Как провести инвентаризацию в 1С Розница 2.3

Инвентаризация в 1С Розница 2.3 строится вокруг документа «Приказ на проведение инвентаризации», который фиксирует учетные остатки на дату пересчета и связывает все последующие документы: пересчет товаров, оприходование излишков и списание недостач. Если пропустить этот документ и сразу списывать товары, программа не сможет корректно сопоставить фактические и учетные данные.

Процесс занимает от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от размера магазина и того, ведется ли торговля во время пересчета. Розница 2.3 допускает оба варианта, но от выбранного режима зависит точность расчета расхождений.

Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание приказа, ввод фактических остатков, анализ расхождений и оформление итоговых документов, а также типичные ошибки, из-за которых инвентаризацию приходится переделывать.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документов

До начала пересчета нужно привести учет в актуальное состояние, иначе учетные остатки в приказе будут неверными и все расхождения окажутся искаженными. Проверьте, что все поступления, перемещения, реализации и возвраты проведены, а черновики документов либо проведены, либо помечены на удаление.

Убедитесь, что завершены обмены данными с другими узлами, если магазин работает в распределенной базе или синхронизируется с управляющей системой. Непереданные чеки и документы перемещения — самая частая причина «фантомных» недостач, которые на самом деле являются просто неучтенными продажами.

Также заранее решите организационные вопросы: будет ли магазин торговать во время пересчета, кто входит в комиссию, по каким товарным группам проводится инвентаризация — полная или выборочная по разделам номенклатуры.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Документ находится в разделе «Склад» (или «Закупки и склад» в зависимости от настроек интерфейса) → «Приказы на проведение инвентаризации». Создайте новый документ и заполните ключевые поля: магазин (склад), дату начала и окончания инвентаризации, организацию.

Если инвентаризация выборочная, на вкладке отбора укажите правила: по группам номенклатуры, по поставщику или по другим доступным критериям. Программа включит в пересчет только товары, попадающие под отбор.

После заполнения проведите документ. Именно в момент проведения (и при последующем заполнении пересчета) фиксируются учетные остатки — количество товара по данным программы на указанную дату. Это точка отсчета, с которой будут сравниваться фактические данные.

Ввод фактических остатков через документ «Пересчет товаров»

На основании приказа создается документ «Пересчет товаров». Проще всего открыть приказ и нажать кнопку создания на основании — тогда связь документов сохранится автоматически. Документ заполняется по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по учетным данным»: табличная часть получит список товаров с учетным количеством.

Далее комиссия вводит фактическое количество. Есть два режима: вводить только факт по каждой позиции вручную или использовать режим, при котором факт по умолчанию равен учетному количеству, а корректируются только расходящиеся позиции. Второй вариант существенно быстрее на больших ассортиментах, где большинство позиций сходится.

Для ускорения подключите сканер штрихкодов: в режиме подбора сканирование товара увеличивает фактическое количество на единицу. Если используется терминал сбора данных, выгрузите номенклатуру на ТСД, соберите данные на полках и загрузите результат обратно в пересчет.

Один приказ может содержать несколько документов пересчета — например, отдельно по торговому залу и по складу, или повторный пересчет спорных позиций. Программа суммирует данные при расчете итогов.

1. 1
   Создайте «Пересчет товаров» на основании приказа
2. 2
   Заполните табличную часть по учетным данным
3. 3
   Введите фактическое количество: вручную, сканером или через ТСД
4. 4
   Проверьте позиции с нулевым фактом — не пропущены ли они случайно
5. 5
   Проведите документ и распечатайте инвентаризационную опись при необходимости

Работа с расхождениями: анализ перед списанием

После проведения пересчета программа показывает отклонения: излишки, где факт больше учета, и недостачи, где факт меньше. Не спешите сразу оформлять итоговые документы — сначала разберите природу каждого крупного расхождения.

Типичные причины ложных расхождений: пересортица (один товар оприходован по штрихкоду другого), непроведенные документы, продажи во время пересчета, товар на нескольких местах хранения. Отчеты по движению товара и карточка складского учета помогают быстро найти, где возникла разница.

Пересортицу часто можно устранить без списаний: если недостача одного товара точно соответствует излишку похожего, проверьте штрихкоды и при необходимости скорректируйте данные пересчета.

Контрольные точки

Как проверить результат пересчета

Сумма расхождений

Норма

Расхождения небольшие и объяснимы (бой, естественная убыль, развесной товар)

Тревожный признак

Крупные недостачи по позициям, которые физически сложно потерять

Нулевой факт

Норма

Позиция действительно отсутствует на полке и складе

Тревожный признак

Товар лежит на видном месте — значит, его пропустили при пересчете

Излишки

Норма

Единичные позиции, объяснимые пересортицей или неоприходованным поступлением

Тревожный признак

Массовые излишки — признак непроведенных поступлений

Оформление итогов: оприходование излишков и списание недостач

На основании приказа создаются два итоговых документа. «Оприходование товаров» фиксирует излишки: документ заполняется по данным инвентаризации, товары приходуются на склад с указанием статьи доходов. Проверьте цены оприходования — обычно используется учетная или розничная цена, в зависимости от настроек склада.

«Списание товаров» оформляет недостачу. В документе укажите причину списания и статью расходов. Если недостача относится на виновное лицо, это оформляется уже за пределами складского документа — в бухгалтерском учете или кадровых документах, в зависимости от того, как организован учет в компании.

После проведения обоих документов сверьте остатки: отчет «Остатки товаров» или «Товары на складах» должен совпадать с фактическим состоянием полок. На этом учетная часть инвентаризации завершена, печатные формы (ИНВ-3, ИНВ-19 при необходимости) выводятся из документов пересчета.

Инвентаризация без остановки торговли

Полная остановка магазина часто невозможна, и Розница 2.3 позволяет проводить пересчет при работающей кассе. Ключевой принцип: учетные остатки фиксируются на дату приказа, а продажи, прошедшие после этой точки, программа учитывает при расчете расхождений.

Практическая сложность в другом: товар, который комиссия уже посчитала, продолжает продаваться, и фактическое количество уменьшается. Поэтому при работающей торговле пересчет ведут по секциям: закрыли зону, пересчитали, зафиксировали, открыли. Либо считают в нерабочие часы — вечером после закрытия и утром до открытия.

Если торговля во время пересчета неизбежна, договоритесь о правиле: проданный из пересчитанной зоны товар либо сразу отмечается, либо касса работает так, чтобы можно было восстановить продажи по конкретным позициям за период пересчета.

Маршрут решения

Как выбрать режим инвентаризации

Магазин можно закрыть на несколько часовПроводите полный пересчет при остановленной торговле — это самый точный вариант

Остановка невозможнаСчитайте по секциям с фиксацией продаж или используйте нерабочие часы

Ассортимент большой, а времени малоДелайте выборочную инвентаризацию по группам товаров через отбор в приказе

Есть терминал сбора данныхВыгружайте номенклатуру на ТСД — скорость пересчета вырастет в разы

Частые вопросы по инвентаризации в Рознице 2.3

Можно ли провести инвентаризацию без документа «Приказ»?

Технически можно создать «Оприходование» и «Списание» напрямую, но это неправильно: без приказа не фиксируются учетные остатки на дату и не считаются расхождения автоматически. Такой подход годится только для разовых операций вроде списания боя, но не для инвентаризации.

Что делать, если после инвентаризации пришли данные обмена и остатки «поехали»?

Если обмен привнес документы датой до приказа, учетные остатки изменятся задним числом. Правильный путь — отменить итоговые документы, актуализировать данные, перезаполнить пересчет и заново оформить результаты. Чтобы этого избежать, всегда завершайте обмены до начала инвентаризации.

Как провести инвентаризацию только по части товаров?

В приказе на проведение инвентаризации используйте отбор: укажите группу номенклатуры, поставщика или другой критерий. В пересчет попадут только товары, удовлетворяющие отбору, остальной ассортимент не затрагивается.

Почему в пересчете фактическое количество не сохраняется или сбрасывается?

Чаще всего документ был перезаполнен по учетным данным после ввода факта — кнопка «Заполнить» перезаписывает табличную часть. Вводите фактические данные после окончательного заполнения, а при необходимости добавить позиции используйте подбор, а не повторное полное заполнение.

Как оформить пересортицу, а не списание и оприходование?

В типовой Рознице 2.3 отдельного документа пересортицы нет: излишек одной позиции оприходуется, недостача другой списывается. Если суммы равны, финансовый результат нулевой, но в учете движение отражается двумя документами. Перед оформлением убедитесь, что это действительно пересортица, а не независимые расхождения.

Нужно ли распечатывать унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19?

Если организация использует унифицированные формы, они выводятся из документов пересчета и приказа. Законодательно допускаются и собственные формы, утвержденные в учетной политике. Печатные формы подписываются комиссией и хранятся как первичные документы.