках.

Как оформить заказ покупателя под предоплату

Создайте документ «Заказ покупателя» из раздела «Продажи» или прямо из РМК. Укажите покупателя (контрагента или физическое лицо из справочника), склад и состав товаров с ценами. Если покупатель разовый, допустимо использовать обобщённого «Розничного покупателя», но тогда зачёт аванса возможен только по номеру заказа.

Проведите заказ. Статус заказа должен допускать оплату — в типовой настройке это согласованный/к резервированию статус. Если в магазине настроено резервирование товара под заказ, убедитесь, что остатки зарезервировались: это защитит от ситуации, когда предоплаченный товар продан другому клиенту.

1. 1
   Создайте «Заказ покупателя»: покупатель, склад, товары, цены
2. 2
   Проведите заказ и при необходимости зарезервируйте товар
3. 3
   В РМК вызовите операцию оплаты заказа и найдите заказ по номеру или покупателю
4. 4
   Примите оплату наличными, картой или смешанно
5. 5
   Проверьте, что чек пробит с признаком аванса/предоплаты
6. 6
   При отгрузке откройте заказ в РМК и убедитесь, что аванс зачтён

Как принять предоплату в РМК

В рабочем месте кассира откройте меню операций с заказами — обычно это кнопка «Заказы» или операция «Оплата заказа» (зависит от настройки интерфейса РМК). Найдите нужный заказ по номеру, штрихкоду с печатной формы или по ФИО покупателя.

Программа покажет сумму заказа и предложит внести оплату полностью или частично. Для частичной предоплаты введите фактически полученную сумму. Примите деньги наличными, банковской картой или комбинированно — так же, как при обычной продаже.

После оплаты пробивается чек. В нём указывается признак способа расчёта «Предоплата» или «Аванс» (в зависимости от того, оплачен ли заказ полностью и известен ли состав). Документ оплаты отражается в кассе ККМ и попадает в отчёт о розничных продажах при закрытии смены.

Как зачесть предоплату при продаже

Когда покупатель приходит за товаром, в РМК откройте продажу по заказу: выберите операцию работы с заказами и подтяните заказ в чек. Состав чека заполнится из заказа, а ранее внесённый аванс программа зачтёт автоматически — к доплате останется только разница.

Примите доплату и пробейте чек реализации. В нём будет указан зачёт аванса и признак способа расчёта «Полный расчёт» (или «Частичный расчёт», если товар отгружается частями). После проведения заказ переходит в состояние «Закрыт».

Если покупатель отказался от заказа после предоплаты, оформите возврат аванса: отмените/закройте заказ и выполните возврат оплаты через РМК с пробитием чека возврата. Просто удалить заказ недостаточно — деньги в кассе останутся «повисшими».

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек предоплаты

Норма

Признак способа расчёта «Аванс» или «Предоплата»

Тревожный признак

Признак «Полный расчёт» при неотгруженном товаре

Зачёт аванса в чеке продажи

Норма

Сумма к оплате уменьшена на аванс, в чеке виден зачёт

Тревожный признак

Кассир пробивает полную сумму, аванс не учтён

Отчёт по заказам

Норма

Заказ закрыт, задолженность покупателя равна нулю

Тревожный признак

Заказ висит с непогашенным остатком после отгрузки

Как проверить предоплаты в отчётах

Для контроля используйте отчёты по заказам покупателей: они показывают, какие заказы оплачены, но не отгружены, и наоборот. Это основной инструмент ежедневной сверки — расхождения между оплатой и отгрузкой должны объясняться либо ожиданием покупателя, либо ошибкой.

Движение денег по авансам видно в кассовых отчётах и в отчёте о розничных продажах за смену. Если магазин работает с обменом с 1С:Управление торговлей или Бухгалтерией, проверьте, что документы оплаты заказов выгружаются и корректно отражаются в управленческом и регламентированном учёте как авансы полученные.

FAQ: частые вопросы о предоплате в 1С Розница

Можно ли принять частичную предоплату, а не полную сумму заказа?

Да. При оплате заказа в РМК введите фактически полученную сумму вместо полной. Программа зафиксирует частичную оплату, а остаток можно будет принять позже — доплата оформляется повторной операцией оплаты по тому же заказу или при отгрузке.

Что делать, если покупатель внёс предоплату, но не пришёл за товаром?

Заказ остаётся открытым с оплаченным авансом. Периодически сверяйте отчёт по заказам: для «зависших» заказов свяжитесь с покупателем и либо отгрузите товар, либо оформите возврат аванса с чеком возврата. Оставлять такие суммы без движения месяцами не стоит — это искажает учёт обязательств.

Почему в РМК нет кнопки оплаты заказа?

Чаще всего не включена работа с заказами в настройках («Администрирование» → «Продажи»), не настроен интерфейс РМК для данного рабочего места или у кассира нет прав. Проверьте эти три пункта последовательно — в подавляющем большинстве случаев причина в одном из них.

Нужно ли пробивать онлайн-чек на предоплату?

Да, приём аванса фискализируется так же, как обычная продажа: чек с признаком способа расчёта «Аванс» или «Предоплата». При последующей отгрузке пробивается второй чек с зачётом аванса. Работа без чека на аванс — нарушение, влекущее риск штрафов.

Как оформить предоплату безналичным перечислением от юридического лица?

Оплата по безналу обычно регистрируется не в РМК, а документом поступления оплаты (эквайринговая операция или безналичная оплата) по заказу покупателя. В чистой Рознице такие сценарии ограничены; если магазин регулярно работает с юрлицами, обычно используют связку с Управлением торговлей или Бухгалтерией, где безналичные авансы учитываются полноценно.

Можно ли принять предоплату подарочным сертификатом вместо заказа?

Да, если по смыслу это предоплаченный номинал. Сертификат продаётся как товар, а при покупке гасится как средство оплаты. Но для конкретного товара с фиксированной ценой заказ покупателя удобнее: он резервирует остаток и автоматически зачитывает аванс.