Торговля и Склад · 11 мин
Как провести накладную на возврат в 1С
Как оформить и провести накладную на возврат товара в 1С: возврат от покупателя и поставщику, корректировка остатков, НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара — стандартная хозяйственная операция, но в 1С она оформляется по-разному в зависимости от направления: возвращает товар покупатель вам или вы возвращаете товар поставщику. В обоих случаях в программе предусмотрены отдельные документы, которые корректно закрывают взаиморасчёты, восстанавливают складские остатки и отражают операции в учёте НДС.
Ошибка в выборе документа или вида операции приводит к зависшим остаткам на складе, некорректной задолженности по контрагенту и расхождениям в книге покупок или продаж. Поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику: какой документ создать, на основании чего и как проверить результат.
Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 8». Названия пунктов меню могут немного отличаться между версиями, но общий принцип одинаков.
Определите тип возврата и основание
Первый шаг — понять, какая ситуация у вас возникла. Возврат от покупателя означает, что товар физически приходит обратно на ваш склад, а вы должны вернуть деньги или уменьшить задолженность клиента. Возврат поставщику — обратная ситуация: товар уходит с вашего склада, а поставщик возвращает вам деньги или уменьшает ваш долг перед ним.
Основанием для документа возврата служит исходный документ отгрузки или поступления: реализация товаров, расходная накладная, поступление товаров. Создание «на основании» автоматически подтягивает контрагента, договор, номенклатуру, цены и количество — это снижает риск ошибок и обеспечивает корректную связь документов в цепочке.
Если исходного документа в базе нет (например, продажа прошла в другой программе), возврат можно создать вручную, но тогда потребуется самостоятельно заполнить все реквизиты и проследить за ценами и НДС.
Как выбрать действие
Оформление возврата от покупателя
В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Продажи» и найдите исходный документ «Реализация товаров и услуг». На его основании через кнопку «Создать на основании» выберите «Возврат товаров от клиента». Программа перенесёт табличную часть с товарами, ценами и суммами.
Проверьте и при необходимости откорректируйте количество: покупатель мог вернуть не всю партию, а часть. Укажите склад, на который фактически принят товар, и при необходимости — причину возврата или документ расчётов. В поле статуса или способа компенсации выберите, как закрывается задолженность: возврат денежных средств, зачёт в счёт будущих поставок или уменьшение долга.
В «1С:Бухгалтерии 8» путь похожий: раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)», на основании нужной реализации создайте «Возврат товаров от покупателя». Проверьте счета учёта в документе — они подставляются по настройкам счетов учёта номенклатуры и расчётов с контрагентами.
- 1Найдите исходную реализацию в журнале документов продаж
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента»
- 3Скорректируйте количество возвращаемого товара и укажите склад
- 4Проверьте цены, суммы и ставку НДС
- 5Выберите способ компенсации: возврат денег или зачёт задолженности
- 6Проведите документ и сформируйте счёт-фактуру на возврат
- 7Проверьте остатки на складе и взаиморасчёты с клиентом
Оформление возврата поставщику
Возврат поставщику оформляется зеркально. В «Управлении торговлей» откройте раздел «Закупки», найдите документ «Поступление товаров и услуг» и на его основании создайте «Возврат товаров поставщику». В «Бухгалтерии» документ находится в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщикам» либо создаётся на основании поступления.
Заполните количество возвращаемого товара и проверьте, что на складе достаточно остатков для списания — программа при проведении контролирует наличие, и при отрицательных остатках документ не проведётся (если контроль включён). Укажите договор с поставщиком и способ компенсации: ожидание возврата денег или зачёт в счёт будущих поставок.
После проведения возврата поставщику денежные средства от него оформляются документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от поставщика». Это важно для корректного закрытия взаиморасчётов.
НДС и счета-фактуры при возврате
При возврате от покупателя продавец принимает к вычету НДС, начисленный ранее при реализации. В 1С для этого на основании документа возврата формируется счёт-фактура, который отражается в книге покупок. Убедитесь, что в документе возврата корректно указаны ставки НДС — программа подставляет их из исходной реализации, но при ручном создании документа их нужно проверить.
При возврате поставщику вы, наоборот, восстанавливаете ранее принятый к вычету НДС либо отражаете операцию по правилам, действующим для вашей ситуации. Поставщик при этом выставляет корректировочный счёт-фактуру. В программе проверьте формирование записей книги покупок и книги продаж через отчёты «Книга покупок» и «Книга продаж» за соответствующий период.
Тонкости зависят от налогового режима и условий договора, поэтому при нестандартных ситуациях (возврат прошлого налогового периода, возврат от физического лица, частичный возврат авансового товара) сверьте отражение операции с бухгалтером.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что операция отразилась корректно во всех разрезах учёта. Минимальный набор проверок: складские остатки, взаиморасчёты с контрагентом, регистры НДС.
Для склада сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) и убедитесь, что количество по возвращённой номенклатуре изменилось на ожидаемую величину. Для взаиморасчётов используйте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или ОСВ по счетам 62 и 60.
Как проверить результат
Количество товара изменилось ровно на возвращённое количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Возникла задолженность контрагента (или уменьшилась ваша) на сумму возврата
Сумма задолженности не изменилась или задвоена
Счёт-фактура по возврату создан и попал в книгу покупок/продаж
Счёт-фактура отсутствует или не отражён в отчётах по НДС
Проводки по счетам 41, 62, 60, 90 соответствуют типу операции
Проводки сформированы по неверным счетам или отсутствуют
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оформление возврата обычной реализацией или поступлением «с минусом» вместо штатного документа возврата. Такой подход ломает отчётность по НДС и делает невозможной корректную связь с исходным документом.
Вторая типичная проблема — расхождение цен. Если возврат создаётся вручную, а не на основании, программа подставит текущие цены из номенклатуры, которые могут отличаться от цен продажи. В результате сумма возврата не совпадёт с суммой исходной реализации, и взаиморасчёты не закроются.
Третья группа ошибок связана с датами. Возврат, проведённый более ранней датой, чем исходная реализация, или в закрытом периоде, приведёт к ошибкам проведения или к изменению прошлых отчётов. Перед проведением документов задним числом убедитесь, что период открыт для редактирования, и понимайте последствия для уже сданной отчётности.
Альтернативные сценарии
Не каждая ситуация «вернули товар» требует именно документа возврата. Если товар ещё не отгружен и реализация не проведена, достаточно отменить или скорректировать исходный документ. Если физического движения товара нет, а меняется только цена или количество в учёте, правильнее использовать «Корректировку реализации» или «Корректировку поступления» — эти документы формируют корректировочные счета-фактуры по правилам НК.
Для возвратов от розничных покупателей в торговых точках с кассой ККТ используется документ «Возврат товаров от розничного покупателя» или возврат через рабочее место кассира с пробитием чека на возврат. Такой возврат привязывается к конкретному чеку продажи.
Сравнение вариантов
Полноценный возврат с движением товара на склад. Подходит, когда товар физически вернулся
Изменение цены или количества без движения товара. Формирует корректировочный счёт-фактуру
Возврат по чеку ККТ в рознице. Требует пробития чека на возврат
Только если документ ещё не проведён или отгрузка не состоялась
Что важно запомнить
Выбирайте документ по направлению возврата, создавайте его на основании исходной реализации или поступления, оформляйте счёт-фактуру и отдельный документ оплаты. После проведения обязательно сверяйте остатки на складе, взаиморасчёты и записи по НДС.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходной реализации нет в базе?
Да, документ возврата создаётся вручную без основания. При этом самостоятельно заполните контрагента, договор, номенклатуру, цены и ставки НДС, сверив их с первичными документами. После проведения особенно тщательно проверьте взаиморасчёты и корректность счёта-фактуры.
Почему документ возврата поставщику не проводится?
Чаще всего причина в недостатке товара на складе: программа контролирует остатки и не даёт списать больше, чем есть. Проверьте остатки по складу и дату документа — возможно, поступление проведено более поздней датой, чем возврат. Также проверьте, не закрыт ли период для редактирования.
Чем возврат отличается от корректировки реализации?
Возврат предполагает физическое движение товара обратно на склад и изменение остатков. Корректировка меняет только стоимостные или количественные показатели сделки без движения товара и оформляется корректировочным счётом-фактурой. Выбор зависит от того, что произошло фактически.
Нужно ли пробивать чек при возврате от розничного покупателя?
Да, при применении контрольно-кассовой техники возврат оформляется чеком с признаком «возврат прихода». В 1С это делается через рабочее место кассира с привязкой к чеку продажи либо документом возврата от розничного покупателя с последующей фискализацией.
Как закрыть взаиморасчёты, если деньги за возврат ещё не перечислены?
До фактической оплаты задолженность остаётся открытой — это нормально. Когда контрагент вернёт деньги, оформите поступление на расчётный счёт или приходный кассовый ордер с соответствующим видом операции. Если решено зачесть сумму в счёт других поставок, используйте документ «Взаимозачёт задолженности» или «Зачёт аванса».
Что делать, если возврат нужно оформить за прошлый квартал?
Документ оформляется датой фактического возврата в текущем периоде, если иное не требуется по правилам учёта. Проведение задним числом в закрытом периоде может потребовать уточнённой декларации по НДС, поэтому такие операции согласуйте с бухгалтером и предварительно сделайте резервную копию базы.