Торговля и Склад · 10 мин
Как провести недостачу по инвентаризации в 1С
Как оформить недостачу по итогам инвентаризации в 1С: документы, проводки, списание на виновных и на расходы, типичные ошибки и проверка результата.
Недостача, выявленная при инвентаризации, оформляется в 1С не одним документом, а цепочкой: сначала фиксируется расхождение, затем принимается решение о списании — за счёт виновного лица, в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы. Если пропустить промежуточный этап и сразу списать товар, в учёте останутся необоснованные суммы, а при проверке возникнут вопросы со стороны аудиторов и налоговой.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» логика одна, в «1С:Управление торговлей» и ERP — другая, с документом «Пересчет товаров» и ордерным складом. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые проводки и способы проверить, что недостача закрылась корректно.
Перед началом работы убедитесь, что инвентаризация проведена по правилам: создан приказ, назначена комиссия, распечатаны инвентаризационные описи (ИНВ-3) и сличительные ведомости (ИНВ-19). Без этих документов списание недостачи в программе не будет иметь документального подтверждения.
Подготовка: что должно быть сделано до списания
Списание недостачи — это всегда следствие инвентаризации, а не самостоятельная операция. Прежде чем создавать документы в программе, убедитесь в следующем: учётные данные по складу актуальны (все приходные и расходные документы проведены, нет «висящих» черновиков), остатки по 41 или 10 счёту соответствуют реальному складу на момент пересчёта.
Проверьте, что в базе нет нераспределённых ордеров и отрицательных остатков — при включённом контроле остатков документ списания просто не проведётся, и вы потратите время на поиск причины. Полезно сформировать отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складам.
Провести или пометить на удаление все документы до даты инвентаризации
Найти причину через отчёт по партиям, исправить до инвентаризации
Проверить статус распоряжений в разделе склада
Шаг 1. Создание документа инвентаризации
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Склад» (или «Производство») → «Инвентаризация товаров». Создайте документ, укажите склад, дату и, при необходимости, ответственное лицо. На вкладке «Товары» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётные количества.
В «1С:Управление торговлей» и ERP используется документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). При создании укажите склад и, если нужно, отбор по номенклатуре. Статус документа последовательно меняется: «В работе» → «Внесение результатов» → «Выполнено».
Фактическое количество вносится вручную по результатам пересчёта комиссией. Программа автоматически рассчитает отклонение: если факт меньше учёта — это недостача, если больше — излишек. Распечатайте из документа ИНВ-3 и ИНВ-19, подпишите у членов комиссии.
- 1Проведите все складские документы на дату инвентаризации
- 2Создайте «Инвентаризацию товаров» или «Пересчет товаров» и заполните по остаткам
- 3Внесите фактические количества по каждой позиции
- 4Распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19, подпишите у комиссии
- 5Проверьте колонку «Отклонение» — там видна недостача
Шаг 2. Оформление списания недостачи
После утверждения результатов инвентаризации руководителем создаётся документ списания. В «1С:Бухгалтерии» это «Списание товаров» (раздел «Склад»), которое удобно создать на основании инвентаризации — тогда табличная часть заполнится автоматически только позициями с недостачей.
В УТ и ERP на основании «Пересчета товаров» создаётся «Списание недостач товаров». Если склад ордерный, дополнительно потребуется расходный ордер — программа подскажет это статусом распоряжения. Без ордера товар физически не «уйдёт» с ордерного склада, и в отчётах появится расхождение между учётным и складским остатком.
В документе списания ключевое поле — счёт затрат или статья расходов. На этом этапе недостача обычно относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», пока не принято окончательное решение о её источнике покрытия.
Шаг 3. Отнесение недостачи: проводки и варианты
Счёт 94 — промежуточный. Дальше недостача распределяется одним из трёх способов, и в 1С это оформляется либо операцией вручную, либо отдельными документами в зависимости от конфигурации.
- В пределах норм естественной убыли — Дт 44 (20, 26) Кт 94. Нормы должны быть обоснованы: приказ руководителя и ссылка на отраслевые нормы. Без обоснования безопаснее относить на прочие расходы.
- За счёт виновного лица — Дт 73.02 Кт 94. С сотрудником оформляется соглашение о возмещении, удержание из зарплаты отражается проводкой Дт 70 Кт 73.02 с учётом ограничений по размеру удержаний.
- Виновник не установлен — Дт 91.02 Кт 94. В налоговом учёте такие расходы принимаются только при наличии подтверждающего документа (например, постановления о приостановлении уголовного дела), иначе сумму безопаснее показать как не принимаемую для налога на прибыль.
В «1С:Бухгалтерии» перенос с 94 счёта оформляется документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную») с ручными проводками. В ERP для этого есть механизм распределения через статьи расходов и аналитику в самом документе списания.
Варианты отнесения недостачи
Подходит, если подписан договор о материальной ответственности и вина документально подтверждена. Ограничение: удержания из зарплаты ограничены законодательно.
Подходит для товаров с естественной усушкой и утверждёнными нормами. Ограничение: без приказа о нормах расходы могут не принять.
Подходит, когда виновник не найден. Ограничение: для налогового учёта нужен подтверждающий документ, иначе расход не принимается.
Особенности для разных конфигураций
1С:Бухгалтерия 8
Цепочка: «Инвентаризация товаров» → «Списание товаров» (на основании) → «Операция» для распределения с 94 счёта. Излишки оформляются документом «Оприходование товаров». Обратите внимание: в бухгалтерии нет ордерного склада, поэтому расхождений между складским и бухгалтерским остатком не возникает.
1С:Управление торговлей и ERP
Здесь работает статусная модель: «Пересчет товаров» не формирует проводок сам по себе — движения делают «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». До завершения пересчёта (статус «Выполнено») склад блокируется для движений по отобранной номенклатуре, если включена соответствующая настройка.
При ордерной схеме после списания проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров»: там не должно остаться незакрытых распоряжений по этой инвентаризации. Незакрытый ордер — типичная причина расхождения отчётов «Остатки товаров» и «Товары на складах».
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 — на конец периода сальдо должно быть нулевым (или равным сумме, по которой решение ещё не принято, что должно быть исключением). Остатки по складу в отчётах должны совпасть с фактическим пересчётом.
Проверьте регистр налогового учёта: если недостача отнесена на не принимаемые расходы, в декларации по налогу на прибыль она не должна уменьшать базу. В «1С:Бухгалтерии» это контролируется видом статьи затрат в проводке.
Как проверить результат
Нулевое или равно сумме с непринятым решением
Висит сумма без движения — распределение не сделано
Совпадают с фактическим пересчётом
Есть минус или лишние позиции — не все документы проведены
Все ордера оформлены
Незакрытое распоряжение по списанию
Непринимаемые расходы не уменьшают базу
Недостача без обоснования попала в расходы
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать недостачу без документа инвентаризации?
Технически документ «Списание товаров» создаётся и без инвентаризации, но для обоснования расхода перед налоговой и аудиторами нужна инвентаризационная документация: приказ, ИНВ-3, ИНВ-19 и решение руководителя. Без неё списание считается необоснованным.
Что делать, если недостача выявлена, а виновник уволился?
Если сотрудник уволен до обнаружения недостачи, взыскание возможно только через суд и при доказанной вине. В учёте сумма временно остаётся на счёте 94 или переводится на 76 как задолженность бывшего работника, при невозможности взыскания списывается на 91.02.
Почему документ списания не проводится с ошибкой по остаткам?
Чаще всего включён контроль остатков, а по позиции недостаёт свободного остатка: товар зарезервирован под заказ или уже списан другим документом. Снимите резерв или проверьте движения по карточке номенклатуры через отчёт «Ведомость по товарам на складах».
Нужно ли восстанавливать НДС при списании недостачи?
Однозначной нормы нет: официальная позиция контролирующих органов долгое время требовала восстановления, но судебная практика чаще на стороне налогоплательщиков, если недостача связана с хозяйственной деятельностью. Решение зависит от учётной политики и готовности отстаивать позицию — при восстановлении используется документ «Восстановление НДС» или ручная операция.
Как оформить, если по одной позиции недостача, а по другой — излишек?
Это пересортица. По правилам она зачитывается только по товарам одного наименования и за один период у одного материально ответственного лица. В 1С пересортица оформляется отдельно: в УТ/ERP — документом «Пересортица товаров», в Бухгалтерии — операцией вручную с проводкой Дт 41 Кт 41 по разным номенклатурным позициям.
Что важно запомнить
Недостача оформляется цепочкой: инвентаризация → списание на счёт 94 → распределение на виновника, нормы убыли или прочие расходы. Контролируйте нулевое сальдо по 94 счёту, совпадение остатков с пересчётом и корректность налогового учёта.