Как продать подарочный сертификат в 1С

Продажа подарочного сертификата в 1С — это не просто пробитие товара через кассу. Сертификат является предоплатой: деньги получены сейчас, а товар покупатель заберёт позже. Поэтому в программе его оформляют специальным образом — через механизм подарочных сертификатов, а не как обычную номенклатуру. Иначе учёт авансов, расчёт НДС и последующее погашение сертификата будут вестись некорректно.

Механизм подарочных сертификатов встроен в типовые конфигурации 1С:Розница, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В 1С:Рознице он наиболее развит: поддерживаются собственные и сторонние сертификаты, номинальные и на произвольную сумму, частичное погашение и возврат. Ниже разобран полный цикл — от настройки до проверки результата.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на настройку номенклатуры и работу с РМК (рабочим местом кассира), а конфигурация обновлена до актуального релиза — старые версии могут не поддерживать часть сценариев, например продажу сертификатов с произвольным номиналом.

Как устроен учёт сертификатов в 1С

В типовых конфигурациях подарочный сертификат — это отдельный тип номенклатуры. При продаже программа создаёт документ «Реализация подарочных сертификатов» (в Рознице — внутри отчёта о розничных продажах), а сумма продажи попадает в учёт как аванс от покупателя. Сам сертификат регистрируется в системе с уникальным номером (штрихкодом или магнитным кодом), номиналом и сроком действия.

Когда покупатель приходит с сертификатом за товаром, кассир сканирует его код в РМК, и программа предлагает принять сертификат как вид оплаты. Если номинал больше суммы покупки — в зависимости от настроек остаток либо сохраняется на сертификате для частичного погашения, либо сгорает. Если меньше — покупатель доплачивает разницу наличными или картой.

Настройка вида подарочного сертификата

Сначала создаётся вид сертификата — шаблон, по которому будут выпускаться конкретные сертификаты. В 1С:Рознице перейдите в раздел «Продажи» → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», затем создайте номенклатуру с типом «Подарочный сертификат»). Нажмите «Создать» и заполните параметры.

Ключевые параметры вида сертификата: наименование, номинал (фиксированный или диапазон сумм), срок действия в днях или до конкретной даты, тип серийного номера (штрихкод или магнитный код), а также признак частичного погашения. Если планируете продавать сертификаты на произвольную сумму, укажите диапазон — минимальный и максимальный номинал.

Для сертификата также создаётся карточка номенклатуры, через которую он выводится в прайс и РМК. Убедитесь, что в карточке установлен правильный тип номенклатуры и указана ставка НДС — при продаже сертификата НДС обычно считается с аванса по расчётной ставке, а не как при продаже товара. Конкретные настройки налогового учёта зависят от конфигурации и учётной политики, при сомнениях сверьтесь с бухгалтером.

Подготовка РМК и кассы к продаже

Чтобы кассир мог продать сертификат, его нужно добавить в ассортимент магазина. В 1С:Рознице проверьте, что карточка сертификата включена в формат магазина или добавлена в быстрые товары рабочего места кассира — так продавец найдёт её по кнопке или поиском, не вводя данные вручную.

Проверьте настройки кассы ККМ: организация, склад и торговый объект должны быть заполнены корректно, а в настройках РМК разрешена продажа подарочных сертификатов. Если используются физические карты с магнитной полосой или штрихкодом, подключите и проверьте считыватель — при продаже программа попросит зарегистрировать код конкретного сертификата.

Также убедитесь, что у кассира есть права на операции с сертификатами. В некоторых конфигурациях продажа и погашение сертификатов регулируются отдельными правами в профиле группы доступа.

1. 1
   Откройте рабочее место кассира и начните новый чек
2. 2
   Найдите сертификат через поиск, быструю кнопку или отсканируйте его код
3. 3
   Если номинал произвольный — введите сумму, которую платит покупатель
4. 4
   Зарегистрируйте уникальный код сертификата (сканирование или ввод вручную)
5. 5
   Примите оплату наличными, картой или смешанно
6. 6
   Пробейте чек и передайте сертификат покупателю

Продажа сертификата через рабочее место кассира

Непосредственно продажа выполняется в РМК как обычный чек. Кассир нажимает кнопку сертификата на панели быстрых товаров или находит его через поиск по наименованию. Если вид сертификата предполагает произвольный номинал, программа запросит сумму — введите её с клавиатуры.

Далее программа попросит зарегистрировать код конкретного сертификата. Если используются готовые карты с нанесённым штрихкодом — отсканируйте его. Если коды генерируются программой, 1С присвоит номер автоматически и его можно распечатать или записать на карту. Без регистрации кода сертификат не будет действовать при погашении.

Оплата принимается стандартно: наличные, банковская карта или комбинированная оплата. После пробития чека сертификат становится активным, а сумма продажи отражается в учёте как полученный аванс. Проверить это можно в отчёте по подарочным сертификатам — новый сертификат появится там со статусом «Активирован» или «Продан».

Продажа сертификата юридическому лицу

Если сертификаты покупает организация (например, для сотрудников), оформление отличается: в УТ 11 и КА используется документ «Реализация подарочных сертификатов» с указанием контрагента и безналичной оплатой. В Рознице опт продаж сертификатов юрлицам ограничен — там это делается через оптовый документ или через УТ, если база интегрирована.

Как принять сертификат к оплате (погашение)

При погашении кассир добавляет товары в чек как обычно, затем при переходе к оплате выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат» и сканирует его код. Программа проверит: существует ли сертификат, не истёк ли срок действия, есть ли остаток номинала. Если всё в порядке — сумма сертификата засчитывается в оплату чека.

При недостаточном номинале покупатель доплачивает разницу другим видом оплаты. При превышении — поведение зависит от настройки вида сертификата: либо остаток сохраняется для следующих покупок (частичное погашение), либо не используется. Заранее определите этот порядок и доведите его до кассиров, чтобы избежать споров с покупателями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сертификата в отчёте

Норма

После продажи — «Активирован», после оплаты товара — «Погашен» полностью или частично

Тревожный признак

Сертификат продан, но в отчёте отсутствует или числится неактивным

Сумма аванса в учёте

Норма

Продажа сертификата отражена как аванс, а не как выручка от реализации товара

Тревожный признак

Сумма попала в товарную выручку сразу — сертификат оформлен как обычная номенклатура

Погашение в РМК

Норма

При сканировании кода программа находит сертификат и предлагает принять его в оплату

Тревожный признак

Сообщение «сертификат не найден» или «недействителен» при активном сертификате

Отчёты и контроль остатков по сертификатам

Для контроля используйте типовые отчёты: «Подарочные сертификаты» (или «Остатки и движения подарочных сертификатов») в разделе «Продажи» / «Отчёты». Он показывает все выпущенные сертификаты, их номинал, остаток, статус и срок действия. По этому отчёту удобно сверять задолженность перед покупателями — сумма непогашенных сертификатов должна совпадать с данными бухгалтерского учёта по авансам.

Периодически проверяйте сертификаты с истекающим сроком действия и «зависшие» остатки. Просроченные сертификаты списываются в доходы организации отдельной операцией — порядок зависит от конфигурации и учётной политики, согласуйте его с бухгалтерией.

Ограничения и альтернативные схемы

Штатный механизм не всегда закрывает все сценарии. Например, в базовых версиях Розницы могут быть ограничения по сторонним сертификатам (внешним системам лояльности), а электронные сертификаты с доставкой по email обычно требуют доработки или интеграции с внешним сервисом. Если нужны сложные схемы — многоразовые карты с пополнением, сертификаты партнёров, онлайн-продажа — рассмотрите отраслевые решения или доработку конфигурации.

В упрощённых сценариях (разовая акция, малый объём) некоторые организации оформляют сертификаты через документ «Операция по платёжной карте» или авансовый платёж без механизма сертификатов. Это допустимо как временная мера, но усложняет контроль: коды не отслеживаются, погашение выполняется вручную, риск злоупотреблений выше.

Частые вопросы

Можно ли продать сертификат на произвольную сумму, которую назовёт покупатель?

Да. При создании вида сертификата укажите диапазон номинала — минимальную и максимальную сумму. Тогда при продаже в РМК программа запросит сумму, и кассир введёт значение, названное покупателем, в пределах заданного диапазона.

Что делать, если сертификат не находится при погашении?

Проверьте правильность ввода кода, затем найдите сертификат в отчёте по подарочным сертификатам: возможно, он не был активирован при продаже, уже погашен или истёк срок действия. Если сертификат продан, но не активен, восстановите регистрацию кода через карточку сертификата.

Как оформить возврат денег за неиспользованный сертификат?

Возврат оформляется документом возврата от розничного покупателя или специальной операцией возврата сертификата — зависит от конфигурации. Сертификат при этом аннулируется, а аванс сторнируется. Порядок возврата неиспользованных сертификатов закрепите во внутреннем регламенте, так как он связан с правилами розничной торговли.

Нужна ли онлайн-касса для продажи сертификата?

Да, продажа сертификата — это расчёт с покупателем, и чек пробивается на ККТ. В чеке продажа сертификата отражается как аванс (признак способа расчёта «аванс»), а при погашении товара — полный расчёт с зачётом аванса. Настройки передачи признаков расчёта проверьте в параметрах подключения ККТ.

Можно ли использовать один вид сертификата для разных магазинов сети?

Да, если магазины работают в одной информационной базе или в распределённой системе с обменом данными. Вид сертификата создаётся один раз, а сертификаты будут действовать во всех узлах сети, если настроена синхронизация справочников и регистров сертификатов.