Как продавать подарочные сертификаты в 1С:Розница

Подарочные сертификаты в 1С:Розница реализованы как отдельный механизм: программа ведёт учёт выпущенных сертификатов, контролирует их номинал, срок действия и остаток, а кассир продаёт и принимает их прямо в рабочем месте кассира (РМК). Чтобы схема работала корректно, нужно один раз настроить вид сертификата и разобраться, как он отражается в кассовых документах и отчётах.

Стандартный сценарий выглядит так: покупатель приобретает сертификат за деньги, а затем он сам или другой человек оплачивает этим сертификатом товар. В первом случае касса получает выручку, во втором — происходит погашение обязательства перед держателем сертификата. Оба события фиксируются в чеках и попадают в фискальный регистратор, поэтому важно правильно настроить типы оплат и не путать продажу сертификата с продажей обычного товара.

Ниже разобран полный цикл: включение функциональности, создание вида сертификата, продажа в РМК, приём к оплате, частичное погашение, контроль остатков и типичные ошибки, из-за которых сертификаты «не пробиваются» или учёт расходится.

Включение функциональности подарочных сертификатов

По умолчанию механизм сертификатов может быть отключён. Перейдите в раздел «Настройки» (или «Администрирование») → «Продажи» и установите флаг использования подарочных сертификатов. В некоторых версиях конфигурации настройка называется «Использовать подарочные сертификаты» и находится в разделе маркетинговых и бонусных механизмов.

После включения в интерфейсе появятся новые объекты: справочник «Виды подарочных сертификатов», команды в РМК для продажи сертификата и оплаты сертификатом, а также отчёты по движению сертификатов. Если команды в РМК не появились, проверьте права пользователя-кассира и настройки кнопок нижней панели РМК — иногда команду нужно добавить вручную через настройку формы.

Учтите, что сертификаты в 1С:Розница делятся на два типа учёта: серийные (каждый сертификат имеет уникальный номер и учитывается индивидуально) и обобщённые (учитывается только общая сумма по виду). Для магазина, где важно отслеживать каждый проданный сертификат и защищаться от повторного предъявления, выбирайте серийный учёт.

Создание вида подарочного сертификата

Откройте справочник «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент. Ключевые параметры, которые нужно заполнить:

• Наименование — например, «Сертификат 3000 руб.» или «Универсальный сертификат».
• Номинал — фиксированная сумма или произвольная (вводится при продаже), если конфигурация это поддерживает.
• Срок действия — в днях с момента продажи или до конкретной даты.
• Тип учёта — серийный (с номерами) или без серий.
• Частичное погашение — разрешено ли тратить сертификат частями или он гасится целиком за одну покупку.

Отдельно проверьте, как сертификат связан с номенклатурой. В ряде настроек продажа сертификата оформляется через служебную номенклатурную позицию с типом «Подарочный сертификат» — это влияет на то, как операция отразится в чеке и в товарных отчётах. Не создавайте сертификат как обычный товар с нулевым остатком: складской учёт исказится, а списания будут некорректными.

Если планируете несколько номиналов (1000, 3000, 5000 рублей), создайте отдельный вид для каждого — так проще анализировать продажи и контролировать остатки. Один вид «на любую сумму» удобен кассиру, но усложняет сверку и повышает риск ошибки при вводе суммы вручную.

1. 1
   Включите функциональность подарочных сертификатов в настройках продаж
2. 2
   Создайте вид сертификата: номинал, срок действия, тип учёта, частичное погашение
3. 3
   Проверьте, что в РМК доступны команды продажи и оплаты сертификатом
4. 4
   Проведите тестовую продажу и тестовое погашение на копии базы или в тестовом режиме
5. 5
   Сверьте остатки по отчёту после тестовых операций

Продажа сертификата в РМК

Продажа выполняется в рабочем месте кассира. Кассир нажимает команду «Продажа сертификата» (название кнопки может отличаться в зависимости от версии), выбирает вид сертификата, при серийном учёте вводит или сканирует номер, при необходимости указывает сумму. Затем чек оплачивается обычным способом — наличными или картой.

В чеке операция отражается как продажа подарочного сертификата, а не товара. Это важно для кассовой дисциплины: выручка от сертификатов — это авансовое обязательство перед покупателем, и в управленческих отчётах её полезно отслеживать отдельно от товарной выручки. В типовой конфигурации для этого используются отчёты по сертификатам, а не стандартный отчёт по продажам номенклатуры.

Если сертификат не пробивается — чаще всего причина в том, что у кассира нет прав на операцию, вид сертификата не активен, либо в настройках РМК не выведена соответствующая команда. Реже проблема связана с тем, что кассовая смена открыта под другим складом или организацией, для которой вид сертификата не действует.

Приём сертификата к оплате и погашение

Когда держатель сертификата оплачивает покупку, кассир добавляет товары в чек как обычно, а на этапе оплаты выбирает тип оплаты «Подарочным сертификатом». При серийном учёте вводится номер — программа проверяет, что сертификат существует, не погашен и не просрочен, и показывает доступный остаток.

Если сумма покупки меньше номинала, дальнейшее зависит от настройки вида сертификата. При разрешённом частичном погашении остаток сохраняется на сертификате и доступен для следующих покупок. Если частичное погашение запрещено, сертификат сгорает целиком, а разница не возвращается — это нужно заранее объяснять покупателям и отражать в условиях, напечатанных на самом сертификате.

Если сумма покупки больше номинала, кассир допринимает разницу наличными или картой — в РМК это оформляется как смешанная оплата: сначала сертификат, затем второй вид оплаты на оставшуюся сумму. Проверьте на тестовом чеке, что фискальный регистратор корректно передаёт оба типа оплаты, иначе чек может не закрыться.

Контроль остатков, сроков и отчётность

Для контроля используйте типовые отчёты по подарочным сертификатам: они показывают проданные, погашенные, просроченные и активные сертификаты с остатками. Регулярная сверка — например, еженедельная — позволяет вовремя заметить расхождения: продажи, проведённые мимо механизма сертификатов, или погашения с неверным номером.

Отдельно контролируйте просроченные сертификаты. В зависимости от настроек программа может блокировать их к оплате автоматически, но решение о том, принимать ли просроченный сертификат «вручную» как скидку или отказать, — это политика магазина, а не функция 1С. Зафиксируйте правило внутренним регламентом, чтобы кассиры действовали одинаково.

Признаки того, что учёт ведётся корректно: сумма активных сертификатов в отчёте совпадает с суммой проданных минус погашенные; Z-отчёты сходятся с фискальными данными; в отчёте по продажам нет сертификатов, проведённых как обычный товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по сертификатам

Норма

Продано минус погашено равно активному остатку

Тревожный признак

Остаток не сходится, есть «висящие» сертификаты без движений

Чек продажи сертификата

Норма

Операция отражена как продажа сертификата, не товара

Тревожный признак

Сертификат пробит обычной номенклатурой

Погашение в РМК

Норма

Номер находится, остаток уменьшается корректно

Тревожный признак

Программа не находит номер или гасит неверную сумму

Типичные ошибки и ограничения механизма

Самая частая ошибка — оформление сертификата как обычного товара через справочник номенклатуры. Внешне всё работает: позиция пробивается, деньги проходят. Но программа не отслеживает погашение, остатки не контролируются, а повторное предъявление одного сертификата ничем не блокируется. Используйте только штатный механизм видов сертификатов.

Вторая группа ошибок — неверная настройка частичного погашения. Если оно запрещено, а кассир обещал покупателю остаток «потом», конфликт неизбежен. Третья — игнорирование сроков действия: сертификаты массово «протухают», покупатели жалуются, а магазин не может быстро решить, принимать их или нет, потому что правило не зафиксировано.

Из ограничений типовой конфигурации: обмен сертификата на деньги (возврат неиспользованного сертификата) оформляется отдельным документом возврата и требует аккуратности с кассовыми операциями; перенос остатка между сертификатами штатно не предусмотрен и делается через погашение старого и продажу нового. Если нужны сложные сценарии — накопительные карты, электронные сертификаты с кодами из интернет-магазина — потребуется доработка или интеграция.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли продавать сертификат на произвольную сумму, а не на фиксированный номинал?

Да, если в виде сертификата предусмотрен ввод суммы при продаже. Создайте вид без жёсткого номинала и проверьте на тестовом чеке, что кассир может указать произвольную сумму в РМК. Для аналитики удобнее несколько фиксированных номиналов, но произвольная сумма гибче для покупателей.

Что делать, если покупатель потерял сертификат?

При серийном учёте найдите сертификат по данным продажи (дата, чек, сумма) и заблокируйте утерянный номер, чтобы им не смог воспользоваться другой человек. Затем по решению магазина выпускается замена. Без серийного учёта восстановить или заблокировать конкретный сертификат невозможно.

Как оформить возврат неиспользованного сертификата?

Оформляется возврат продажи по чеку, которым сертификат был продан. Деньги возвращаются покупателю тем же способом, которым была оплата, а сертификат в учёте аннулируется. Если чек не найден, действуйте по стандартной процедуре возврата без чека, принятой в вашей организации.

Почему сертификат не принимается к оплате в РМК?

Проверьте по порядку: не погашен ли сертификат полностью, не истёк ли срок действия, верно ли введён номер, активен ли вид сертификата и есть ли у кассира права на операцию. Чаще всего причина — просроченный сертификат или ошибка в номере при ручном вводе.

Можно ли принимать сертификат вместе с бонусами или скидками?

Да, сертификат — это вид оплаты, а скидки и бонусы применяются к сумме чека до оплаты. Сначала рассчитываются скидки и списание бонусов, затем оставшаяся сумма закрывается сертификатом, наличными или картой. Проверьте на тестовом чеке порядок применения — он зависит от настроек маркетинговых акций.

Как перенести остаток с одного сертификата на другой?

Штатной операции переноса нет. Практический способ: погасить старый сертификат (например, через служебную продажу или списание по регламенту магазина) и продать новый на сумму остатка. Зафиксируйте такую операцию внутренним порядком, чтобы при сверке было понятно происхождение нового сертификата.