Как продать товар со склада в 1С

Продажа товара со склада в 1С — это документальное оформление отгрузки, при котором программа списывает остатки по выбранному складу, формирует задолженность покупателя и готовит данные для печатных форм. Основной документ для этой операции в конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP» — «Реализация товаров и услуг» (в «Бухгалтерии предприятия» — «Реализация (акты, накладные, УПД)»).

Порядок действий зависит от того, как организован учёт: с заказом клиента или без него, с резервированием остатков или по факту отгрузки. В простейшем случае достаточно проверить наличие товара на складе, создать реализацию, заполнить табличную часть и провести документ. В более сложных схемах сначала оформляется заказ покупателя, затем на его основании — отгрузка.

Ниже разобраны оба сценария, проверка остатков, нюансы резервирования и ошибки, из-за которых склад «уходит в минус» или отгрузка не проводится.

Проверка остатков перед продажей

Прежде чем оформлять отгрузку, убедитесь, что товар физически и документально числится на нужном складе. В «Управлении торговлей» и ERP для этого используются отчёты: «Остатки товаров на складах», «Товары на складах», «Остатки и доступность товаров». Последний удобнее всего: он показывает не только фактический остаток, но и доступный остаток с учётом резервов под другие заказы.

Важно различать два понятия. «В наличии» — это фактический остаток по учёту. «Доступно» — остаток минус резервы под чужие заказы. Продать можно только доступное количество, если в настройках включён контроль резервов.

Если товар есть физически, но не числится в программе, сначала нужно оформить поступление или оприходование — иначе реализация не проведётся (при включённом контроле отрицательных остатков) либо склад уйдёт в минус, что создаст проблемы при расчёте себестоимости.

Продажа без заказа: прямая реализация

Простейший сценарий — покупатель забирает товар сразу, без предварительного заказа. В разделе «Продажи» откройте список документов «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, контрагента, договор и склад, с которого отгружается товар.

В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Цены подставятся из соглашения с клиентом или из прайса, если он настроен; при необходимости их можно изменить вручную — при наличии соответствующих прав. Программа автоматически рассчитает сумму, НДС и итог по документу.

Нажмите «Провести». При включённом контроле остатков программа проверит доступное количество на складе: если товара не хватает, документ не проведётся, а в сообщении будет указано, по какой позиции и насколько превышен остаток. После проведения товар списывается со склада, а у покупателя возникает задолженность (если оплата не оформлена сразу).

1. 1
   Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» и убедитесь, что товар доступен на нужном складе
2. 2
   Создайте документ «Реализация товаров и услуг» из раздела «Продажи»
3. 3
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад отгрузки
4. 4
   Добавьте товары, проверьте цены, количество и ставки НДС
5. 5
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок контроля остатков
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД и зарегистрируйте счёт-фактуру при необходимости

Продажа по заказу клиента

Если клиент сначала оформляет заказ, а отгрузка происходит позже, используется цепочка «Заказ клиента → Реализация». Заказ фиксирует потребность покупателя и, в зависимости от статуса, резервирует товар на складе: статус «К отгрузке» обычно означает, что товар зарезервирован и недоступен для других продаж.

Чтобы отгрузить товар по заказу, откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт в реализацию позиции, цены и резервы. Если отгружается только часть заказа, скорректируйте количество — заказ останется открытым в неотгруженной части.

Такой сценарий удобен для контроля: менеджер видит, что именно обещано клиенту, склад видит резервы, а руководство — отчёт «Состояние выполнения заказов». Нарушать цепочку, отгружая «мимо заказа», не стоит: тогда резерв останется висеть, а аналитика по заказу исказится.

Резервирование и его снятие

Резерв — это «блокировка» остатка под конкретный заказ. Если товар зарезервирован под чужой заказ, а отгрузить нужно вам, потребуется снять резерв. В типовых конфигурациях это делается через документ «Корректировка назначения товаров» или изменением статуса заказа. Снимать чужие резервы без согласования — плохая практика: другой клиент не получит обещанный товар.

Цены, скидки и валюта

Цена в реализации подставляется из соглашения с клиентом, вида цен в документе или индивидуальных условий договора. Если цена не подставилась, проверьте: задан ли вид цен в соглашении, действует ли прайс на дату документа, не изменилась ли валюта цены.

Скидки могут применяться автоматически (по настроенным правилам) или вручную. Ручные скидки часто ограничены правами: если поле скидки недоступно, значит, у пользователя нет права «Отклонение от условий продаж». Превышение допустимого процента скидки в типовых настройках блокируется.

При продаже за валюту документ проводится в валюте договора, а сумма в рублях пересчитывается по курсу на дату отгрузки. Убедитесь, что курсы валют загружены на дату документа, иначе проведение будет невозможно.

Печатные формы и счёт-фактура

Из проведённой реализации доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), транспортная накладная. В большинстве случаев выставляется УПД — он заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно.

Если организация работает с НДС, на основании реализации создаётся счёт-фактура (кнопка «Создать на основании» или автоматически при проведении, в зависимости от настроек). Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры соответствовали накладной, а суммы НДС совпадали.

При электронном документообороте (ЭДО) УПД отправляется контрагенту прямо из документа. Перед отправкой убедитесь, что титул продавца сформирован корректно: программа подсвечивает незаполненные обязательные поля.

Расчёт себестоимости и закрытие месяца

При проведении реализации товар списывается по учётной стоимости. В «Управлении торговлей» и ERP себестоимость окончательно рассчитывается при закрытии месяца: до этого момента в оперативных отчётах может показываться предварительная себестоимость. Поэтому валовая прибыль в середине месяца — оценочная величина.

Если склад уходил в минус в течение месяца (отгрузка раньше поступления), себестоимость по таким позициям может рассчитаться некорректно. Перед закрытием месяца проверьте отчёт по отрицательным остаткам и устраните их: проведите «потерянные» поступления правильными датами.

Типичные ошибки и их последствия

Большинство проблем при продаже со склада связано не с самим документом, а с состоянием учёта. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Ещё одна группа проблем — права доступа. Если кнопка «Провести» недоступна, документ не сохраняется или не видны цены, причина обычно в ролях пользователя. Обратитесь к администратору 1С: самостоятельно «обходить» ограничения прав не следует.

Проверка результата после отгрузки

После проведения реализации убедитесь, что всё отразилось корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество по отгруженным позициям должно уменьшиться на величину продажи. Отчёт «Задолженность клиентов» должен показать долг покупателя на сумму документа, если оплата не поступила сразу.

Для контроля маржи используйте отчёт «Валовая прибыль предприятия» или «Выручка и себестоимость продаж». Если по свежей продаже видна отрицательная маржа, проверьте цену продажи и наличие корректного поступления — возможно, себестоимость посчитана по ошибочным данным.

Контрольные точки

Как проверить результат отгрузки

Остаток на складе

Норма

Уменьшился ровно на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Задолженность клиента

Норма

Появилась сумма по документу реализации

Тревожный признак

Долг отсутствует или задвоился

Счёт-фактура

Норма

Создан, суммы НДС совпадают с накладной

Тревожный признак

Не создан или расходятся суммы

Валовая прибыль

Норма

Маржа положительная и правдоподобная

Тревожный признак

Отрицательная или аномально высокая маржа

Часто задаваемые вопросы

Реализация не проводится: «Недостаточно товара на складе». Что делать?

Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» по этому складу и позиции. Если фактический остаток есть, но доступного нет — товар зарезервирован под другие заказы. Если остаток нулевой — найдите и проведите документ поступления. Проверьте также, тот ли склад указан в шапке реализации.

Можно ли продать товар, которого нет на складе?

Технически — да, если в настройках отключён контроль отрицательных остатков. Но это порождает минус по складу и искажает себестоимость. Правильный путь — сначала оформить поступление или оприходование, затем отгрузку.

Как отгрузить часть заказа клиента?

Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в табличной части до отгружаемого. Заказ останется открытым на неотгруженный остаток, резерв по нему сохранится. Когда будет отгружено всё, заказ перейдёт в состояние выполненного.

Чем отличается ТОРГ-12 от УПД?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, к ней отдельно выставляется счёт-фактура. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и обязателен при обмене электронными документами. Для большинства продаж с НДС удобнее использовать УПД.

Как вернуть товар от покупателя?

Оформите документ «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — программа перенесёт позиции и цены. После проведения товар вернётся на склад, а задолженность покупателя уменьшится. Не сторнируйте продажу ручным изменением исходной реализации, особенно в прошлом периоде.

Почему в реализации не подставляется цена?

Проверьте три вещи: указан ли вид цен в соглашении или документе, действует ли прайс на дату документа (цены регистрируются документом «Установка цен номенклатуры»), совпадает ли валюта цены с валютой документа. Если всё настроено, но цены нет — у пользователя может не быть права видеть цены.