Торговля и Склад · 10 мин
Как провести инвентаризацию в 1С:ERP
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации в 1С:ERP: приказ, пересчет товаров, отражение излишков и недостач, типичные ошибки и проверка результатов.
Инвентаризация в 1С:ERP строится вокруг документа «Приказ на проведение инвентаризации» и связанных с ним документов пересчета, оприходования и списания. Система позволяет зафиксировать учетные остатки на дату проверки, внести фактические количества и автоматически рассчитать расхождения без ручных сведений в Excel.
Процесс отличается в зависимости от того, используется ли на складе ордерная схема и адресное хранение. На простом складе достаточно трех-четырех документов, а на ордерном потребуется дополнительно контролировать неоформленные приходные и расходные ордера — именно они чаще всего становятся причиной ложных расхождений.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки склада и создания приказа до отражения результатов в учете и проверки корректности остатков после завершения инвентаризации.
Подготовка склада и учетных данных перед инвентаризацией
До создания документов в системе убедитесь, что все складские операции за период отражены в учете. Проведите непроведенные приходные и расходные документы, завершите перемещения между складами, оформите возвраты поставщикам и от покупателей. Любой «зависший» документ исказит учетный остаток, с которым система будет сравнивать факт.
На ордерном складе дополнительно проверьте отчет «Оформление накладных и ордеров» (раздел «Склад и доставка» — «Отчеты»). Все распоряжения должны быть закрыты ордерами: если товар физически принят, но приходный ордер не оформлен, учетное количество окажется заниженным, и инвентаризация покажет фиктивный излишек.
Определите дату и время инвентаризации и договоритесь об остановке движения товаров на это время. Если полная остановка невозможна, используйте режим инвентаризации без остановки работы склада — он доступен в настройках приказа, но требует аккуратного контроля отгрузок в период пересчета.
Создание приказа на проведение инвентаризации
Откройте раздел «Склад и доставка» — «Инвентаризации товаров» и создайте документ «Приказ на проведение инвентаризации». Укажите организацию, склад, даты начала и окончания проверки. При необходимости заполните основание (номер и дату приказа руководителя) и состав инвентаризационной комиссии — эти данные попадут в печатную форму ИНВ-22.
Если нужно проинвентаризировать не весь склад, а часть номенклатуры, используйте отбор по товарам: группе номенклатуры, конкретным позициям или ячейкам при адресном хранении. Частичная инвентаризация удобна для циклических проверок дорогих или быстрооборачиваемых позиций без остановки всего склада.
После проведения приказа система фиксирует учетные остатки на дату начала инвентаризации. Именно этот «снимок» станет базой для сравнения, поэтому важно, чтобы к этому моменту подготовительные мероприятия из предыдущего раздела были завершены.
Оформление пересчета товаров и ввод фактических остатков
На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» — кнопка «Создать на основании» в форме приказа. Документ автоматически заполнится номенклатурой с учетными количествами по отбору приказа. Колонка «Количество (учет)» при этом может быть скрыта от кладовщика настройкой статуса пересчета — это стандартная практика, исключающая подгонку факта под учет.
Фактические количества вносятся в колонку «Факт». Есть три рабочих способа: ручной ввод по бумажной описи, загрузка из терминала сбора данных (ТСД) через обработку загрузки, либо печать бланка пересчета из документа и последующий ввод. Для больших складов ТСД существенно сокращает время и количество ошибок переноса данных.
Если на складе ведется учет по сериям или характеристикам, пересчет выполняется в том же разрезе. Не сворачивайте позиции до номенклатуры, если учет детальнее: расхождение по серии сохранится и после инвентаризации, и его придется исправлять отдельными документами.
- 1Создайте «Пересчет товаров» на основании приказа и установите статус «В работе».
- 2Распечатайте бланк или выгрузите задание на ТСД, скрыв учетные количества от исполнителей.
- 3Проведите физический пересчет и внесите фактические количества в документ.
- 4Переведите пересчет в статус «Выполнено» и проверьте расхождения по отчету из приказа.
- 5Оформите оприходование излишков и списание недостач на основании пересчета.
Анализ расхождений и отражение результатов в учете
После завершения пересчета расхождения видны в самом документе и в отчете «Результаты инвентаризации», доступном из приказа. Не спешите оформлять списания: сначала разберите каждое существенное расхождение. Типичные причины — пересортица (недостача одной позиции и излишек похожей), неоформленная отгрузка, товар в пути между складами.
Излишки оформляются документом «Оприходование излишков товаров», недостачи — «Списание недостач товаров». Оба создаются на основании пересчета и подставляют только расходящиеся позиции. В списании укажите статью расходов и аналитику: за счет виновного лица, на издержки обращения в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы.
Пересортицу можно отразить двумя документами (списание одной позиции и оприходование другой) либо документом «Пересортица товаров», если он доступен в вашей конфигурации и учетной политике. Условие корректной пересортицы — совпадение количества и сопоставимость позиций, иначе разницу все равно придется списывать или оприходовывать.
Как выбрать действие по расхождению
Проверка корректности результатов после завершения
После проведения всех документов сформируйте отчет «Ведомость по товарам на складах» на дату окончания инвентаризации и сравните остатки с итогами пересчета. Они должны совпадать по каждой позиции из отбора приказа. Отрицательные остатки в ведомости — признак того, что списание прошло раньше прихода или часть документов осталась непроведенной.
Дополнительно сверьте данные складского и бухгалтерского учета отчетом «Сверка товаров складского и бухгалтерского учета» (если используется в вашей настройке). Расхождения между оперативным и регламентированным учетом после инвентаризации обычно указывают на неотраженные финансовые документы или различия в аналитике.
Завершите приказ установкой статуса «Закрыт» после оформления всех результатов. Открытый приказ не блокирует работу склада, но затрудняет контроль: по отчетам будет неясно, завершена инвентаризация или нет.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическими данными пересчета
Есть расхождения или отрицательные остатки
Пересчет «Выполнено», приказ «Закрыт», списания и оприходования проведены
Документы в черновиках или статусе «В работе»
Все распоряжения закрыты ордерами
Есть неоформленные накладные или ордера
Особенности для ордерного и адресного склада
На складе с адресным хранением пересчет выполняется по ячейкам: задание формируется с разбивкой по местам хранения, и работник обходит ячейки по маршруту. Это удобно для больших складов, но требует, чтобы товар был размещен строго по данным системы — предварительно проверьте отчет «Товары в ячейках» на предмет неразмещенных остатков.
На ордерном складе без адресного хранения ключевой риск — расхождение между накладными и ордерами. Перед инвентаризацией и после нее контролируйте статус оформления: инвентаризация фиксирует складской учет, и «висящие» ордера исказят картину в обе стороны.
Печатные формы и документальное оформление
Из документов инвентаризации доступны унифицированные формы: ИНВ-22 (приказ о проведении) из приказа, ИНВ-3 и ИНВ-4 (инвентаризационные описи) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) из пересчета. Набор форм зависит от настроек печати вашей конфигурации — при необходимости подключаются внешние печатные формы.
Сличительная ведомость ИНВ-19 формируется только по позициям с расхождениями и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Храните подписанные формы вместе с приказом руководителя — это обязательный комплект для подтверждения результатов инвентаризации при проверках.
Что важно запомнить
Цепочка инвентаризации в 1С:ERP: подготовка учета → приказ → пересчет товаров → оприходование излишков и списание недостач → проверка остатков и закрытие приказа. Главные условия корректного результата — проведенный документооборот до старта и анализ расхождений до оформления списаний.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части номенклатуры, а не по всему складу?
Да. В приказе на проведение инвентаризации задайте отбор по группе номенклатуры, конкретным товарам или складским ячейкам. Пересчет сформируется только по отобранным позициям, остальной склад продолжит работать в обычном режиме.
Что делать, если после инвентаризации нашлись непроведенные документы?
Проведите документы их фактической датой, затем перезаполните пересчет товаров, чтобы учетные количества обновились. Если списания и оприходования уже оформлены, сравните новые расхождения с проведенными и при необходимости скорректируйте их или оформите сторнирующие документы.
Как скрыть от кладовщика учетные остатки при пересчете?
Используйте статусную модель документа «Пересчет товаров»: пока документ не переведен в статус ввода результатов, учетное количество можно скрыть настройками печатного бланка и формы. Дополнительно печатайте бланк пересчета без колонки учетного остатка.
Нужна ли остановка склада на время инвентаризации?
Желательна, но не обязательна. В приказе можно указать режим без остановки работы склада — тогда система учтет движения за период инвентаризации при расчете расхождений. Этот режим требователен к дисциплине: все отгрузки и приемки в период пересчета должны быть своевременно отражены в системе.
Как оформить недостачу за счет материально ответственного лица?
В документе «Списание недостач товаров» укажите статью расходов с аналитикой отнесения на виновное лицо. Финансовое отражение и удержание из зарплаты оформляются отдельно — в рамках расчетов с персоналом, поскольку складской документ фиксирует только движение товара.