Торговля и Склад · 11 мин
Как провести доставку в 1С
Как оформить доставку в 1С: заказ покупателя, реализация, расходы на доставку, печать ТТН и контроль результата. Пошаговая инструкция для УТ и ERP.
Доставка в 1С — это не одна кнопка, а связка документов: заказ покупателя, реализация товаров, маршрутный лист или задание на перевозку и, при необходимости, расходы на доставку, которые влияют на себестоимость и взаиморасчёты. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) набор документов отличается, но логика везде одинаковая: сначала фиксируется обязательство отгрузить, затем сама отгрузка, затем оформление перевозки и закрытие расходов.
Есть два базовых сценария. Первый — доставка собственным транспортом или курьером: здесь достаточно включить учёт доставки в настройках и оформить маршрутные листы. Второй — доставка через транспортную компанию: тогда дополнительно оформляется задание на перевозку, а услуги перевозчика отражаются документом поступления услуг. Смешивать сценарии в одном процессе без настройки нельзя — программа не поймёт, кто несёт расходы и кто отвечает за доставку.
Ниже разобраны оба сценария на примере типовых конфигураций на управляемых формах. Если ваша база сильно доработана, названия разделов могут отличаться, но последовательность документов сохранится.
Проверка и включение функциональности доставки
Перед первой доставкой убедитесь, что нужные опции включены. Откройте раздел «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Продажи» (в некоторых версиях — «Склад и доставка»). Здесь включаются флажки «Доставка товаров», «Заказы покупателей», «Статусы реализаций», а для работы с перевозчиками — «Задания на перевозку» и учёт транспортных средств.
Если флажки недоступны, у вашей роли нет прав администратора — обратитесь к пользователю с полными правами или к специалисту по сопровождению. Менять функциональность в рабочей базе в середине дня нежелательно: включение опций меняет состав команд интерфейса у всех пользователей.
Параллельно заполните справочники: виды транспортных средств, зоны доставки, адреса доставки в карточках контрагентов. Именно отсутствие адреса доставки у контрагента — самая частая причина, по которой маршрутный лист не формируется корректно.
Оформление заказа покупателя с доставкой
Доставка начинается с документа «Заказ покупателя» (раздел «Продажи»). В шапке документа укажите контрагента, соглашение и организацию. Ключевое поле для нашей задачи — «Способ доставки»: выберите «Доставка силами продавца» (свой транспорт), «Силами перевозчика» (транспортная компания) или «Самовывоз», если доставка не требуется.
При выборе доставки появятся дополнительные поля: адрес доставки, зона доставки, желаемая дата и время, перевозчик. Адрес подтягивается из карточки контрагента, но его можно изменить вручную под конкретный заказ. Заполните табличную часть товарами и проверьте обеспечение: если товара нет на складе, заказ уйдёт в состояние «К обеспечению», и отгрузку придётся ждать поступления.
После проведения установите статус заказа «К отгрузке» — только в этом статусе на основании заказа создаётся реализация. Это защита от случайной отгрузки по неподтверждённым заказам.
Создание реализации товаров и услуг
На основании заказа кнопкой «Создать на основании» сформируйте документ «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт товары, цены, контрагента и параметры доставки из заказа. Проверьте склад отгрузки, дату документа и договор — от этих полей зависят проводки по списанию себестоимости и взаиморасчёты.
Способ доставки в реализации наследуется из заказа. Если нужно изменить его только для этой отгрузки, сделайте это в реализации, а не в заказе: заказ фиксирует договорённость, реализация — факт. После проведения реализации товар списывается со склада, а у покупателя возникает задолженность.
При работе со статусами реализаций помните: пока реализация в статусе «К отгрузке», она видна кладовщику как задание, но проводки по выручке программа формирует в зависимости от настроек статусов. Не оставляйте документы «висеть» в промежуточных статусах дольше операционного дня — это искажает отчёты по продажам.
- 1Создайте заказ покупателя, укажите способ доставки и адрес
- 2Установите статус заказа «К отгрузке»
- 3Сформируйте реализацию на основании заказа
- 4Проверьте склад, дату и способ доставки в реализации
- 5Проведите документ и распечатайте сопроводительные формы
Доставка собственным транспортом: маршрутный лист
Для собственной доставки используется документ «Маршрутный лист» (раздел «Склад и доставка» — «Доставка»). Создайте новый маршрутный лист, укажите дату, транспортное средство и водителя. Затем кнопкой подбора добавьте в него реализации или заказы, которые нужно доставить в этой поездке.
Программа сгруппирует документы по адресам доставки и покажет итоговый вес и объём — сверьте их с грузоподъёмностью транспорта. Если зона доставки заполнена в документах, можно формировать отдельные маршрутные листы по зонам, что упрощает планирование поездок.
После фактической развозки переведите маршрутный лист в состояние «Доставлено» (или закройте его частично, если часть адресов не обслужена). Недоставленные документы останутся в работе и попадут в следующий маршрутный лист — это штатный механизм, удалять их из учёта не нужно.
Формируйте маршрутные листы утром до начала отгрузки со склада. Если создать лист после того, как товар уже уехал, расхождения по фактической загрузке машины придётся исправлять ручной корректировкой документов, что повышает риск ошибки в остатках.
Доставка через транспортную компанию
Если доставку выполняет перевозчик, оформите «Задание на перевозку» (раздел «Склад и доставка»). В документе укажите перевозчика (контрагента с соответствующим договором), маршрут, даты отправки и доставки, а в табличную часть добавьте реализации или заказы, которые передаются в эту перевозку.
Услуги перевозчика отражаются документом «Поступление товаров и услуг» с типом «Услуги» или «Поступление услуг и прочих активов» — в зависимости от конфигурации. Ключевой вопрос: кто платит за доставку. Если перевозку оплачивает ваша компания и перекладывает стоимость на клиента, оформите дополнительно реализацию услуги доставки покупателю. Если доставка — ваши расходы, отнесите их на статью расходов, указанную в учётной политике.
Для перевозки оформите транспортную накладную и, при необходимости, ТТН по унифицированной форме. В типовых конфигурациях печатные формы доступны из реализации или из задания на перевозку через кнопку «Печать».
Сравнение вариантов доставки
Подходит при регулярных развозках по городу или региону. Требует ведения справочника транспорта и маршрутных листов; расходы — это затраты на содержание своего автопарка.
Подходит для разовых и междугородних отправок. Оформляется задание на перевозку и поступление услуг перевозчика; стоимость можно переложить на покупателя отдельной реализацией услуги.
Доставка не оформляется вовсе: достаточно заказа и реализации со способом «Самовывоз». Ограничение — ответственность за товар переходит покупателю на складе отгрузки.
Печать документов и контроль результата
Из реализации доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, счёт-фактура, УПД, транспортная накладная. Если покупателю нужен комплект с доставкой, сформируйте его сразу после проведения реализации, пока данные не изменились. При работе с ЭДО документы отправляются контрагенту из того же документа кнопкой обмена.
Контролируйте исполнение доставки через рабочее место «Доставка» и отчёты раздела «Склад и доставка»: там видно, какие заказы ожидают отгрузки, какие реализации в пути, а какие доставлены. Сверяйте статусы ежедневно — незакрытые маршрутные листы и задания на перевозку искажают картину обязательств перед клиентами.
Как проверить результат
Заказ «К отгрузке» или закрыт, реализация проведена
Заказ проведён, но реализации нет при наступившей дате отгрузки
Переведён в состояние «Доставлено» после поездки
Лист висит в работе несколько дней без пояснений
Поступление услуг проведено и оприходовано на статью расходов
Услуга перевозчика не отражена — расходы и взаиморасчёты не сходятся
Товар списан реализацией, отрицательных остатков нет
Минус по складу — отгрузка проведена без фактического наличия
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — отгрузка реализацией без заказа при включённом контроле заказов. Программа либо запретит проведение, либо создаст «висящие» отрицательные обеспечения, которые потом придётся закрывать вручную. Вторая частая ошибка — неверно указанный способ доставки: если в реализации оставить «Самовывоз», документ не попадёт ни в один маршрутный лист, и клиент не получит товар вовремя.
Третья группа ошибок связана с расходами: услуги перевозчика относят на неверную статью или забывают выставить покупателю реализацию услуги доставки, хотя по договору доставка платная. В результате занижается выручка и искажается маржинальность продаж. Сверяйте условия договора с тем, как оформлена доставка в базе.
Что важно запомнить
Доставка в 1С оформляется цепочкой: заказ покупателя со способом доставки → реализация → маршрутный лист или задание на перевозку → поступление услуг перевозчика. Адрес доставки, статусы документов и своевременное закрытие маршрутных листов — три точки, которые определяют корректность учёта.
Можно ли оформить доставку без заказа покупателя?
Да, если в настройках продаж не включён обязательный контроль заказов. Тогда реализация создаётся напрямую, и в ней указывается способ доставки. Однако при потоковой работе с клиентами заказ нужен для резервирования товара и контроля сроков, поэтому отказываться от него стоит только при разовых отгрузках.
Как отнести стоимость доставки на конкретный товар в себестоимости?
Используйте механизм распределения расходов: в поступлении услуг укажите статью расходов с вариантом распределения на себестоимость товаров и правило распределения (по весу, объёму или стоимости). Программа распределит сумму при закрытии месяца. Если доставка относится к расходам на продажу, включите её в расходы периода без распределения на товары.
Что делать, если клиент вернул товар из доставки?
Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Товар вернётся на склад, задолженность покупателя уменьшится. Маршрутный лист при этом не корректируют задним числом — факт поездки остаётся, но недовоз фиксируется возвратом и, при необходимости, новым маршрутным листом на повторную доставку.
Как напечатать ТТН и транспортную накладную из 1С?
Обе формы доступны из документа «Реализация товаров и услуг» через кнопку «Печать». Если нужной формы нет в списке, проверьте, заполнены ли в документе данные о перевозчике, водителе и транспортном средстве — без них транспортные формы могут быть недоступны или печататься с пустыми полями.
Почему реализация не попадает в маршрутный лист?
Проверьте три вещи: способ доставки должен быть «Доставка силами продавца», реализация должна быть проведена, а дата отгрузки — попадать в период маршрутного листа. Также убедитесь, что документ ещё не включён в другой маршрутный лист: один документ не может числиться в двух листах одновременно.