Как провести инвентаризацию товара в 1С:Бухгалтерии

Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии оформляется тремя связанными документами: «Инвентаризация товаров» фиксирует фактические остатки, «Оприходование товаров» приходует излишки, а «Списание товаров» убирает недостачу. Программа автоматически сравнивает данные учёта с введёнными фактическими количествами и показывает отклонения до создания итоговых документов.

Главная ошибка при инвентаризации — сразу списывать или оприходовывать разницу, не разобравшись в её причинах. Расхождения часто возникают из-за непроведённых документов, оприходования «на прошлую дату» или ошибок в карточках номенклатуры. Поэтому перед началом нужно подготовить базу, а после пересчёта — проверить отклонения.

Ниже описан полный цикл: от подготовки учётных данных до формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), включая версии для обычного интерфейса и «Такси».

Подготовка базы перед инвентаризацией

Инвентаризация сравнивает учётные остатки с фактическими, поэтому учётные данные на момент пересчёта должны быть полными и актуальными. Если часть приходных или расходных накладных лежит непроведённой, программа покажет ложные излишки или недостачи, и вы рискуете списать товар, который на самом деле просто не отражён в учёте.

Проведите все документы поступления, реализации, перемещения и списания по инвентаризируемому складу. Проверьте, нет ли документов, помеченных на удаление, но всё ещё влияющих на остатки. Откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад» — «Отчёты») и убедитесь, что в нём нет отрицательных остатков: минус по позиции означает, что товар был продан до оприходования, и это первое, что нужно исправить.

Если на складе работают другие пользователи, договоритесь о паузе в оформлении документов на время пересчёта. Иначе остатки в базе будут «плыть» прямо во время ввода фактических количеств, и результат инвентаризации станет недостоверным.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте раздел «Склад» и выберите пункт «Инвентаризация товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, по которому проводится пересчёт, и дату инвентаризации. Если у вас включён учёт по нескольким складам, убедитесь, что выбран именно тот склад, где физически проходит пересчёт, — инвентаризация создаётся отдельно по каждому складу.

При необходимости заполните реквизиты приказа о проведении инвентаризации: номер, дату, сроки проведения и состав комиссии. Эти данные попадут в печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19. Комиссия заполняется на соответствующей закладке или в полях документа — в зависимости от версии конфигурации.

Дату документа ставьте равной фактической дате пересчёта. Если пересчёт длился несколько дней, принято оформлять документ на дату окончания, но тогда важно, чтобы между началом и концом пересчёта не было движений товара в учёте.

Заполнение табличной части и ввод фактических остатков

Нажмите кнопку «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе». Программа загрузит в табличную часть всю номенклатуру, по которой есть учётные остатки на выбранном складе, с количеством по данным учёта. Колонка «Количество фактическое» при первом заполнении обычно копируется из учётного — её нужно заменить результатами реального пересчёта.

Вводите фактические количества по каждой позиции. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное значение в колонке отклонения — излишек, отрицательное — недостача. Если товар на складе есть, а в учёте его нет (позиция не попала в таблицу), добавьте строку вручную кнопкой «Добавить» и укажите номенклатуру и фактическое количество — учётное количество будет нулевым, и вся позиция уйдёт в излишки.

Для ускорения можно распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 без учётных количеств (так называемая «слепая» опись), заполнить её вручную на складе, а затем перенести данные в программу. Если используется терминал сбора данных, загрузите отсканированные остатки через механизм загрузки из ТСД, если он подключён в вашей конфигурации.

1. 1
   Проведите все складские документы и проверьте отчёт «Ведомость по товарам на складах» на отрицательные остатки
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), укажите склад и дату
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Введите фактические количества, добавьте вручную позиции, которых нет в учёте
5. 5
   Проверьте колонку отклонений и разберитесь в причинах каждого расхождения
6. 6
   По кнопке «Создать на основании» оформите «Оприходование товаров» для излишков
7. 7
   Оформите «Списание товаров» для недостач, укажите счёт списания и статью затрат
8. 8
   Распечатайте формы ИНВ-3 и ИНВ-19, подпишите у комиссии

Анализ расхождений перед списанием

Колонка отклонений в документе инвентаризации — это не команда к списанию, а повод для разбора. Типичные причины расхождений: непроведённая накладная, оприходование товара «задним числом» после даты инвентаризации, пересортица (одна позиция в излишке, другая в недостаче на сопоставимую сумму), ошибка в единицах измерения или в коэффициенте упаковки.

Пересортицу видно по таблице: если по схожим позициям одна в плюсе, другая в минусе, проверьте, не перепутан ли товар при отгрузке. В таком случае корректнее сделать корректировку через списание и оприходование с пояснением в основании, а не списывать недостачу как убыток.

Для проверки движений по конкретной позиции откройте карточку номенклатуры и отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по ней за период. Так вы увидите, какой документ сформировал остаток, и найдёте источник расхождения.

Оприходование излишков

Из документа инвентаризации нажмите «Создать на основании» — «Оприходование товаров». Программа перенесёт в новый документ только позиции с положительным отклонением. Проверьте счёт учёта товара (обычно 41.01 для товаров на складах) и укажите статью прочих доходов — излишки по инвентаризации признаются прочим доходом организации.

Цена оприходования подставляется из учётных данных или указывается вручную. От стоимости излишков зависит сумма дохода, поэтому, если позиция новая для учёта, укажите обоснованную рыночную или учётную цену. Проведите документ и проверьте проводки: Дт 41 — Кт 91.01.

Списание недостачи

Аналогично создайте на основании инвентаризации документ «Списание товаров» — в него попадут позиции с отрицательным отклонением. Ключевой реквизит — счёт списания и аналитика. Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на издержки, сверх норм — на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы (91.02), если виновные не установлены.

До проведения убедитесь, что решение о порядке списания согласовано с руководством и отражено в приказе. От выбранного счёта зависит налоговый учёт: расходы на недостачу сверх норм при неустановленных виновных лицах имеют ограничения по признанию в налоговом учёте.

После проведения обоих документов снова сформируйте «Ведомость по товарам на складах» на дату инвентаризации: учётные остатки должны совпасть с фактическими, введёнными в документ инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» после списания и оприходования

Норма

Учётные остатки совпадают с фактическими количествами из инвентаризации

Тревожный признак

Остатки по-прежнему отличаются — проверьте, проведены ли оба документа и не появились ли новые движения задним числом

Проводки документа «Оприходование товаров»

Норма

Дт 41 — Кт 91.01, сумма соответствует стоимости излишков

Тревожный признак

Неверный счёт дохода или пустая аналитика статьи

Проводки документа «Списание товаров»

Норма

Счёт списания соответствует решению по недостаче (94, 73.02, 91.02 или счёт издержек)

Тревожный признак

Недостача списана на произвольный счёт без обоснования

Печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19

Норма

Заполнены реквизиты приказа, комиссия, количества и суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые поля приказа или расхождения с данными документа

Печатные формы и документальное оформление

Из документа инвентаризации по кнопке «Печать» доступны унифицированные формы: инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19). Сличительная ведомость формируется только по позициям с расхождениями — именно она служит основанием для бухгалтерских записей по излишкам и недостачам.

Перед печатью проверьте, что в документе заполнены реквизиты приказа об инвентаризации и состав комиссии — иначе формы выйдут с пустыми полями, и их придётся дорабатывать вручную. Организация вправе использовать собственные формы первичных документов, но типовые ИНВ-3 и ИНВ-19 закрывают потребность большинства компаний.

Удобно проводить инвентаризацию в два прохода: сначала распечатать опись без учётных количеств для склада, затем, после ввода фактических данных, сформировать сличительную ведомость и разбирать только позиции с отклонениями. Так пересчёт идёт быстрее, а комиссия не подгоняет факт под данные учёта.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части номенклатуры, а не по всему складу?

Да. После заполнения табличной части удалите лишние строки или добавьте позиции вручную кнопкой «Добавить». Документ будет действовать только для перечисленной номенклатуры. Учтите, что выборочная инвентаризация не заменяет полную, если она обязательна перед годовой отчётностью.

Что делать, если после инвентаризации нашли непроведённую накладную?

Если дата накладной раньше даты инвентаризации, проведение её «задним числом» изменит учётные остатки и сделает результаты инвентаризации недостоверными. Правильнее скорректировать документ инвентаризации: учесть эту накладную в учётных остатках и пересчитать отклонения, либо провести накладной текущей датой с пояснением.

Как оформить пересортицу в 1С:Бухгалтерии?

Отдельного документа «пересортица» в типовой конфигурации нет. Излишек одной позиции оприходуйте документом «Оприходование товаров», недостачу другой — спишите документом «Списание товаров», а в комментариях к обоим документам укажите, что это взаимозачёт пересортицы. Проводки и аналитику согласуйте с бухгалтером.

Почему в табличную часть не попал товар, который есть на складе?

Кнопка «Заполнить» загружает только позиции с учётными остатками. Если товар физически есть, а в учёте его нет, он не попадёт в таблицу автоматически. Добавьте строку вручную, укажите фактическое количество — вся позиция отразится как излишек.

На какую дату создавать оприходование и списание?

Обычно на дату документа инвентаризации или дату утверждения её результатов руководителем. Главное — чтобы между датой инвентаризации и датой итоговых документов не было других движений по этим позициям, иначе остатки снова разойдутся.

Обязательно ли останавливать работу склада на время инвентаризации?

Физически — желательно, чтобы пересчёт был точным. В программе блокировать работу не обязательно, но любые проведённые во время пересчёта документы изменят учётные остатки и сделают отклонения недостоверными. Если остановить отгрузку нельзя, фиксируйте движения за время инвентаризации отдельно и корректируйте фактические данные на их величину.