Торговля и Склад · 9 мин
Как продать в розницу в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по розничным продажам в 1С: оформление чека ККМ, отчета о розничных продажах, работа со сменой, возвраты и типичные ошибки кассира.
Розничная продажа в 1С оформляется двумя основными документами: «Чек ККМ» фиксирует каждую отдельную продажу покупателю, а «Отчет о розничных продажах» закрывает кассовую смену и списывает товар со склада. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, Розница, Комплексная автоматизация) названия и расположение команд немного отличаются, но логика везде одинаковая.
Перед началом продаж нужно убедиться, что настроены три вещи: склад магазина с типом «Розничный», касса ККМ с указанием организации и подключенным фискальным регистратором, а также виды цен, по которым будет продаваться товар. Без этих настроек чек либо не пробьется, либо уйдет с нулевой ценой.
Ниже разобран полный цикл розничной продажи: от открытия смены до закрытия и сверки выручки, а также возвраты, оплата картой и ошибки, из-за которых расходятся остатки.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
Откройте раздел «Настройки и справочники» (в УТ 11 — «НСИ и администрирование») и проверьте склад. Для розничного магазина склад должен иметь тип «Розничный магазин», а в его карточке указывается тип цен продажи. Если склад оптовый, чеки ККМ оформить не получится — программа будет предлагать только реализацию товаров.
Далее проверьте кассу ККМ: в справочнике касс должна быть создана касса с привязкой к организации и складу, а в настройках подключаемого оборудования — активный фискальный регистратор или эмулятор для теста. Убедитесь, что в карточке товара заполнены штрихкод, ставка НДС и установлена розничная цена через документ «Установка цен номенклатуры».
Проверка готовности к продаже
Розничный магазин с указанным типом цен
Оптовый склад — чек ККМ недоступен
В чеке подставляется актуальная цена
Цена 0 или пустая — нет документа установки цен
Привязана к организации, фискальник на связи
Ошибка подключения при открытии смены
Открытие кассовой смены
Продажи ведутся только внутри открытой кассовой смены. В УТ 11 перейдите в раздел «Продажи» → «Розничные продажи» → «Чеки ККМ» и нажмите «Открыть смену». Программа отправит команду на фискальный регистратор, тот распечатает отчет об открытии смены, а в 1С появится запись о начале смены с указанием кассы и кассира.
В конфигурации «Розница» смена обычно открывается автоматически при запуске рабочего места кассира (РМК) либо кнопкой «Открыть смену» на стартовом экране. Если при открытии возникает ошибка связи с фискальным регистратором, проверьте, не осталась ли висеть незакрытая смена с прошлого дня — по закону смена не может длиться дольше 24 часов, и фискальник заблокирует работу.
Оформление продажи: чек ККМ
Создайте новый чек ККМ из списка чеков или через РМК. Добавьте товар сканером штрихкода, поиском по наименованию или артикулу. Программа подставит цену из действующего документа установки цен, рассчитает скидки по настроенным правилам и итоговую сумму чека.
Выберите форму оплаты: наличные, платежная карта или смешанная оплата. При оплате картой сумма уходит через эквайринговый терминал, и в чеке фиксируется операция по эквайрингу. После нажатия «Пробить чек» фискальный регистратор печатает чек, а документ в 1С получает статус «Пробит». Такой чек уже нельзя просто отредактировать — только сторнировать или оформить возврат.
Отложенный чек и отмена
Если покупатель отошел за кошельком, чек можно отложить без пробития — он сохранится со статусом «Отложен» и не попадет в фискальную память. Если чек создан ошибочно и еще не пробит, просто пометьте его на удаление. Пробитый чек удалить нельзя — это нарушение порядка кассовых операций.
- 1Откройте смену в списке чеков ККМ или в РМК
- 2Создайте чек и добавьте товары сканером или поиском
- 3Проверьте цены, скидки и итоговую сумму
- 4Выберите оплату: наличные, карта или смешанно
- 5Нажмите «Пробить чек» и передайте чек покупателю
- 6Убедитесь, что чек получил статус «Пробит»
Закрытие смены и отчет о розничных продажах
В конце рабочего дня нажмите «Закрыть смену» в списке чеков ККМ. Программа сформирует Z-отчет на фискальном регистраторе и автоматически создаст документ «Отчет о розничных продажах». В этот документ попадут все пробитые за смену чеки: товары, суммы, оплаты наличными и картой.
Именно отчет о розничных продажах выполняет учетные движения: списывает товар с розничного склада, отражает выручку и формирует проводки. Проверьте документ перед проведением: сверьте итоговую сумму с Z-отчетом и фактическими деньгами в ящике. Если кассир пробил чек в тестовом режиме или через другую кассу, в отчете будет расхождение.
После проведения отчета наличная выручка оформляется документом «Приходный кассовый ордер» или «Операция по платежной карте» для эквайринга — в зависимости от того, как у вас настроен учет денежных средств.
Возврат товара от покупателя
Возврат в день покупки и в другой день оформляется документом «Чек ККМ на возврат». Создайте его на основании пробитого чека: в списке чеков выделите нужный и выберите «Создать на основании» → «Чек ККМ на возврат». Программа подставит товар, цену и сумму из исходной продажи.
При возврате в день продажи деньги выдаются из денежного ящика в рамках текущей смены. Если покупатель вернул товар в другой день, возврат тоже оформляется чеком на возврат, но выдача денег может потребовать отдельного расходного кассового ордера — это зависит от принятого в организации порядка. Возвращенный товар попадает обратно на розничный склад при закрытии смены.
Частые ошибки и как их избежать
Большинство проблем с розничными продажами сводятся к нескольким повторяющимся ситуациям. Их проще предупредить настройкой и регламентом, чем исправлять задним числом.
Если отчет о розничных продажах не проводится из-за отрицательных остатков, значит товар продан, но не оприходован на розничный склад. Оформите поступление или перемещение с оптового склада, затем перепроведите отчет. Включать продажу «в минус» постоянно не стоит — это маскирует ошибки учета.
Где вести розничные продажи
Специализированное решение для магазинов: удобное РМК, быстрые чеки. Ограничение — слабее оптовый и производственный блок
Подходит, если вместе с розницей есть опт и складской учет. РМК менее развит, чем в Рознице
Для крупных компаний с производством и финансами. Избыточна для небольшого магазина
Как проверить результат за день
В конце дня сверьте три цифры: итог Z-отчета, сумму в отчете о розничных продажах и фактические деньги в кассе плюс поступления по эквайрингу. Все три должны совпадать. Дополнительно полезно посмотреть отчет «Остатки товаров» по розничному складу и сравнить с фактом по ходовым позициям.
Для анализа используйте типовые отчеты: «Продажи по чекам», «Оценка рентабельности продаж», «Движения денежных средств». Они покажут выручку по кассирам, средний чек и долю оплат картой — этого достаточно для ежедневного контроля магазина.
Что важно запомнить
Продажа оформляется чеком ККМ внутри открытой смены, товар списывает «Отчет о розничных продажах» при закрытии смены. Возвраты — только отдельным чеком на возврат. Ежедневно сверяйте Z-отчет, отчет о продажах и фактическую выручку.
Частые вопросы
Можно ли продавать в розницу без фискального регистратора?
В 1С можно оформить чек в тестовом режиме без оборудования, но для реальной торговли онлайн-касса обязательна для большинства продавцов по закону о ККТ. Исключения есть для отдельных видов деятельности и территорий — уточните, подпадает ли ваша организация под освобождение.
Что делать, если чек пробит, но не попал в отчет о розничных продажах?
Обычно это значит, что чек пробит по другой кассе ККМ или в другой смене. Откройте карточку чека, проверьте кассу и смену, затем сформируйте отчет о розничных продажах вручную через кнопку «Заполнить» по нужной кассе и периоду.
Как изменить цену прямо в чеке?
В РМК и чеке ККМ можно вручную изменить цену или назначить скидку, если у пользователя есть соответствующие права. Ограничения настраиваются в ролях и в правилах скидок — ручное изменение цен кассирами лучше ограничить, чтобы избежать злоупотреблений.
Можно ли оформить розничную продажу без чека ККМ?
Да, документ «Отчет о розничных продажах» можно создать и заполнить вручную — так оформляют, например, продажи через внешние кассовые решения или при загрузке данных из другой системы. Но в штатной работе магазина правильнее вести чеки в самой 1С.
Почему после закрытия смены товар не списался со склада?
Проверьте, проведен ли «Отчет о розничных продажах» — он мог сохраниться без проведения из-за ошибок, например отрицательных остатков. Откройте документ, посмотрите сообщения об ошибках, устраните причину и проведите его повторно.
Как пробить чек на услугу в рознице?
Добавьте в чек номенклатуру с типом «Услуга». Она не списывается со склада, но сумма попадет в чек и в выручку. Убедитесь, что в карточке услуги указана ставка НДС и, при необходимости, предмет расчета для корректной фискализации.