Как принять сигареты в 1С Розница

Приём сигарет в 1С Розница отличается от приёма обычного товара: табачная продукция подлежит обязательной маркировке, поэтому просто ввести количество по накладной недостаточно. Каждая пачка и блок имеют код Data Matrix, который нужно отсканировать и проверить, а сведения о поступлении должны совпасть с данными системы «Честный знак».

Ошибки при приёмке табака приводят к расхождениям остатков, невозможности продать часть товара на кассе и риску штрафов при проверке. Поэтому важно настроить программу до прихода первой поставки и выстроить понятный порядок действий для кладовщика или продавца.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию «1С:Розница 8» с подключённым учётом маркированной продукции. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от редакции конфигурации, но логика приёмки одинакова.

Подготовка: настройка учёта маркированного табака

До первой приёмки проверьте, что в программе включён учёт табачной продукции. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройка номенклатуры» (в некоторых редакциях — «Учётная политика» / «Настройки учёта маркированной продукции») и убедитесь, что флажок ведения учёта маркированной табачной продукции установлен.

Проверьте, что организация зарегистрирована в системе «Честный знак», а в 1С заполнены данные для обмена: ИНН, место деятельности, при необходимости — ключи доступа к ГИС МТ через СУЗ или оператора ЭДО. Накладная на табак обычно приходит по электронному документообороту (УПД с кодами маркировки), поэтому обмен с оператором ЭДО должен быть настроен заранее.

Подключите 2D-сканер штрихкодов и проверьте, что он корректно считывает коды Data Matrix: сканер должен передавать полный код, включая служебные символы. Обычный линейный сканер для EAN-13 не подойдёт.

Карточка номенклатуры для табачной продукции

Каждая позиция сигарет создаётся как элемент справочника «Номенклатура» с видом номенклатуры «Табачная продукция» (или с включённым признаком маркируемого товара). При сканировании штрихкода EAN-13 с пачки программа часто предлагает создать карточку автоматически — проверьте, что подтянулись корректные наименование и вид продукции.

Заполните ставку НДС, единицу измерения и, если используете, характеристики. Для табака критично, чтобы штрихкод упаковки (EAN) был привязан к карточке: именно по нему программа будет находить позицию при сканировании кода маркировки, внутри которого зашит тот же GTIN.

Если одна и та же сигаретная позиция приходит от разных поставщиков, создавать дубли карточек не нужно — GTIN у товара один. Дубли номенклатуры позже ломают аналитику остатков и усложняют инвентаризацию.

Приёмка по электронной накладной (УПД через ЭДО)

Основной и самый надёжный сценарий — приёмка на основании электронного документа. Поставщик отправляет УПД, в котором перечислены коды маркировки отгружаемых пачек и блоков. В 1С Розница документ попадает через раздел обмена электронными документами.

Порядок действий: откройте входящий УПД, проверьте поставщика, номер и состав документа, затем создайте на его основании «Поступление товаров». Программа подгрузит список товаров и ожидаемые коды маркировки — это эталон, с которым будет сверяться фактическое сканирование.

1. 1
   Откройте входящий УПД в разделе электронных документов и проверьте поставщика и суммы
2. 2
   Создайте на основании документ «Поступление товаров» — список позиций и кодов маркировки загрузится автоматически
3. 3
   Отсканируйте сканером коды Data Matrix с каждого блока или пачки фактически полученного товара
4. 4
   Сравните отсканированное с ожидаемым: программа подсветит совпадения и расхождения
5. 5
   Проведите документ и подтвердите приёмку в ЭДО, если расхождений нет

Если после сканирования все коды совпали с УПД, проводите поступление и подписывайте документ у поставщика. При расхождениях (недостача, пересорт, лишние коды) не подтверждайте приёмку в полном объёме — оформите расхождения по правилам ЭДО, иначе «лишние» или «чужие» коды окажутся на вашем балансе в ГИС МТ.

Ручная приёмка без электронного документа

Если поставщик по какой-то причине не прислал УПД, создайте «Поступление товаров» вручную: раздел «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать». Заполните поставщика, склад и добавьте номенклатуру с количеством по бумажной накладной.

Затем перейдите к вводу кодов маркировки: в табличной части есть команда для сканирования маркированной продукции. Сканируйте каждую пачку или блок — программа распределит коды по позициям по GTIN. Если код не распознаётся, проверьте, что карточка номенклатуры создана и к ней привязан правильный штрихкод.

Ручной способ требует особой внимательности: без эталонного списка из УПД легко не заметить недостачу. Сверяйте итоговое количество отсканированных кодов с бумажной накладной построчно.

Сканирование и проверка кодов маркировки

Сканировать можно как блоки, так и отдельные пачки. Если товар будет продаваться пачками, надёжнее сканировать на уровне пачек: тогда на кассе не будет сюрпризов с неизвестными кодами. Приёмка блоками быстрее, но при вскрытии блока коды пачек должны корректно числиться внутри агрегата.

При сканировании программа выполняет проверку кода: структуру Data Matrix, принадлежность к табачной группе и, при настроенном обмене, статус в «Честном знаке». Зелёный статус означает, что код валиден и может быть принят.

Контрольные точки

Как проверить результат приёмки

Количество отсканированных кодов

Норма

Совпадает с количеством в накладной по каждой позиции

Тревожный признак

Программа показывает недостачу или лишние коды

Статус кодов маркировки

Норма

Коды в обороте, принадлежат поставке

Тревожный признак

Код выведен из оборота или принадлежит другой организации

Остатки в 1С после проведения

Норма

Позиции появились на складе с верным количеством

Тревожный признак

Остаток есть, а коды не привязаны, или наоборот

Печать ценников и выкладка на остатки

После проведения поступления товар появляется в остатках склада. Если в документе указаны цены поступления, на его основании можно создать установку цен номенклатуры и распечатать ценники — стандартная цепочка «Поступление» → «Установка цен» → «Печать ценников».

Проверьте, что цена на ценнике совпадает с ценой, которая будет пробиваться на кассе. Для табака это особенно важно: действуют ограничения по максимальной розничной цене, указанной на пачке, и продажа выше неё не допускается.

Типичные ошибки при приёмке сигарет

Большинство проблем всплывает не в момент приёмки, а на кассе или при инвентаризации. Поэтому правило простое: всё, что отсканировано при приёмке, должно быть сверено сразу, а расхождения — урегулированы с поставщиком до подтверждения документов.

Инвентаризация табака и контроль остатков

Периодически проводите инвентаризацию маркированной продукции с пересканированием кодов. В 1С Розница для этого используется документ инвентаризации с режимом учёта маркировки: фактические коды сравниваются с учётными.

Расхождения по табаку нельзя просто списать количеством — нужно разобраться с конкретными кодами: продали ли пачку без сканирования, потерян ли код, не завис ли товар при перемещении между магазинами. Только после этого оформляйте списание или оприходование и при необходимости корректируйте данные в ГИС МТ.

Частые вопросы

Можно ли принять сигареты без сканирования, просто по количеству?

Технически документ можно провести, но продажа такого товара на кассе будет заблокирована или пройдёт с нарушением: касса обязана передавать код маркировки в чеке. Без привязанных кодов корректная розничная продажа невозможна, поэтому сканирование при приёмке обязательно.

Что делать, если поставщик не прислал электронную накладную?

Создайте поступление вручную по бумажной накладной и отсканируйте все коды. Однако без УПД коды могут не перейти к вам в «Честном знаке» — запросите у поставщика электронный документ, иначе при продаже возможны проблемы со статусами кодов.

Сканировать блоки или каждую пачку?

Если продаёте пачками — надёжнее сканировать пачки, чтобы каждый код был известен системе. Приёмка блоками быстрее, но требует корректной работы с агрегированными кодами при вскрытии блока.

Сканер не читает код Data Matrix с пачки. В чём причина?

Чаще всего используется одномерный сканер, который физически не считывает двумерные коды, либо сканер не передаёт служебные символы кода. Проверьте настройки сканера (режим передачи GS/Data Matrix) или замените его на 2D-модель.

Что делать, если код при сканировании показывает статус «выведен из оборота»?

Не принимайте такую позицию и не проводите документ. Отложите товар, зафиксируйте код и потребуйте замены или объяснений от поставщика — реализация продукции с недействительным кодом является нарушением.

Как проверить, что приёмка прошла правильно?

Сравните количество отсканированных кодов с накладной, убедитесь, что документ проведён и остатки появились на складе, затем пробейте тестовую продажу одной пачки на кассе. Если чек с кодом маркировки ушёл без ошибок — цепочка настроена верно.