Торговля и Склад · 10 мин
Как провести инвентаризацию материалов в 1С
Подробная инструкция по проведению инвентаризации материалов в 1С: создание документа, снятие остатков, ввод фактических данных, оформление расхождений и проверка результата.
Инвентаризация материалов в 1С выполняется через документ «Инвентаризация товаров» (в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP) или «Инвентаризация товаров на складе» (в 1С:Бухгалтерии). Документ автоматически подтягивает учётные остатки, позволяет ввести фактическое количество и на его основе формирует оприходование излишков и списание недостач. Ниже — полный порядок работы от подготовки до контроля результата.
Главный принцип: инвентаризация в 1С не списывает и не оприходует ничего сама по себе. Она фиксирует расхождение между данными учёта и фактом, а движения по складу создаются отдельными документами. Пропуск этого шага — самая частая причина «зависших» расхождений.
Инструкция применима к типовым конфигурациям 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документа одинакова.
Подготовка перед инвентаризацией
До создания документа убедитесь, что все складские операции введены в программу: поступления, перемещения, списания и реализации должны быть проведены на момент инвентаризации. Если часть документов осталась непроведённой или введена «задним числом» позже, учётные остатки исказятся, и расхождения окажутся ложными.
Определите дату и склад инвентаризации. Дата документа должна совпадать с моментом фактического пересчёта: если пересчёт идёт утром, а документ датирован концом дня, дневные движения попадут в расхождения. При большом ассортименте имеет смысл разбить инвентаризацию на несколько документов — по группам товаров или по складским зонам.
Согласуйте с руководством и бухгалтерией состав инвентаризационной комиссии и, если требуется, оформите приказ на проведение инвентаризации. В типовых конфигурациях состав комиссии можно указать прямо в документе на вкладке «Дополнительно» — эти данные попадут в печатную форму ИНВ-3.
Создание документа инвентаризации
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. В 1С:Управление торговлей путь такой: «Склад и доставка» → «Инвентаризация товаров». Укажите организацию, склад и дату.
Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (в УТ — «Заполнить по учётным данным»). Программа подтянет все позиции с ненулевыми остатками и проставит учётное количество и учётную цену. Если нужно инвентаризировать только часть номенклатуры, используйте отбор по группе или добавьте позиции вручную через «Добавить».
На этом этапе колонка «Фактическое количество» обычно автоматически приравнивается к учётному — это нормально. Реальные данные будут внесены после физического пересчёта. Сохраните документ, но не спешите с последующими действиями, пока комиссия не закончит считать.
- 1Проведите все складские документы на дату инвентаризации
- 2Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе
- 4Распечатайте ведомость или выгрузите данные на ТСД
- 5Проведите фактический пересчёт и введите фактические количества
- 6Проверьте расхождения и оформите списание и оприходование
- 7Распечатайте ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19
Фактический пересчёт и ввод данных
Распечатайте инвентаризационную опись без учётных количеств (в УТ есть вариант печати «без учётных данных») — так пересчёт будет объективнее, комиссия не станет подгонять факт под цифру из программы. Альтернатива — выгрузка списка на терминал сбора данных, если склад им оборудован.
После пересчёта вернитесь к документу и введите фактические количества. В 1С:Бухгалтерии редактируйте колонку «Количество фактическое» прямо в таблице. В 1С:Управление торговлей удобнее кнопка «Заполнить факт по отбору» или ручное редактирование строк; при работе со сканером штрихкодов используйте режим ввода по штрихкодам.
Позиции, которых нет в учёте, но есть фактически (излишки), добавляйте в документ вручную с нулевым учётным количеством. Позиции с нулевым фактом оставьте в таблице — именно они сформируют недостачу. Не удаляйте строки с нулевым фактическим остатком: удалённая строка не создаст расхождение, и недостача «потеряется».
Оформление расхождений: списание и оприходование
После ввода фактических данных документ показывает колонку «Отклонение»: отрицательное значение — недостача, положительное — излишек. Сам документ инвентаризации проводится, но движений по складским регистрам в большинстве конфигураций не делает — он лишь основание для дальнейших документов.
В 1С:Бухгалтерии расхождения оформляются кнопкой «Создать на основании»: для недостач — «Списание товаров», для излишков — «Оприходование товаров». В 1С:Управление торговлей используются документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров» со статусом, привязанным к ордеру на инвентаризацию, либо «Пересчет товаров» с последующим отражением результатов.
Проверьте счета и статьи списания: недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм может относиться на разные счета затрат, а недостача по вине материально ответственного лица — на счёт 94 с последующим отнесением на виновника. Эти настройки согласуйте с бухгалтером до проведения документов.
Печать инвентаризационных форм
Из документа доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), а в некоторых конфигурациях — ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации). Печатные формы формируются кнопкой «Печать» в шапке документа.
ИНВ-3 печатайте до пересчёта или после — в зависимости от того, как организован процесс. Сличительную ведомость ИНВ-19 формируйте только после ввода всех фактических данных: она показывает именно расхождения и подписывается комиссией и материально ответственным лицом.
Если организация использует самостоятельно разработанные формы вместо унифицированных, убедитесь, что они утверждены в учётной политике и содержат обязательные реквизиты первичного документа.
Проверка результата после инвентаризации
После проведения списаний и оприходований сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 в 1С:Бухгалтерии) на дату после инвентаризации и сверьте с фактическими данными комиссии. Остатки в программе должны совпасть с пересчитанными количествами.
Дополнительно проверьте отсутствие отрицательных остатков по инвентаризируемому складу — они означают, что какие-то списания прошли без достаточного остатка, и документы нужно разбирать по хронологии. Отчёт «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до документа поможет найти проблемные операции.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть расхождения — не оформлены списание или оприходование
Отсутствуют
Есть минусы — нарушена хронология документов
Списание и оприходование созданы и проведены на основании инвентаризации
Инвентаризация проведена, а расхождения не отражены в учёте
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии инвентаризация максимально проста: один документ, ручной ввод факта, создание списания и оприходования на основании. Подходит для небольших складов без адресного хранения.
В 1С:Управление торговлей и ERP процесс строится вокруг «Пересчёта товаров» и ордерной схемы склада. Если на складе включён ордерный учёт, расхождения отражаются через «Расходный ордер на товары» и «Приходный ордер на товары» со статусом «На сборку»/«К поступлению». Не пропускайте ордерный этап — иначе остатки в учёте и на складе разойдутся.
Для складов с адресным хранением (ячеистым) в УТ и ERP пересчёт ведётся по ячейкам, а расхождения дополнительно требуют перемещения товаров между ячейками. Это отдельный сценарий, который стоит предварительно отработать на копии базы.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию задним числом?
Технически документ можно создать прошлой датой, но делать это стоит только если после этой даты не было складских движений. Иначе учётные остатки на ту дату будут одни, а последующие документы уже учли другие количества — возникнут отрицательные остатки и ошибки в себестоимости. Безопаснее датировать инвентаризацию текущим моментом и отражать расхождения сейчас.
Что делать, если фактическое количество больше учётного?
Это излишек. Добавьте позицию в документ инвентаризации с фактическим количеством, затем создайте на основании документ оприходования. Укажите цену оприходования — обычно учётную или рыночную, порядок определяет учётная политика. В налоговом учёте излишек включается во внереализационные доходы.
Почему документ инвентаризации не меняет остатки на складе?
Это штатное поведение типовых конфигураций. Инвентаризация фиксирует расхождение и служит основанием, а движения по регистрам создают документы списания и оприходования. Проверьте, что оба документа созданы и проведены — тогда остатки придут в соответствие с фактом.
Как инвентаризировать товар, который числится на нескольких складах?
Документ инвентаризации создаётся отдельно по каждому складу. Сформируйте по одному документу на склад, проведите пересчёт в каждой локации независимо. Если товар просто лежит не на том складе, оформите перемещение между складами, а не списание и оприходование — это сохранит корректную себестоимость.
Можно ли проводить инвентаризацию, пока идёт отгрузка?
Не рекомендуется. Остатки меняются прямо во время пересчёта, и комиссия получит недостоверные данные. Практическое решение — заблокировать отгрузку по инвентаризируемому складу на время пересчёта или проводить инвентаризацию в нерабочее время. В УТ для ордерных складов можно ограничить оформление документов по статусу пересчёта.
Как часто нужно проводить инвентаризацию материалов?
Обязательный минимум — перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, а также при смене материально ответственного лица, выявлении фактов хищения или после чрезвычайных ситуаций. Внутри года организация вправе проводить инвентаризации по своему графику; для складов с интенсивным оборотом полезны выборочные пересчёты по группам товаров.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С — это три этапа: документ с учётными остатками, ввод фактического пересчёта и оформление расхождений отдельными документами списания и оприходования. До начала проведите все складские документы, после — сверьте остатки отчётом и убедитесь в отсутствии минусов.