Как провести пересорт в 1С: инструкция по оформлению пересортицы

Пересортица — ситуация, когда на складе обнаружен излишек одного товара и одновременно недостача другого. Чаще всего такое происходит при ошибках кладовщика, перепутанной маркировке или одинаковой упаковке разных позиций. В 1С пересорт оформляется документально: сначала фиксируется расхождение по инвентаризации, затем выполняется взаимозачёт излишка и недостачи.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей» есть отдельный документ «Пересортица товаров», а в «1С:Бухгалтерии» взаимозачёт выполняется через операции списания и оприходования с отражением в бухгалтерских и налоговых регистрах. Ниже разобраны оба сценария, условия, при которых пересорт допустим, и способы проверить результат.

Когда пересорт можно провести, а когда нельзя

Взаимозачёт излишков и недостач допускается не всегда. По методическим рекомендациям по инвентаризации пересортица возможна при одновременном выполнении условий: расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования или близкой группы и в тождественных количествах. Решение о зачёте принимает руководитель организации.

Если условия не выполняются — например, недостача обнаружена у одного кладовщика, а излишек у другого, — взаимозачёт делать нельзя. В этом случае недостача списывается на виновное лицо или на расходы, а излишек оприходуется отдельно. Попытка «закрыть» пересортом разные периоды или разных МОЛ — прямое нарушение, которое вскроется при налоговой проверке.

Также учитывайте стоимость позиций. Если зачитываемые товары имеют разную цену, разница отражается в учёте: положительная — как прочий доход, отрицательная — как недостача, относимая на виновное лицо или на расходы.

Подготовка: инвентаризация как основание для пересорта

Пересорт не оформляется «с нуля» — ему должна предшествовать инвентаризация, зафиксировавшая расхождение. Без документального основания пересортица в программе не имеет смысла: непонятно, какие количества зачитывать и на какую дату.

1. 1
   Проведите инвентаризацию на складе: в УТ — документ «Пересчёт товаров», в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров».
2. 2
   Введите фактические остатки по всем позициям, где есть расхождения, и проведите документ.
3. 3
   Сформируйте отчёт по расхождениям и убедитесь, что излишек и недостача относятся к одному складу и одному МОЛ.
4. 4
   Получите решение руководителя о взаимозачёте (приказ или распоряжение).
5. 5
   Только после этого создавайте документ пересортицы.

Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все приходные и расходные документы по складу проведены, а непроведённые или помеченные на удаление документы обработаны. Иначе учётные остатки будут искажены, и программа покажет ложные расхождения.

Полезно также проверить, не является ли расхождение следствием ошибки в документе: например, товар оприходован по неверной номенклатуре. Если ошибка в первичном документе — правильнее скорректировать его, а не оформлять пересорт.

Пересорт в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 предусмотрен штатный документ «Пересортица товаров». Он списывает недостающий товар и оприходовывает излишек одной операцией, формируя движения по регистрам складского учёта.

Документ создаётся в разделе «Склад и доставка» → «Пересортицы товаров». Удобнее всего вводить его на основании «Пересчёта товаров»: программа сама подтянет позиции с расхождениями. В табличной части указываются две строки-пары: номенклатура списания (недостача) и номенклатура оприходования (излишек), количество по каждой позиции.

После проведения проверьте складские остатки отчётом «Остатки товаров на складах»: недостающая позиция должна уменьшиться, излишняя — увеличиться на зачтённое количество. Если используется ордерная схема, дополнительно оформляется расходный или приходный ордер в зависимости от настроек статуса документа.

Для передачи данных в бухгалтерию в УТ формируется отражение в регламентированном учёте: документ создаёт проводки по списанию и оприходованию при синхронизации с «1С:Бухгалтерией». Проверьте, что счета учёта номенклатуры настроены корректно, иначе проводки сформируются с ошибками.

Пересорт в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Пересортица» нет. Взаимозачёт выполняется через цепочку документов: «Инвентаризация товаров» → «Оприходование товаров» и «Списание товаров». На основании инвентаризации программа предложит создать оба документа автоматически.

Оформление по шагам

Создайте «Инвентаризацию товаров» (раздел «Склад» или «Покупки», в зависимости от версии), заполните фактические остатки и проведите. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Оприходование товаров» на сумму излишка и «Списание товаров» на сумму недостачи. В списании укажите счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Взаимозачёт отражается проводками внутри счёта 94: сумма оприходованного излишка зачитывается против недостачи. Если стоимость излишка превышает недостачу, разница относится на счёт 91.01 «Прочие доходы». Если недостача больше — остаток списывается на виновное лицо (счёт 73.02) или на расходы (91.02) при отсутствии виновных.

Налоговый учёт

В налоговом учёте взаимозачётная часть пересортицы не признаётся расходом автоматически. Недостача сверх зачтённого количества включается во внереализационные расходы только при подтверждённом отсутствии виновных лиц. Проверьте, что в документе списания корректно заполнена статья затрат и её вид для налогового учёта.

Как проверить результат после проведения

После оформления пересорта обязательно сверьте данные учёта с фактическими остатками. Основной инструмент — складские отчёты и оборотно-сальдовая ведомость.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по зачтённым позициям

Норма

Недостача списана, излишек оприходован, остатки совпадают с фактом

Тревожный признак

По позиции осталось расхождение или появился отрицательный остаток

Счёт 94 в ОСВ

Норма

После взаимозачёта остаток по счёту 94 равен только незачтённой разнице

Тревожный признак

На счёте 94 «висят» обе суммы без зачёта

Проводки в бухучёте

Норма

Есть списание, оприходование и отражение разницы на 91 или 73

Тревожный признак

Проводки не сформированы или счета учёта пустые

Складские регистры в УТ

Норма

Отчёт «Остатки товаров» совпадает с данными инвентаризации

Тревожный признак

Остатки в отчёте не изменились после проведения документа

Если после проведения документа остатки не изменились, проверьте, проведён ли документ, не отменён ли он и не действует ли ордерная схема, при которой требуется дополнительный складской ордер. Отрицательные остатки по другим позициям после пересорта — признак того, что зачтено неверное количество или не та номенклатура.

Типичные ошибки при оформлении пересорта

Отдельная частая ситуация — пересорт по товарам с разными ставками НДС или разным учётом (например, облагаемый и необлагаемый). Такой зачёт требует особенно внимательного отражения в налоговом учёте: автоматические проводки могут не учесть разницу в ставках.

Если пересортица на складе возникает регулярно, проблема обычно не в учёте, а в процессе: похожая упаковка, ручной подбор без сканера, дубли номенклатуры в справочнике. Используйте отчёт по пересортицам за период, чтобы найти «проблемные» пары товаров и устранить причину — например, развести позиции по разным ячейкам хранения.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести пересорт задним числом?

Технически программа позволяет создать документ прошлой датой, если период не закрыт для редактирования. Но дата документа должна соответствовать дате инвентаризации, по итогам которой оформляется зачёт. Вносить пересорт в закрытый отчётный период после сдачи отчётности нельзя — это потребует корректировки отчётности.

Что делать, если количество излишка и недостачи не совпадает?

Взаимозачёту подлежит только меньшее из двух количеств. Оставшаяся часть излишка оприходуется как обычный излишек по инвентаризации, а незачтённая часть недостачи списывается на виновное лицо или на расходы — по решению руководителя.

Нужен ли приказ руководителя для пересорта?

Да. Решение о взаимозачёте недостач излишками принимает руководитель организации. На практике оформляется приказ или распоряжение со ссылкой на инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Без этого документа зачёт не подтверждён.

Как оформить пересорт, если товары имеют разную стоимость?

Зачёт выполняется по количеству, а разница в стоимости отражается отдельно: если излишек дороже недостачи — разница идёт в прочие доходы (счёт 91.01); если дешевле — отрицательная разница относится на виновное лицо (73.02) или на прочие расходы (91.02) при отсутствии виновных.

Почему в УТ 11 нет документа «Пересортица товаров» в списке?

Проверьте права пользователя и настройки склада: документ доступен при включённом складском учёте, а для отдельных складов может требоваться настройка статусов пересортиц в разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка». Также документ может быть скрыт настройкой видимости разделов интерфейса.

Отражается ли пересорт в налоговом учёте по НДФЛ или налогу на прибыль?

Сам взаимозачёт налоговых последствий не создаёт, но незачтённая недостача признаётся внереализационным расходом по налогу на прибыль только при документально подтверждённом отсутствии виновных лиц. Если недостача взыскивается с сотрудника, у него может возникнуть налогооблагаемый доход в особых случаях — такие ситуации стоит согласовать с бухгалтером по зарплате.