Как провести инвентаризацию в 1С:Штрих-М

Инвентаризация в 1С:Штрих-М выполняется через специализированный документ, который сравнивает учётные остатки по базе с фактическим количеством товара на складе или в торговом зале. Результатом становятся автоматические документы списания недостач и оприходования излишков, поэтому движения по складу после пересчёта остаются прозрачными для учёта.

Процедура не требует остановки всей работы магазина, но требует дисциплины: перед началом пересчёта нужно закрыть все непроведённые документы, зафиксировать остатки и договориться, кто и в какой момент вносит данные. Ошибки на этапе подготовки — главная причина «расходящихся» остатков после инвентаризации.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до проверки итоговых документов, а также типичные ошибки и способы их избежать.

Подготовка базы перед инвентаризацией

Главное правило — учётные остатки должны быть актуальными на момент начала пересчёта. Откройте список складских документов и убедитесь, что все приходные накладные, реализации, перемещения и возвраты по выбранному складу проведены. Непроведённый документ с товаром «в пути» исказит расчётное количество, и программа покажет ложную недостачу или излишек.

Второй шаг — сверка кассовых данных. Если магазин работает с фронт-офисом (кассами), убедитесь, что все Z-отчёты загружены и продажи попали в учётную систему. Продажа, пробитая на кассе, но не выгруженная в бэк-офис, уменьшит фактический остаток без уменьшения учётного.

Третий шаг — договорённость с персоналом. На время физического пересчёта по конкретному складу или секции нужно прекратить отгрузки и перемещения товара. Если это невозможно, фиксируйте каждое движение отдельно и учитывайте его при вводе фактических данных.

Создание документа «Инвентаризация»

В разделе складского учёта (в зависимости от конфигурации это журнал «Склад» или «Товары») создайте новый документ «Инвентаризация». Укажите склад, по которому проводится пересчёт, дату и при необходимости ответственное лицо или комиссию. Если пересчитывается только часть ассортимента — например, одна товарная группа, — это можно задать отбором при заполнении.

После создания документа используйте команду заполнения учётными остатками. Программа подставит в табличную часть все товары с их расчётным количеством на указанную дату и склад. Это ключевая точка фиксации: именно эти цифры будут сравниваться с фактом.

Проверьте, что в документ попали только нужные позиции. Если в списке оказались товары другого склада или услуги, скорректируйте отбор и перезаполните табличную часть до начала ввода фактических данных.

1. 1
   Проведите все складские и кассовые документы по выбранному складу
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация», укажите склад и дату
3. 3
   Заполните табличную часть учётными остатками командой заполнения
4. 4
   Распечатайте инвентаризационную опись или выгрузите её на ТСД
5. 5
   Введите фактическое количество после физического пересчёта
6. 6
   Проведите документ и сформируйте списание и оприходование

Физический пересчёт и ввод фактических остатков

Распечатайте инвентаризационную опись из документа — в ней будут наименования товаров и учётное количество (при необходимости колонку с учётным количеством можно скрыть, чтобы пересчёт был «слепым» и более честным). Комиссия проходит по складу или залу и записывает фактическое количество каждой позиции.

Если используется терминал сбора данных (ТСД), выгрузите номенклатуру на устройство и сканируйте штрихкоды с вводом количества. После завершения загрузите данные обратно в документ инвентаризации — это существенно быстрее и исключает ошибки ручного ввода на больших ассортиментах.

В документе заполните колонку фактического количества. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Не спешите проводить документ: сначала разберите крупные расхождения, они часто объясняются непересчитанным товаром, пересортицей или непроведённой накладной.

Оформление результатов: списание и оприходование

После проверки расхождений проведите документ инвентаризации. На его основании создайте документы списания (для недостач) и оприходования (для излишков). В большинстве конфигураций Штрих-М они формируются автоматически по кнопке создания на основании, с уже заполненными позициями и количествами.

Проверьте счета и аналитику списания: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица и излишки могут учитываться по-разному. При необходимости разбейте списание на несколько документов с разными статьями.

После проведения всех документов сформируйте отчёт по остаткам склада и убедитесь, что учётные данные совпадают с фактическими. Это финальная контрольная точка всей процедуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по остаткам склада после проведения

Норма

Остатки совпадают с данными физического пересчёта

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведённый документ или ошибку ввода

Документы списания и оприходования

Норма

Проведены, количества равны отклонениям из инвентаризации

Тревожный признак

Документы не проведены или количество отличается

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть минусы — значит, продажа прошла раньше оприходования

Выбор сценария: полная или частичная инвентаризация

Полная инвентаризация по складу нужна при смене материально ответственного лица, перед годовой отчётностью или при подозрении на системные расхождения. Частичная — по товарной группе, поставщику или зоне хранения — подходит для регулярного контроля ходовых или дорогих позиций без остановки работы всего склада.

Сравнение вариантов

Полная инвентаризация

Даёт полную картину по складу, но требует остановки отгрузок и больших трудозатрат

Частичная по группе товаров

Быстро и без остановки работы, но не выявляет проблемы в остальном ассортименте

С использованием ТСД

Ускоряет пересчёт и снижает ошибки ввода, но требует настроенного обмена с оборудованием

Типичные ошибки и как их избежать

Общий принцип защиты от ошибок — последовательность: сначала полный документооборот, потом фиксация остатков, затем пересчёт и только после этого ввод данных и проведение. Любое нарушение порядка требует возврата на шаг назад, а не «подгонки» цифр.

Удобно проводить частичные инвентаризации по группам товаров регулярно, а не дожидаться полной ревизии. Так расхождения выявляются раньше, пока по ним ещё можно восстановить картину движения товара.

Частые вопросы

Можно ли проводить инвентаризацию, не закрывая магазин?

Да, если пересчёт идёт по части ассортимента или склада, по которому временно прекращены отгрузки. Каждое движение товара во время пересчёта нужно фиксировать и учитывать при вводе фактического количества, иначе результат будет искажён.

Что делать, если после проведения обнаружилась ошибка в количестве?

Не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости. Корректнее создать новую инвентаризацию по проблемным позициям на текущую дату или оформить корректировочные документы списания/оприходования с пояснением причины.

Как учесть товар, который числится в пути между складами?

Такой товар не должен попадать в пересчёт ни одного из складов до завершения перемещения. Проведите документ перемещения до начала инвентаризации либо пересчитывайте склады в разное время с учётом товара в пути.

Нужно ли распечатывать инвентаризационную опись?

Для внутреннего контроля достаточно электронного документа или данных с ТСД. Если инвентаризация проводится для официальной отчётности или при смене материально ответственного лица, печатные формы с подписями комиссии обычно обязательны.

Почему в документе появились товары с нулевым остатком?

Программа включает позиции, по которым были движения, но остаток равен нулю. Это нормально: такие строки можно оставить для контроля (вдруг товар физически есть) или отфильтровать при заполнении.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Законодательно обязательны случаи вроде смены материально ответственного лица и подготовки годовой отчётности. Для оперативного контроля частоту определяет сама организация — на практике ходовые группы пересчитывают чаще, чем раз в год.