Как провести инвентаризацию в 1С

Инвентаризация в 1С — это сверка фактических остатков товаров на складе с данными учётной системы и оформление выявленных расхождений документами. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Розница», «Бухгалтерия») для этого предусмотрены специальные документы, и весь процесс строится по одной логике: зафиксировать учётные остатки, внести фактические количества, рассчитать отклонения и провести списание или оприходование.

Главная ошибка при инвентаризации — вводить корректировки напрямую документами списания и оприходования, минуя документ пересчёта. Такой подход ломает аналитику: теряется связь между приказом на инвентаризацию, фактическим пересчётом и итоговыми движениями по складу, а значит, сложно доказать обоснованность списаний при проверке.

Ниже — универсальный порядок действий для конфигураций на управляемых формах (УТ 11, ERP 2, КА 2, Розница 3), с пояснениями по отличиям в 1С:Бухгалтерии. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов и что в базе заведены нужные склады и статьи расходов/доходов для списаний.

Подготовка: что сделать до начала пересчёта

Качество инвентаризации на 80% определяется подготовкой. Если в момент пересчёта по складу продолжают идти отгрузки и приёмки, учётные остатки будут «плыть», и расхождения окажутся ложными. Поэтому первый шаг — организационный: назначить дату, комиссию и остановить движение товаров по инвентаризируемому складу.

В программе перед началом работы выполните три проверки. Во-первых, проведите все черновики документов по складу: поступления, реализации, перемещения, сборки — иначе учётные остатки будут неверными. Во-вторых, проверьте отрицательные остатки через отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах»: минусы исказят результат пересчёта. В-третьих, убедитесь, что товары с признаками «в пути» или «резерв» учтены корректно — в зависимости от настроек они могут входить или не входить в пересчёт.

1. 1
   Назначьте дату и состав комиссии, остановите отгрузки и приёмки по складу
2. 2
   Проведите все непроведённые документы по складу за период
3. 3
   Проверьте отрицательные остатки отчётом по товарам и исправьте их
4. 4
   Сделайте резервную копию базы, если инвентаризация масштабная
5. 5
   Распечатайте или выгрузите на ТСД список товаров для пересчёта

Создание приказа о проведении инвентаризации

В УТ 11, ERP и КА перейдите в раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Приказы на проведение инвентаризации» и создайте новый документ. Укажите склад, даты начала и окончания инвентаризации, при необходимости — отбор по товарным группам или ячейкам. Документ фиксирует сам факт распоряжения и служит «родителем» для всех последующих пересчётов.

Важная деталь: после проведения приказа в статусе «В работе» программа может блокировать складские операции по этому складу (в зависимости от настроек статусов). Это полезный механизм защиты от движения товаров во время пересчёта — не отключайте его без необходимости.

В 1С:Бухгалтерии приказ как отдельный документ отсутствует: там сразу создаётся документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»), который объединяет функции приказа и пересчёта. Логика остальных шагов при этом та же.

Пересчёт товаров: как внести фактические остатки

На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров». Программа автоматически заполнит табличную часть учётными остатками на дату пересчёта — колонка «Количество (учёт)». Ваша задача — заполнить фактическое количество по каждой позиции.

Есть три способа внести фактические данные. Первый — вручную в табличной части, подходит для небольших складов. Второй — печать слепой инвентаризационной описи (без учётных количеств), заполнение на бумаге и последующий ввод: классический вариант для комиссионной инвентаризации. Третий — выгрузка в терминал сбора данных или мобильное приложение со сканированием штрихкодов: самый быстрый способ для крупных складов и магазинов.

Если товар обнаружен физически, но отсутствует в учётном списке, добавьте его в табличную часть вручную с учётным количеством, равным нулю. Если позиция есть в учёте, но на складе её нет, — оставьте фактическое количество нулевым. Не удаляйте строки из пересчёта: пустая строка с нулевым фактом — это тоже результат.

Расчёт расхождений и анализ результатов

После заполнения фактических количеств программа автоматически рассчитывает отклонение: факт минус учёт. Отрицательное отклонение — недостача, положительное — излишек. Результаты удобно смотреть в самом документе и в отчётах «Результаты инвентаризации» / «Товары с расхождениями».

Прежде чем оформлять списания, разберитесь с причинами расхождений. Частые источники ложных отклонений: непроведённые документы, товар, лежащий на другом складе или в другой ячейке, пересортица (один товар списан, другой оприходован под похожим наименованием), разные единицы измерения (штуки против упаковок) и ошибки сканирования. Проверьте подозрительные позиции отчётом «Движения товара» — часто «недостача» оказывается неоформленным перемещением.

Пересортицу корректнее оформлять не парой списание+оприходование в свободной форме, а с указанием связанных позиций, если конфигурация это поддерживает: тогда в аналитике видно, что это взаимозачёт, а не реальная потеря и находка.

Контрольные точки

Как проверить результат пересчёта

Отклонения по документу

Норма

Расхождения объяснимы и подтверждены комиссией

Тревожный признак

Крупные расхождения без объяснения — ищите непроведённые документы и пересортицу

Отрицательные остатки

Норма

Минусов по складу нет ни до, ни после инвентаризации

Тревожный признак

Появились минусы — значит, списание проведено раньше поступления

Итоговые остатки

Норма

Отчёт по остаткам совпадает с фактическими данными описи

Тревожный признак

Остатки в отчёте отличаются от описи — есть непроведённые или лишние документы

Оформление списания недостач и оприходования излишков

На основании пересчёта (или приказа) создайте документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров» — в УТ 11 это делается кнопкой «Создать на основании» из приказа или пересчёта, и программа сама распределит позиции: недостачи в списание, излишки в оприходование. Проверьте статьи расходов и доходов: от них зависит, на какие счета попадут суммы в бухгалтерском и налоговом учёте.

В 1С:Бухгалтерии всё проще: в документе «Инвентаризация товаров» заполните фактические количества, а затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» и/или «Оприходование товаров». Суммы программа рассчитает по учётной стоимости.

Если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проверьте, что аналитика списания это отражает: в управленческих конфигурациях для этого используются соответствующие статьи расходов и хозяйственные операции. Восстановление НДС по списанным товарам и лимиты естественной убыли — вопросы бухгалтерские, согласуйте их с главным бухгалтером до проведения документов.

Печать инвентаризационных форм

Для документального оформления инвентаризации в 1С доступны печатные формы унифицированных документов: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации) и другие. Они вызываются из команд печати приказа и пересчёта. Если ваша организация использует самостоятельно разработанные формы, убедитесь, что они содержат все обязательные реквизиты первичных документов.

Опись для пересчёта печатайте без учётных количеств («слепая» опись) — это стандартная практика, исключающая подгонку факта под учёт. Сличительную ведомость формируйте уже после ввода фактических остатков, когда расхождения рассчитаны.

Типичные ошибки при инвентаризации в 1С

FAQ: частые вопросы об инвентаризации в 1С

Можно ли провести инвентаризацию по части склада или по одной товарной группе?

Да. В приказе и пересчёте доступны отборы по товарным группам, номенклатуре, ячейкам (при адресном хранении) и другим параметрам. Частичная инвентаризация оформляется теми же документами — просто в пересчёт попадут только позиции, удовлетворяющие отбору.

Что делать, если во время инвентаризации срочно нужно отгрузить товар?

Лучший вариант — завершить пересчёт по затронутым позициям до отгрузки и зафиксировать факт. Если это невозможно, отгрузите товар, а после завершения инвентаризации перезаполните пересчёт и скорректируйте фактические количества с учётом отгрузки, зафиксировав это в пояснениях комиссии.

Как провести инвентаризацию с терминалом сбора данных?

Создайте пересчёт, выгрузите его на ТСД через обработку обмена (в типовых конфигурациях — «Загрузка/выгрузка данных на ТСД» или через подключаемое оборудование), отсканируйте товары на складе и загрузите результат обратно. Программа сопоставит штрихкоды с номенклатурой и заполнит фактические количества. Проверьте нераспознанные штрихкоды — обычно это товары без штрихкода в карточке.

Отличается ли инвентаризация в 1С:Рознице от УТ 11?

Принцип тот же: создаётся приказ на пересчёт, вводятся фактические остатки, оформляются списание и оприходование. В Рознице документы называются «Приказ на проведение инвентаризации» и «Пересчёт товаров», а для магазинов удобен режим пересчёта со сканером штрихкодов прямо в форме документа.

Как исправить ошибку, если инвентаризация уже проведена с неверными данными?

Если период открыт, распроведите ошибочные списания/оприходования и пересчёт, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт, оформите корректирующую инвентаризацию текущей датой: новый пересчёт покажет расхождения, которые компенсируют ошибку. Не удаляйте проведённые документы — это нарушает целостность учёта.

Нужно ли делать резервную копию базы перед инвентаризацией?

Для файловой базы и масштабной инвентаризации — желательно: массовое создание и перепроведение документов сложно откатить вручную. В клиент-серверном варианте с регулярным бэкапом достаточно убедиться, что свежая копия существует. Копия особенно важна, если планируется групповое перепроведение или свёртка остатков.