Торговля и Склад · 12 мин
Как провести отгрузку в 1С: пошаговое руководство
Как оформить отгрузку в 1С: создание реализации, проверка остатков, печать УПД и ТОРГ-12, типичные ошибки и способы их исправления. Практическая инструкция.
Отгрузка в 1С — это оформление документа, который списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и создаёт бухгалтерские проводки. В большинстве конфигураций (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) для этого используется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализация товаров и услуг». Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в остатках, неверной выручке и проблемам при сдаче отчётности.
Порядок действий зависит от того, как устроен ваш документооборот: отгружаете ли вы по счёту и заказу покупателя или продаёте «с колёс» без предварительных документов. В обоих случаях логика одинакова: проверить наличие товара, создать документ отгрузки, заполнить реквизиты, провести его и распечатать отгрузочные формы.
Ниже разобран полный цикл отгрузки: от подготовки справочников до проверки результата после проведения. Инструкция подходит для типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах названия кнопок могут немного отличаться, но суть операций та же.
Подготовка: что проверить до оформления отгрузки
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть заведён с актуальными реквизитами (ИНН, КПП, адрес) — они попадут в печатные формы и в УПД, а ошибки в них делают документ недействительным для покупателя. Договор с контрагентом должен иметь правильный вид (с покупателем) и валюту расчётов.
Проверьте остатки товара на складе отгрузки. Быстрый способ — отчёт «Остатки товаров на складах» (в 1С:Бухгалтерии — «Остатки товаров») или форма подбора в самом документе реализации, где видны свободные остатки. Если товара не хватает, программа либо не даст провести документ (при включённом контроле остатков), либо проведёт его в минус — это зависит от настроек.
Отдельно проверьте цены. Если цены берутся из соглашения с клиентом или из вида цен, убедитесь, что они актуальны: откройте карточку номенклатуры и посмотрите историю установки цен. Отгрузка по устаревшей цене — одна из самых частых причин конфликтов с покупателями и пересортицы в выручке.
Создание документа реализации
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа: дата (по умолчанию текущая — проверьте, особенно если оформляете отгрузку задним числом), контрагент, договор, склад и организация. После выбора договора часть полей (валюта, порядок расчётов, НДС) подставится автоматически. Если у контрагента несколько договоров, программа предложит выбрать нужный.
Заполните табличную часть «Товары». Есть три способа: кнопка «Добавить» для построчного ввода, кнопка «Подбор» для выбора из списка номенклатуры с остатками и ценами, а также ввод по штрихкоду, если подключён сканер. Укажите количество, цену и ставку НДС по каждой позиции. Суммы и итоги по документу программа посчитает сама.
- 1Проверьте остатки товара на складе отгрузки
- 2Создайте документ «Реализация» в разделе «Продажи»
- 3Заполните контрагента, договор, склад и организацию
- 4Добавьте товары через «Подбор» или «Добавить», укажите количество и цены
- 5Проверьте ставки НДС и итоговую сумму
- 6Зарегистрируйте счёт-фактуру или установите статус УПД
- 7Нажмите «Провести» и проверьте движения документа
- 8Распечатайте или отправьте покупателю ТОРГ-12 / УПД
Отгрузка на основании счёта или заказа покупателя
Если ваша схема работы начинается со счёта на оплату или заказа покупателя, не создавайте реализацию вручную — вводите её на основании. Откройте заказ или счёт и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, товары и цены из исходного документа.
Преимущество такого подхода — связь документов в цепочке «заказ → реализация → оплата». По ней строятся отчёты по состоянию заказов, расчётам с клиентами и резервированию товара. Если отгружаете частично, откорректируйте количество в табличной части реализации: программа запомнит неотгруженный остаток по заказу, и при следующей отгрузке подставит именно его.
В 1С:ERP и УТ при использовании ордерного склада реализация может оформляться в статусе «К отгрузке», а фактическое списание происходит расходным ордером на товары. В этом случае менеджер создаёт реализацию, а кладовщик на её основании формирует ордер после физической отгрузки. Не путайте эти статусы: реализация в статусе «К отгрузке» ещё не списывает товар и не формирует выручку.
Способы создания реализации
Подходит для разовых продаж без заказа. Быстро, но нет связи с заказом и контроля исполнения.
Подходит для работы по предоплате. Цены и состав переносятся из счёта, удобно сверять оплату.
Оптимально для регулярных отгрузок: контроль частичной отгрузки, резервы, отчёты по исполнению заказов.
Счёт-фактура, УПД и печатные формы
После заполнения реализации зарегистрируйте отгрузочный документ для покупателя. Если организация работает с НДС, внизу формы реализации нажмите ссылку «Зарегистрировать счёт-фактуру» — создастся связанный документ с номером и датой. Альтернатива — оформить реализацию как УПД (универсальный передаточный документ), выбрав соответствующий вид операции или печатную форму: тогда отдельный счёт-фактура не нужен.
Для печати нажмите кнопку «Печать» в шапке документа. Доступны основные формы: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД, счёт-фактура, а также транспортная накладная и М-15 при необходимости. ТОРГ-12 и УПД подписываются обеими сторонами при передаче товара — проверьте, чтобы в форму попали правильные данные грузоотправителя и грузополучателя.
Если вы обмениваетесь документами через ЭДО, вместо печати нажмите «Отправить» (или документ уйдёт автоматически при проведении, если так настроено). Перед отправкой убедитесь, что у контрагента настроен обмен и формат документа соответствует требованиям оператора ЭДО.
Проведение документа и проверка движений
Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»). При этом программа спишет товар со склада, сформирует задолженность покупателя и создаст проводки: в типовой бухгалтерии это Дт 62 — Кт 90.01 на сумму выручки, Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС и Дт 90.02 — Кт 41 на себестоимость. Точный набор проводок зависит от настроек учётной политики.
Чтобы убедиться, что документ сработал правильно, откройте его движения: кнопка «Ещё» → «Движения документа» (в некоторых конфигурациях — пиктограмма «Дт/Кт»). Проверьте регистры: товары на складах (списание с нужного склада), расчёты с контрагентами (возникновение долга), НДС и себестоимость. Если какого-то движения нет — ищите причину в настройках, а не проводите документ повторно «на всякий случай».
Финальная проверка — отчётом. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62» по контрагенту и отчёт по остаткам склада: долг покупателя должен увеличиться на сумму отгрузки, а остаток товара — уменьшиться на отгруженное количество.
Как проверить результат отгрузки
Уменьшился ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Дебиторка выросла на сумму документа
Долга нет или сумма отличается от документа
Зарегистрирован, номер и дата заполнены, отражён в книге продаж
Документ не зарегистрирован или не попал в книгу продаж
Списана по данным партийного учёта
Нулевая или аномальная себестоимость — признак отгрузки «в минус»
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — «не хватает товара» при проведении. Причины: поставщик ещё не оприходован, товар числится на другом складе, либо ранее была отгрузка с ошибкой в количестве. Решение: найдите недостающее движение по отчёту «Ведомость по товарам на складах», оприходуйте поставку или исправьте склад в документе. Не меняйте дату реализации на более раннюю, чем приход, чтобы «обойти» контроль — это исказит себестоимость.
Вторая группа ошибок — неправильные цены и НДС. Если цена подставилась неверно, проверьте соглашение с клиентом или вид цен в документе. Ошибка в ставке НДС чаще всего возникает из-за неверного значения в карточке номенклатуры — исправьте её там, а затем перевыберите товар в документе или обновите ставку вручную.
Третья типичная ситуация — отгрузка оформлена дважды: вручную и на основании заказа. Признак — задвоенная задолженность покупателя и двойное списание. Решение: пометьте на удаление лишний документ, предварительно убедившись, что удаляете именно дубль (сравните даты, суммы и основания). Если документы уже попали в закрытый период, используйте сторнирование через корректировку, а не удаление.
Особые сценарии отгрузки
Возвратная тара и комиссия
Если отгружаете товар в возвратной таре, она оформляется отдельными строками без НДС (при соблюдении условий) и не увеличивает выручку. При реализации по договору комиссии используйте вид операции «Передача на комиссию» — товар спишется на счёт комиссионера, но выручка не возникнет до отчёта комиссионера.
Отгрузка без перехода права собственности
По договорам с особым порядком перехода права (например, после оплаты) в 1С:Бухгалтерии выбирается соответствующая настройка в документе: товар уходит на счёт 45 «Товары отгруженные», а выручка признаётся позже отдельным документом. Не оформляйте такую отгрузку обычной реализацией — нарушится налоговый учёт.
Частичная отгрузка по заказу
При частичной отгрузке введите реализацию на основании заказа и откорректируйте количество в строках. Остаток к отгрузке виден в отчёте «Состояние исполнения заказов». Если отгрузок по одному заказу много, регулярно сверяйте этот отчёт, чтобы не отгрузить лишнее и не оставить «зависшие» резервы.
Как выбрать вариант оформления
Частые вопросы по отгрузке в 1С
Можно ли провести реализацию, если товара нет на остатке?
Технически — зависит от настройки контроля остатков. В типовых конфигурациях контроль можно отключить, но делать этого не стоит: отгрузка «в минус» приводит к неверной себестоимости и отрицательным остаткам. Правильный путь — найти причину (неоприходованная поставка, неверный склад) и устранить её до проведения документа.
Чем УПД отличается от связки «накладная + счёт-фактура»?
УПД объединяет передаточный документ и счёт-фактуру в одной форме. Для учёта в 1С разницы нет: программа формирует те же проводки и записи книги продаж. Выбор зависит от договорённости с покупателем и настроек ЭДО — некоторые контрагенты принимают только УПД или только отдельные документы.
Как исправить ошибку в уже проведённой и переданной покупателю накладной?
Не редактируйте исходный документ. Создайте документ «Корректировка реализации» на его основании: он формирует исправительный счёт-фактуру и корректирует проводки. Если ошибку нужно полностью отменить, используйте корректировку с видом «Сторно» или возврат товаров от покупателя.
Почему реализация провелась, но задолженности покупателя не видно?
Чаще всего дело в неверно выбранном договоре или виде операции (например, передача на комиссию не создаёт долг). Проверьте движения документа по регистру расчётов и счёту 62. Также убедитесь, что смотрите задолженность по той же организации и тому же договору, что указаны в документе.
Нужно ли проводить отгрузку той же датой, что и фактическая отгрузка со склада?
Да, дата документа должна соответствовать дате фактической передачи товара — она указывается в ТОРГ-12/УПД и определяет период начисления НДС. Оформление «задним числом» возможно, но после этого нужно восстановить последовательность проведения документов, иначе себестоимость посчитается неверно.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется документом «Реализация»: проверьте остатки и цены, заполните шапку и товары, зарегистрируйте УПД или счёт-фактуру, проведите и сверьте движения с остатками склада и задолженностью покупателя. Ошибки в переданных покупателю документах исправляйте только через корректировку реализации.