Торговля и Склад · 10 мин
Как провести инвентаризацию в 1С:Управление торговлей
Пошаговое руководство по инвентаризации в 1С:Управление торговлей: создание приказа, пересчёт товаров, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С:Управление торговлей (УТ 11) строится вокруг трёх документов: приказ на проведение инвентаризации, пересчёт товаров и итоговые документы оприходования излишков и списания недостач. Если пропустить приказ или провести пересчёт при незакрытых складских операциях, учётные остатки «поплывут», и расхождения придётся искать вручную. Поэтому важна не только последовательность действий, но и подготовка базы.
Перед началом пересчёта убедитесь, что все товарные документы за период проведены: поступления, реализации, перемещения и сборки. Инвентаризация фиксирует разницу между учётным остатком на момент пересчёта и фактическим количеством на складе, поэтому любой непроведённый документ исказит результат. Также проверьте, что никто из пользователей не работает со складом во время пересчёта — иначе движения товара во время инвентаризации приведут к ложным расхождениям.
Ниже описан полный цикл для УТ 11.4. В 1С:Рознице и более ранних версиях УТ 10.3 названия документов немного отличаются, но логика та же: приказ → пересчёт → отражение результатов в учёте.
Подготовка базы к инвентаризации
Первый шаг — убедиться, что учётные остатки актуальны. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сверьте его с ожиданиями: отрицательные остатки, товары «в пути», незакрытые ордера — всё это источники ошибок при пересчёте. Отрицательные остатки нужно разобрать и исправить до инвентаризации, иначе программа посчитает расхождение от некорректной базы.
Второй шаг — завершить все складские операции. Если используется ордерная схема склада, проверьте, что все распоряжения на отгрузку и приёмку закрыты соответствующими ордерами. Отчёт «Оформление накладных и ордеров» покажет незавершённые операции. Третий шаг — договориться с пользователями о «тихом часе»: на время пересчёта по конкретному складу не должно быть продаж, перемещений и приёмок.
Создание приказа на проведение пересчёта
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение пересчёта товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, по которому проводится инвентаризация, дату начала и окончания, а также ответственных лиц. Если пересчитывается не весь склад, а часть ассортимента, заполните отбор: по группе товаров, ячейкам хранения или конкретной номенклатуре.
Приказ — это не просто формальность. На его основании создаются пересчёты товаров, и именно приказ фиксирует границы инвентаризации: какой склад, какой период, какие товары. Один приказ может порождать несколько пересчётов — это удобно, когда большой склад пересчитывают несколько бригад по зонам.
Заполнение документа «Пересчёт товаров»
На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров». Программа автоматически заполнит табличную часть номенклатурой с учётными остатками на момент создания. Колонка «Количество (учёт)» показывает данные программы, колонку «Количество (факт)» заполняете по результатам физического пересчёта.
Есть три способа внести фактические данные. Первый — ручной ввод: подходит для небольшого ассортимента. Второй — загрузка из терминала сбора данных (ТСД) или Excel-файла через кнопку «Заполнить» → «Загрузить данные из файла»: стандартный способ для средних и больших складов. Третий — печать инвентаризационной описи (ИНВ-3) из документа, заполнение на бумаге и последующий ввод. Для точечной проверки используйте режим «Пересчёт по отдельным позициям», когда в документ добавляют только конкретные товары.
- 1Проведите все складские документы и закройте ордера
- 2Создайте приказ на проведение пересчёта товаров
- 3На основании приказа создайте пересчёт товаров
- 4Внесите фактические количества вручную или загрузите из ТСД
- 5Проверьте расхождения по анализу расхождений
- 6Создайте оприходование излишков и списание недостач
- 7Сверьте итоговые остатки с отчётом по складу
Анализ расхождений перед списанием
После ввода фактических количеств не спешите сразу создавать списания и оприходования. В документе пересчёта доступен анализ расхождений: программа покажет позиции, где факт не совпал с учётом. Частые причины расхождений — непроведённые документы, пересортица (один товар оприходован под видом другого), ошибки комплектации и обычные недостачи.
Пересортицу имеет смысл отработать отдельно: если недостача одного товара совпадает с излишком аналогичного по цене и количеству, часто это ошибка при оприходовании или отгрузке. В таком случае корректнее исправить исходный документ, а не оформлять формальные списание и оприходование. Также проверьте товары с нулевым учётным остатком, но фактическим наличием — возможно, приходная накладная вообще не была внесена в базу.
Оприходование излишков и списание недостач
Когда расхождения разобраны, на основании пересчёта создайте итоговые документы. «Оприходование излишков товаров» ставит на остаток товары, которых больше, чем по учёту. Укажите статью доходов — обычно это прочие доходы от инвентаризации. «Списание недостач товаров» убирает с остатков недостающие позиции; здесь нужна статья расходов и аналитика — на кого относится недостача (материально ответственное лицо, расходы организации).
Оба документа можно создать прямо из пересчёта кнопкой «Создать на основании» — программа сама распределит позиции с положительным отклонением в оприходование, а с отрицательным — в списание. После проведения проверьте результат отчётом по остаткам: учётный остаток должен совпасть с фактическими данными пересчёта.
Печать инвентаризационных форм
Из документов инвентаризации доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации). Опись печатается из пересчёта до внесения фактических данных — с пустой колонкой для заполнения от руки. Сличительная ведомость формируется после ввода факта и показывает расхождения.
Если организация использует собственные формы, утверждённые в учётной политике, их можно подключить как внешние печатные формы через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Унифицированные формы не обязательны, но большинство организаций продолжают их применять, потому что они привычны проверяющим и аудиторам.
Особые сценарии: ТСД, ячеистый склад, несколько складов
Работа с терминалом сбора данных
Для больших ассортиментов пересчёт без ТСД практически не реален. Терминал подключается через драйвер оборудования, выгрузка номенклатуры выполняется из обработки «Рабочее место мобильного работника» или напрямую из пересчёта. После сканирования данные загружаются обратно в документ. Проверьте настройку: штрихкоды должны быть заполнены в карточках номенклатуры, иначе сканирование не найдёт товар.
Инвентаризация на ячеистом складе
Если склад работает с адресным хранением, пересчёт ведётся по ячейкам: в приказе указывается отбор по ячейкам или зонам. Программа сверяет остатки в разрезе ячеек, а не только общий остаток товара. Это позволяет выявить товар, лежащий не в своей ячейке, — формально недостачи нет, но размещение нарушено.
Несколько складов и обособленные подразделения
Инвентаризация проводится отдельно по каждому складу — объединить несколько складов в один приказ нельзя. Для сети магазинов создаётся приказ на каждое помещение, пересчёты могут идти параллельно. Сводный контроль удобно выполнять отчётом «Остатки товаров на складах» с группировкой по складам после завершения всех пересчётов.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть позиции с расхождениями — не все пересчёты закрыты или документы не проведены
Все пересчёты по приказу завершены, итоговые документы созданы
Пересчёт проведён, но списания/оприходования отсутствуют
Отсутствуют
Появились минусы — списание проведено до поступления или с неверной датой
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С:УТ идёт по цепочке: подготовка остатков → приказ → пересчёт → анализ расхождений → оприходование и списание. Ключевые условия корректного результата — проведённые документы, отсутствие движений по складу во время пересчёта и разбор пересортицы до списания.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?
Да. В приказе на пересчёт задайте отбор по группе номенклатуры, конкретным товарам или ячейкам. Программа сформирует пересчёт только по выбранным позициям, остальные остатки не затрагиваются. Такой выборочный пересчёт удобен для циклических инвентаризаций дорогих или быстрооборачиваемых товаров.
Что делать, если во время инвентаризации пришёл товар от поставщика?
Лучший вариант — физически отделить новую партию и не включать её в пересчёт, а приходный документ провести после завершения инвентаризации. Если товар уже попал в зону пересчёта, зафиксируйте его отдельно и скорректируйте фактическое количество в пересчёте на величину поступления, иначе получите ложный излишек.
Почему в пересчёте учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего документы движения проведены после создания пересчёта: учётный остаток фиксируется на момент заполнения документа. Обновите учётные данные кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по учётным данным» — фактические количества при этом сохранятся, если расхождения ещё не вводились вручную по этим позициям.
Как оформить пересортицу, а не недостачу и излишек?
Формального документа «пересортица» в УТ нет. Практика такая: если цена товаров одинакова, можно провести списание одного и оприходование другого с одинаковой стоимостью — финансового результата не возникнет. Если причина — ошибка в исходных документах, корректнее исправить их, а не оформлять инвентаризационные документы.
Нужно ли останавливать продажи на всю компанию во время инвентаризации?
Нет, достаточно остановить операции по конкретному складу, который пересчитывается. Продажи с других складов и розничных точек не влияют на результат. Если полная остановка невозможна, проводите инвентаризацию в нерабочие часы или выделите зону склада, пересчитывайте её и блокируйте отгрузку только из этой зоны.
Можно ли отменить уже проведённое списание недостач?
Да, пометьте документ на удаление или распроведите его — остатки вернутся к состоянию до списания. Но если на основании списания уже сформирована отчётность или переданы данные в бухгалтерию, сначала убедитесь, что корректировка не нарушит закрытый период. В этом случае безопаснее сделать сторнирующее оприходование текущей датой.