Торговля и Склад · 11 мин
Как присваивать инвентарные номера ТМЦ в 1С
Как присваивать инвентарные номера ТМЦ в 1С: настройка нумерации, шаблоны номеров, печать этикеток, проверка уникальности и типичные ошибки учёта.
Инвентарный номер — это уникальный идентификатор, который присваивается единице товарно-материальных ценностей при постановке на учёт и сохраняется за ней весь срок использования. В 1С механизм присвоения зависит от конфигурации: в «Бухгалтерии предприятия» номер чаще всего указывается в карточке основного средства или в полях номенклатуры, в «Управлении торговлей» и ERP используются серии, штрихкоды и дополнительные реквизиты. Правильно выстроенная система нумерации позволяет проводить инвентаризации без путаницы, отслеживать перемещения ценностей между подразделениями и быстро находить конкретную единицу в базе.
Главная ошибка, которую допускают на старте, — присваивать номера «как получится», без единого правила. Через год такой учёт превращается в набор дублей, пропусков и непонятных обозначений. Поэтому до начала работы нужно определить структуру номера, решить, где он будет храниться в программе, и закрепить порядок присвоения внутренним регламентом. Ниже разобран практический порядок действий для типовых конфигураций 1С.
Где в 1С хранится инвентарный номер
Прежде чем присваивать номера, нужно понять, какой инструмент конфигурации подходит под вашу задачу. Для основных средств в 1С:Бухгалтерии поле «Инвентарный номер» находится непосредственно в карточке объекта ОС и заполняется при принятии к учёту. Программа может подставлять номер автоматически по нарастающей, но бухгалтер вправе указать свой.
Для материалов и товаров отдельного типового поля «инвентарный номер» обычно нет. На практике используют три подхода: учёт по сериям (когда каждая единица имеет уникальный серийный номер), штрихкодирование и дополнительные реквизиты или сведения номенклатуры. Выбор зависит от того, нужно ли отслеживать каждую единицу отдельно или достаточно групповой идентификации партии.
Разработка структуры и шаблона номера
Единый шаблон — основа рабочей системы. Типичная структура включает префикс подразделения или вида ценностей, год поступления и порядковый номер, например: МОЛ-01-000125. Префикс позволяет сразу видеть, к какой группе относится объект, а порядковая часть гарантирует уникальность.
При разработке шаблона соблюдайте несколько правил. Не закладывайте в номер сведения, которые могут измениться: фамилию материально ответственного лица, кабинет, счёт учёта. При перемещении объекта номер останется прежним, и зашитая в него информация станет ложной. Оставляйте достаточный запас разрядов в порядковой части — если за год поступает около тысячи единиц, трёх знаков не хватит.
Зафиксируйте шаблон в учётной политике или отдельном регламенте. Это избавит от ситуации, когда разные сотрудники формируют номера по-своему, и упростит обучение новых работников.
Присвоение номеров основным средствам в 1С:Бухгалтерии
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» номер заполняется в момент принятия объекта к учёту. Откройте документ «Принятие к учёту ОС», добавьте объект в табличную часть и перейдите в карточку основного средства. Поле «Инвентарный номер» программа заполнит автоматически очередным значением, но его можно изменить вручную в соответствии с принятым шаблоном.
Если объекты уже приняты к учёту без номеров или с ошибочными, откройте справочник «Основные средства», найдите нужную карточку и отредактируйте поле. Изменение не создаёт проводок и не затрагивает бухгалтерские данные, но перед массовой правкой стоит сделать резервную копию базы.
- 1Создайте документ «Принятие к учёту ОС» и заполните организацию, способ отражения расходов и МОЛ
- 2Добавьте объект в табличную часть и откройте его карточку двойным щелчком
- 3Проверьте автоматически подставленный инвентарный номер и при необходимости замените его по шаблону
- 4Заполните группу учёта, срок полезного использования и проведите документ
- 5Распечатайте инвентарную карточку (ОС-6) и сверьте номер в карточке с номером на этикетке объекта
Нумерация материалов и товаров: серии, штрихкоды, реквизиты
Для ТМЦ, учитываемых на счетах 10 и 41, пообъектная нумерация требуется реже, но для дорогостоящего оборудования, инструмента и техники она оправдана. В конфигурациях с управлением складом («Управление торговлей», ERP, «Комплексная автоматизация») включите учёт по сериям в настройках вида номенклатуры. Серия с политикой «Справочное указание» или «Управление остатками» позволяет присвоить каждой единице уникальный номер и отслеживать её движение по складам.
Альтернатива — штрихкодирование. Каждой единице присваивается уникальный штрихкод, который генерируется программой или присваивается из внешнего диапазона. Штрихкод удобен тем, что ускоряет инвентаризацию: сканер считывает код, и программа сама находит позицию в базе. Для простых случаев в «Бухгалтерии» достаточно дополнительного реквизита «Инвентарный номер» у номенклатуры, но учтите: реквизит привязан к карточке, а не к конкретной физической единице, поэтому для однотипных позиций потребуется создавать отдельные карточки.
Способы идентификации ТМЦ
Подходит для основных средств в 1С:Бухгалтерии. Просто и наглядно, но работает только для объектов ОС
Подходит для товаров и оборудования в УТ и ERP, когда нужно отслеживать каждую единицу. Требует включения серийного учёта и дисциплины при оформлении документов
Оптимально при большом количестве единиц и частых инвентаризациях. Нужны принтер этикеток и сканер
Быстрый вариант для небольшого парка ценностей, но не различает однотипные единицы внутри одной карточки
Автоматическая и ручная нумерация: что выбрать
Автоматическая нумерация избавляет от дублей и экономит время, но «сквозной» счётчик не всегда соответствует шаблону с префиксами. Если нужны номера вида «ИТ-000123», автонумерацию обычно настраивают через префикс базы или дорабатывают шаблон в типовых механизмах нумерации, либо присваивают номера вручную по журналу регистрации.
Ручное присвоение оправдано, когда номера выдаются из централизованного журнала или когда структура номера сложная. Риск ручного метода — человеческий фактор: пропуски и повторы. Минимизируйте его, назначив одного ответственного за выдачу номеров и ведя регистр присвоенных значений.
Как выбрать способ нумерации
Печать этикеток и инвентарных карточек
Номер, присвоенный в программе, должен быть физически нанесён на объект. Для этого печатают этикетки или бирки с инвентарным номером и при необходимости штрихкодом. В конфигурациях с штрихкодированием есть типовая обработка «Печать этикеток и ценников»: выберите объекты, укажите шаблон этикетки и отправьте на принтер этикеток или обычный принтер с самоклеящейся бумагой.
Для основных средств дополнительно распечатывайте инвентарную карточку по форме ОС-6 — в типовой «Бухгалтерии» она доступна из карточки объекта или из списка справочника. Сверьте, что номер на этикетке, в карточке ОС-6 и в базе совпадают. Расхождение на этом этапе гарантированно вылезет проблемой при ближайшей инвентаризации.
Проверка уникальности и контроль результатов
После присвоения номеров убедитесь, что в базе нет дублей и пропусков. В «Бухгалтерии» откройте список справочника «Основные средства», выведите колонку «Инвентарный номер» и отсортируйте по ней — повторяющиеся значения окажутся рядом. Для больших баз удобнее сводная проверка через отчёт «Инвентарная книга ОС» или универсальный отчёт по справочнику.
Периодически сверяйте данные базы с фактическим наличием: выборочно проходите по подразделениям со списком и проверяйте, что этикетки на месте и номера читаются. Такая сверка перед годовой инвентаризацией сокращает время комиссии в разы.
Как проверить результат
Каждый номер встречается один раз, пустых значений нет
Дубли, пустые поля, номера не соответствуют шаблону
Номер на объекте совпадает с карточкой в 1С
Этикетка отсутствует, не читается или номер отличается
Карточка распечатана, номер и данные объекта совпадают с базой
Карточки нет или в ней устаревшие сведения
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за отсутствия регламента. Номера присваивают в разных форматах, забывают выдавать их при срочном оприходовании, а при списании объекта его номер тут же «переиспользуют» для нового. Последнее особенно опасно: в отчётах за прошлые периоды номер уже фигурировал, и повторное использование создаёт путаницу при анализе истории.
Частые вопросы
Можно ли изменить инвентарный номер после принятия ОС к учёту?
Да, поле редактируется в карточке основного средства в любой момент, проводки при этом не пересоздаются. Но по методологии учёта номер должен оставаться неизменным весь срок использования объекта, поэтому менять его стоит только для исправления явной ошибки, зафиксировав причину.
Что делать, если обнаружились два объекта с одинаковым номером?
Определите, какой объект получил номер первым — по дате принятия к учёту. Второму объекту присвойте новый свободный номер, замените этикетку и исправьте инвентарную карточку. Если дубль попал в закрытые периоды и инвентаризационные документы, оформите исправление служебной запиской.
Нужно ли присваивать инвентарные номера малоценным материалам?
Для малоценных и быстроизнашивающихся предметов пообъектная нумерация обычно неоправданна — достаточно количественного учёта по номенклатуре. Индивидуальные номера присваивайте ценностям, которые нужно контролировать персонально: технике, инструменту, оборудованию.
Как присваивать номера при поступлении сразу партии одинаковой техники?
Каждой единице создаётся отдельная карточка или серия со своим номером — объединять партию под одним номером нельзя, иначе при выбытии части единиц учёт развалится. Для ускорения используйте копирование карточек с последующей правкой номера.
Можно ли формировать инвентарный номер из штрихкода поставщика?
Можно, если штрихкод уникален для каждой единицы (например, серийный номер производителя в коде). Но надёжнее вести собственную нумерацию, а заводской серийный номер хранить отдельным реквизитом — это упрощает гарантийное обслуживание и не привязывает учёт к форматам поставщиков.
Что важно запомнить
Инвентарный номер присваивается один раз по единому шаблону и не меняется весь срок учёта. В 1С для ОС номер указывается в карточке объекта, для товаров и материалов — через серии, штрихкоды или дополнительные реквизиты. Номер из базы обязательно наносится на объект, а уникальность значений регулярно проверяется.